நான் முதலில் மற்றவர்களை நிர்வகிக்கும் போது, என் குழுவில் ஒரு ஆய்வாளர் அவளுடைய கணினியில் எனக்குத் தேவையான ஆவணத்தைக் கண்டுபிடிக்க முயற்சித்தபோது பொறுமையாக நின்றதை நினைவில் கொள்கிறேன். Minutes ஐந்து நிமிடங்கள் கழித்து - அவள் அதைக் கண்டுபிடிக்க முடியவில்லை என்றும், கோப்பைக் கண்டுபிடித்தவுடன் எனக்கு மின்னஞ்சல் அனுப்புவதாகவும் சொன்னபோது, அது என் மீது மிகவும் மோசமான எண்ணத்தை ஏற்படுத்தியது (மேலும் அவள் என்ன பந்துகளை வீழ்த்தக்கூடும் என்று எனக்கு ஆச்சரியமாக இருந்தது ).
எனவே, என்னிடமிருந்து அதை எடுத்துக் கொள்ளுங்கள்: உங்கள் கோப்புகள் மற்றும் கோப்புறைகளை பெயரிடுவதும் ஒழுங்கமைப்பதும் நான் உள்ளடக்கிய கவர்ச்சியான தலைப்பாக இருக்கக்கூடாது (உங்களுக்கு பட்ஜெட் மற்றும் எக்செல் உதவிக்குறிப்புகளைக் கொண்டுவந்த பெண் கூறுகிறார்), நான் உங்களுக்கு உறுதியளிக்கிறேன், இது ஒரு முக்கியமான ஒன்றாகும். நெறிப்படுத்தப்பட்ட ஆன்லைன் சேமிப்பக அமைப்பைக் கொண்டிருப்பது உங்கள் வாழ்க்கையை எளிதாக்குவதோடு, உங்கள் நேரத்தை மிச்சப்படுத்துவதோடு மட்டுமல்லாமல், இது உங்களை மிகவும் ஒழுங்காகவும், உங்கள் பொருட்களின் மேல் உங்கள் முதலாளி மற்றும் சக ஊழியர்களிடமும் காண்பிக்கும். வாழ உங்கள் வழிகாட்டுதல்கள் இங்கே.
1. உங்கள் டெஸ்க்டாப் உங்கள் மெய்நிகர் மேசை
நீங்கள் ஒரு ஸ்லாப் என்று உங்கள் முதலாளி நினைக்காத அளவுக்கு உங்கள் மேசையை தெளிவாக வைத்திருக்க மக்கள் எப்படி சொல்கிறார்கள் என்பது உங்களுக்குத் தெரியுமா? இது உங்கள் கணினியின் டெஸ்க்டாப்பிற்கும் பொருந்தும். இந்த வாரம் நீங்கள் பணிபுரியும் கோப்புகளை வைக்க வேண்டிய இடம் இது, நீங்கள் பெற்ற ஒவ்வொரு இணைப்பையும் இழுக்க வேண்டிய இடம் அல்ல.
உங்கள் டெஸ்க்டாப்பை முடிந்தவரை சில கோப்புறைகளுக்குள் இணைக்க பரிந்துரைக்கிறேன். நீங்கள் தற்போது பணிபுரியும் ஒவ்வொரு பெரிய திட்டத்திற்கும் ஒன்றை வைத்திருங்கள், அத்துடன் எல்லாவற்றையும் எளிதாக அணுகக்கூடிய உங்கள் முதன்மை பணி கோப்புறையும் வைத்திருங்கள். நீங்கள் இன்னும் இல்லையென்றால், உங்கள் டெஸ்க்டாப்பை ஒரு கட்டமாக அமைக்கவும் (எனவே உங்கள் ஐகான்கள் ஒருபோதும் ஒன்றுடன் ஒன்று) மற்றும் குறுக்குவழிகளின் மகிழ்ச்சியைக் கண்டறியவும்.
உங்கள் முகப்புத் திரையில் கட்டமைப்பைக் கொண்டுவர உங்களுக்கு கூடுதல் உதவி தேவைப்பட்டால், மேக்ஸில் சுத்தமான அல்லது இழுத்தல் அல்லது பிசிக்களில் வேலிகள் போன்ற டெஸ்க்டாப் ஒழுங்கமைக்கும் பயன்பாடுகளை முயற்சிக்கவும்.
2. கோப்புறைகளுக்கு ஒரு உத்தி இருக்க வேண்டும்
பெரும்பாலான மக்கள் அதிக கோப்புறை அல்லது கீழ் கோப்புறையை நான் கவனித்தேன், ஆனால் சிலர் அதை சரியாகப் பெறுகிறார்கள். நீங்கள் எங்கு விழுகிறீர்கள் என்று எப்படி அறிவது? உங்களது மிகவும் பொதுவான அல்லது சமீபத்தில் பயன்படுத்தப்பட்ட சில கோப்புறைகளைப் பார்த்து, அவற்றில் உள்ள ஆவணங்களை எண்ணுங்கள். டஜன் கணக்கான மற்றும் டஜன் கணக்கான கோப்புகள் இருந்தால், நீங்கள் இன்னும் கொஞ்சம் கட்டமைப்பைப் பயன்படுத்தலாம்; அதேசமயம் பணி கோப்புகள்> கிளையண்ட் ஏ> 2012> நவம்பர்> விற்பனை அறிக்கையின் கீழ் ஒரே ஒரு ஆவணம் இருந்தால், நீங்கள் நிச்சயமாக ஒரு நீண்டகால மடிப்பு.
நான் ஒட்டிக்கொள்ள முயற்சிக்கும் சில விதிகள் இங்கே:
3. கோப்பு பெயர்களுக்கு ஒரு நோக்கம் உள்ளது
நீங்கள் ஒரு கோப்பிற்கு பெயரிடும்போது, ஏதாவது ஒன்றைக் குறிக்கும் ஒரு சொற்றொடரைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். எனக்கு DSC1045.jpg அல்லது Draft Idea.doc எனப்படும் இணைப்பு கிடைத்தால் , அது என்ன என்பதை அறிய எனக்கு எளிதான வழி இல்லை - அல்லது மிக முக்கியமாக, பின்னர் அதைத் தேடுகிறது. ஒரு நல்ல சோதனை: சில மாதங்களுக்குப் பிறகு உங்கள் டெஸ்க்டாப்பில் கோப்பைக் கண்டுபிடிப்பதை கற்பனை செய்து பாருங்கள். அது என்ன என்பதை நீங்கள் எளிதாக சொல்ல முடியுமா? இல்லையென்றால், மறுபெயரிடுங்கள்.
மாதாந்திர வாரியக் கூட்டங்களுக்கான குறிப்புகள் போன்ற நீங்கள் தவறாமல் உருவாக்கும் ஆவணங்களுக்கு, தலைப்பைக் காட்டிலும் சந்திப்பு தேதியால் ஆவணங்களை வேறுபடுத்துவது எளிதாக இருக்கும். மாத-நாள்-ஆண்டை ஒருபோதும் பயன்படுத்த வேண்டாம், ஏனெனில் இது முதலில் மாதமாகவும், பின்னர் நாளாகவும், வருடமாகவும் வரிசைப்படுத்தப்படும். அதற்கு பதிலாக, ஆண்டு-மாத-தேதியைப் பயன்படுத்தவும் (மாத எண்ணிக்கையுடன்), இதன் மூலம் நீங்கள் காலவரிசைப்படி எளிதாக வரிசைப்படுத்தலாம். எடுத்துக்காட்டாக: Oct27-12 Board Presentation.pdf அல்லது 10-27-2012 Board Presentation.pdf க்கு பதிலாக 2012-10-27 Board Presentation.pdf ஐப் பயன்படுத்தவும். பின்னர் உலாவும்போது மற்றும் தேடும்போது இது உங்களுக்கு டன் நேரத்தை மிச்சப்படுத்தும்.
4. பதிப்பு கட்டுப்பாடு, பதிப்பு கட்டுப்பாடு, பதிப்பு கட்டுப்பாடு
கோப்பு பெயரிடுதல் பற்றி உங்களுக்கு ஏதாவது நினைவில் இருந்தால், அது பதிப்பு கட்டுப்பாட்டாக இருக்கட்டும். இது எளிதானது. நீங்கள் முதலில் ஒரு ஆவணத்தை உருவாக்கும்போது, அது v1 உடன் முடிவடையும். எடுத்துக்காட்டாக, நான் ஒரு திட்டத்திற்கு பெயரிடுவேன் : ClientA Proposal_v1.ppt . ஒவ்வொரு முறையும் நீங்கள் மாற்றங்களைச் சேமித்து வாடிக்கையாளர்களுக்கோ அல்லது சகாக்களுக்கோ அனுப்பும்போது, பதிப்பு 2, 3, 4 மற்றும் பலவற்றிற்கு புதுப்பிக்கவும். ஆவணம் முடிந்ததும், பின்னர் எளிதாக அணுக ClientA Proposal_vf.ppt அல்லது ClientA Proposal_final.ppt ஐ சேமிக்க வேண்டும். ஏனென்றால், பதிப்பு 14 இருந்ததா, அல்லது பதிப்பு 13 உண்மையில் இறுதியானதா என்று ஆச்சரியப்படுவதை விட மோசமான ஒன்றும் இல்லை.
