இந்த உரையாடலை எத்தனை முறை குறைத்துவிட்டீர்கள்?
வெளிப்படையாக, இது மிகவும் வெறுப்பூட்டும் சூழ்நிலை. கடந்த இரண்டு மணிநேரங்களில் தனியாக நீங்கள் பெற்ற டஜன் கணக்கான மின்னஞ்சல்களை எவ்வாறு சீப்புவது? ஒரு முக்கியமான செய்தியைக் கண்டுபிடிப்பது எப்படி? நீங்கள் மின்னஞ்சலை ஸ்மார்ட் வழியில் பயன்படுத்தினால் your உங்கள் இன்பாக்ஸை ஒரு நாளைக்கு இரண்டு முறை மட்டுமே சரிபார்க்கிறீர்கள் - நீங்கள் இதுவரை செய்தியைக் கூட பார்த்திருக்க மாட்டீர்கள்!
இது ஒரு பொதுவான குழப்பம், தொழிலாளர் தொகுப்பில் உள்ள எவரும் ஏதேனும் ஒரு கட்டத்தில் அல்லது இன்னொரு இடத்தில் வந்திருக்கலாம் (தவறாமல் இருந்தால்). இது ஒரு முக்கியமான கேள்வியையும் பெறுகிறது: வரவிருக்கும் நாட்களில் முடிக்க வேண்டிய பணிகளுக்கு எதிராக நிகழ்நேர கோரிக்கைகளுக்கு தகவல் தொடர்பு என்ன வடிவம்?
அலுவலக தகவல்தொடர்பு ஆசாரத்தின் இந்த கேள்வியைத் தீர்க்க, ஒரு புரோகிராமரான சைரஸ் ஸ்டோலர் உங்கள் சக ஊழியர்களிடையே செயல்படுத்தப்படுவதைக் கருத்தில் கொள்ள வேண்டிய ஒரு அமைப்பைக் கொண்டுள்ளார். முறிவு மிகவும் எளிது:
- 30 நிமிடங்களுக்குள் ஏதாவது செய்ய வேண்டும் என்றால், அந்த நபரை அழைக்கவும் .
- இரண்டு மணி நேரத்திற்குள் ஏதாவது செய்ய வேண்டும் எனில், நபருக்கு உரை அனுப்பவும்.
- வேலை நாளுக்குள் ஏதாவது செய்ய வேண்டும் என்றால், ஐ.எம் .
- அடுத்த இரண்டு நாட்களுக்குள் உங்களுக்கு ஏதாவது தேவைப்பட்டால், நபருக்கு மின்னஞ்சல் அனுப்புங்கள்.
உங்கள் அலுவலகம் எவ்வாறு செயல்படுகிறது என்பதைப் பொறுத்து உண்மையான முறிவு மாறுபடலாம் (எடுத்துக்காட்டாக, ஒரு சிறிய அலுவலகத்தில், அழைப்பதை விட ஒருவரின் மேசையால் நிறுத்தப்படுவது அர்த்தமுள்ளதாக இருக்கும்), ஸ்டோலர் பெறுவது முக்கியமானது: மின்னஞ்சல் இயல்புநிலையாக இருக்கக்கூடாது உண்மையான நேரத்தில் அறியப்பட வேண்டிய அல்லது கையாளப்பட வேண்டிய எதையும் கடந்து செல்வதற்கான தொடர்பு வழிமுறைகள்.
நிச்சயமாக, நெருங்கிய சகாக்கள் மற்றும் வாடிக்கையாளர்களுடன் பணிபுரியும் போது இந்த முறை உங்களுக்கு செயல்படுத்த மிகவும் எளிதானது, ஆனால் அலுவலகத்தில் உள்ள மற்றவர்களுடன் சேர்ந்து விளையாடுவது எப்படி? முயற்சிக்க சில விஷயங்கள் இங்கே:
- அடுத்த ஒரு மணி நேரத்திற்குள் அல்லது இரண்டு மணி நேரத்திற்குள் இந்த விஷயத்தை தீர்க்க வேண்டியிருந்தால், உங்களுடன் எவ்வாறு தொடர்பு கொள்ளலாம் என்று மக்களுக்குச் சொல்லும் மின்னஞ்சல் தானாக பதிலளிப்பவரை அமைக்கவும்.
- நிகழ்நேர நடவடிக்கை கேட்கும் மின்னஞ்சல்களை நீங்கள் கண்டால், இந்தச் செய்தி தொலைபேசி அழைப்பு அல்லது உரை வழியாக ஒளிபரப்பப்படுவதை நீங்கள் விரும்புவதாக உங்கள் சக ஊழியர்களுக்கு பணிவுடன் நினைவூட்டுங்கள், ஏனென்றால் மற்றொரு அவசரநிலை ஏற்பட்டால் நீங்கள் அவர்களின் மின்னஞ்சலை சரியான நேரத்தில் பெற முடியாது.
- நீங்கள் ஒருவித நிர்வாகப் பாத்திரத்தில் இருந்தால், அலுவலகம் முழுவதும் தரங்களை அமைக்கவும். மின்னஞ்சல் சரியில்லை என்று எல்லோரும் கருதுவதற்குப் பதிலாக ஏதாவது செய்ய வேண்டியிருந்தால், மற்றவர்கள் அவர்களுடன் எவ்வாறு தொடர்பு கொள்ள விரும்புகிறார்கள் என்பதைப் பற்றி உங்கள் ஊழியர்கள் வெளிப்படையாகப் பேசுங்கள்.
இறுதியாக, இது போன்ற ஒரு அமைப்பு உண்மையில் ஒரு வெற்றி-வெற்றி என்பதை அனைவருக்கும் நினைவூட்டுங்கள். யாரும் தங்கள் இன்பாக்ஸுடன் பிணைக்கப்படவில்லை, அவசர பணி மீண்டும் ஒருபோதும் செயல்தவிர்க்காது.
