நீங்கள் அனைவரும் இப்போது அறிந்திருப்பதால், நான் ஒரு பெரிய மின்னஞ்சல் கீக். உங்கள் இன்பாக்ஸை எவ்வாறு ஒழுங்கமைப்பது, வார இறுதியில் அதை அழிப்பது அல்லது முழு வசந்த காலத்தை சுத்தம் செய்வது எப்படி என்பதை நீங்கள் தெரிந்து கொள்ள விரும்பினாலும், நான் உங்கள் கேலன். ஆனால் நாங்கள் இதுவரை பேசாத ஒரு விஷயம் இருக்கிறது: தனிப்பட்ட மின்னஞ்சல்கள் வரும்போது அவற்றை எவ்வாறு கையாள்வது.
இங்கே ஸ்கூப். உங்கள் இன்பாக்ஸைக் கட்டுப்படுத்துவதற்கான சிறந்த வழி, ஒவ்வொரு மின்னஞ்சலையும் நீங்கள் பார்க்கும்போது முதல் முறையாக என்ன செய்வது என்பது குறித்து முடிவெடுப்பது, அதைப் பார்ப்பதற்குப் பதிலாக, பின்னர் அதைச் சமாளிப்பதாக உறுதியளிப்பதாகும். இது இரண்டு நன்மைகளைக் கொண்டுள்ளது: இது உங்கள் இன்பாக்ஸ் முதலில் ஒரு இரைச்சலான குழப்பமாக மாறாது என்பதை உறுதிசெய்கிறது, மேலும் ஒரே மின்னஞ்சலை ஒரு முறைக்கு மேல் பார்க்காமல் உங்கள் நேரத்தை மிச்சப்படுத்துகிறது.
இது கடினமானதாகத் தெரிகிறது, ஆனால் அது இல்லை - இது சில திட்டமிடல் மற்றும் சில எளிய கேள்விகளை எடுக்கும். தொடங்குவோம்.
ஒரு நேரத்தைத் தேர்ந்தெடுங்கள்
முதலாவதாக, உங்கள் பணிக்கு நீங்கள் உடனடியாக மின்னஞ்சல்களுக்கு பதிலளிக்க வேண்டும் எனில், ஒவ்வொரு நாளும் சில குறிப்பிட்ட நேரங்களில் உங்கள் புதிய அஞ்சல்கள் அனைத்தையும் செல்ல பரிந்துரைக்கிறேன். இந்த நேரம் ஒவ்வொரு நாளும் வித்தியாசமாக இருக்கலாம், அது வேண்டுமென்றே இருக்க வேண்டும்: எடுத்துக்காட்டாக, இன்று நான் எனது இன்பாக்ஸ் வழியாக செல்ல காலை 9-10 மணி முதல் ஒதுக்கி வைக்கிறேன், பின்னர் 4-5 முதல் மீண்டும் பார்ப்பேன். இடையில், முக்கியமான மின்னஞ்சல்களை நான் ஸ்கேன் செய்கிறேன், ஆனால் மீதமுள்ளவற்றை புறக்கணிப்பேன்.
இதைச் செய்வது கடினம் என்று எனக்குத் தெரியும் (ஆம், நான் சுற்றிச் செல்லும் ஒரு GIF ஐக் கிளிக் செய்வேன் என்று எனக்குத் தெரியும்!), ஆனால் நீங்கள் இந்த அட்டவணையில் ஒட்டிக்கொண்டால், உங்கள் இன்பாக்ஸ் வழியாக செல்வது மிகக் குறைவானது என்பதைக் காண்பீர்கள். குறிப்பிட தேவையில்லை, உண்மையான வேலைக்குச் செல்வதற்கு உங்களுக்கு அதிக நேரம் கிடைக்கும்.
இதை நீங்களே கேட்டுக்கொள்ளுங்கள்
அடுத்த கட்டம் உங்கள் இன்பாக்ஸ் வழியாகச் சென்று, ஒவ்வொரு மின்னஞ்சலையும் ஒவ்வொன்றாகப் படித்து, ஒவ்வொரு செய்திக்கும் இந்த விரைவான கேள்விகளின் பட்டியலைக் கேட்கிறது:
1. நான் இந்த மின்னஞ்சலைப் பெற வேண்டுமா?
நான் உடைந்த பதிவு போல் தெரிகிறது என்று எனக்குத் தெரியும், ஆனால் ஒவ்வொரு முறையும் இதை நீங்களே கேட்டுக்கொள்ளுங்கள். குழுவிலகவும், வடிகட்டவும், உங்களுக்குத் தேவையில்லாத பட்டியல்கள் மற்றும் செய்திமடல்களிலிருந்து உங்களை நீக்கவும் இது ஒரு நல்ல நினைவூட்டல். மின்னஞ்சலைக் குறைப்பது எப்போதும் என் புத்தகத்தில் ஒரு வெற்றியாகும்.
2. இதற்கு நான் பதில் சொல்ல வேண்டுமா?
ஆச்சரியப்படும் விதமாக, பதில் எப்போதும் ஆம் இல்லை. இது ஒரு தகவல் மின்னஞ்சல் அல்லது உங்கள் பதில் தேவையில்லாத குழு மின்னஞ்சல் என்றால், அதைப் படியுங்கள், ஏதேனும் பயனுள்ள தகவல்களைக் கவனியுங்கள், பின்னர் காப்பகப்படுத்தவும் அல்லது தாக்கல் செய்யவும்.
3. இதை சமாளிக்க நான் சரியான நபரா, அல்லது நான் அதை ஒப்படைக்க வேண்டுமா?
இதேபோன்று, உங்களிடம் கோரப்பட்ட அனைத்தையும் செய்வதற்கான சுமையை நீங்கள் சுமக்க தேவையில்லை என்பதை நினைவில் கொள்ளுங்கள். நான் என்ன சொல்கிறேன் என்று உங்களுக்குத் தெரியும்: ஜூனியர் ஆய்வாளரை பணியமர்த்தும் வரை நீங்கள் எண்களை இழுக்கப் பழகினீர்கள், ஆனால் அதற்கு பதிலாக உங்கள் முதலாளி உங்களிடம் தொடர்ந்து கேட்டுக்கொண்டே இருக்கிறார், பயணத் திட்டமிடல் உண்மையில் வேறு துறை வழியாகச் செல்ல வேண்டும், நீங்கள் கேட்கும் எண்ணிக்கை இது உங்கள் வேலை விளக்கத்தில் இல்லை என்றாலும். அந்த புறப் பணிகளை சரியான நபரிடம் ஒப்படைக்கவும், நீங்கள் உங்கள் இன்பாக்ஸை அழிக்க மட்டுமல்லாமல், உங்கள் முக்கிய வேலையைச் செய்வதற்கு அதிக நேரம் ஒதுக்குவீர்கள்.
4. பதில் சொல்ல வேறு ஒருவரிடமிருந்து எனக்கு தகவல் தேவையா?
இங்கே பதில் ஆம் எனில், அந்த நபரிடம் இப்போது தகவலைக் கேளுங்கள், இதனால் மின்னஞ்சலை உங்கள் தட்டில் இருந்து நகர்த்தலாம். நீங்கள் அதில் பணிபுரிகிறீர்கள் என்பதை அனுப்புநருக்குத் தெரியப்படுத்தவும், சில நாட்களில் நீங்கள் காத்திருக்கும் நபருடன் சரிபார்க்க ஒரு குறிப்பை உருவாக்கவும் நீங்கள் பதிலளிக்க விரும்பலாம். இதற்கிடையில், மின்னஞ்சலை சரியான நேரத்தில் தாக்கல் செய்யுங்கள் அல்லது பூமராங்கைப் பயன்படுத்தி சரியான நேரத்தில் உங்கள் இன்பாக்ஸில் திரும்பப் பெறலாம்.
5. மின்னஞ்சலுக்கு 5 நிமிடங்களுக்குள் இப்போது பதிலளிக்க முடியுமா?
இங்குதான் பெரும்பாலான மக்கள் பயணம் செய்கிறார்கள். நல்ல எண்ணிக்கையிலான மின்னஞ்சல்களுக்கு உங்களிடமிருந்தோ அல்லது வேறு யாரிடமிருந்தோ கூடுதல் தகவல்கள் தேவையில்லை, மேலும் விரைவாக பதிலளிக்கலாம். அப்படியானால், இப்போதே மின்னஞ்சலுக்கு பதிலளிக்கவும்; மறு வாசிப்பு, செயலாக்கம் மற்றும் அதைப் பற்றி இரண்டாவது முறையாக சிந்திக்கும் நேரத்தை இது சேமிக்கும். போனஸ்: நீங்கள் ஒரு மின்னஞ்சலுக்கு விரைவில் பதிலளிப்பீர்கள், சூப்பர் குறுகிய பதில் மிகவும் ஏற்றுக்கொள்ளத்தக்கது.
6. இது அவசரமா?
துரதிர்ஷ்டவசமாக உங்கள் கைகளில் இல்லை, எனவே மின்னஞ்சல் அவசரமாக இருந்தால், அதை இப்போதே சமாளிக்க வேண்டுமா என்று முடிவு செய்யுங்கள் அல்லது உங்கள் இன்பாக்ஸை அழிக்கும்போது அதை கவனித்துக் கொள்ளுங்கள். ஒவ்வொரு மின்னஞ்சலிலும் சில நிமிடங்கள் செலவழிப்பதில் இருந்து ஒரு சிக்கலைத் தோண்டி எடுப்பதற்கு நீங்கள் மாறினால், உங்கள் முன்னேற்றத்தை சிறிது சிறிதாக உடைப்பீர்கள் என்பதால், பிந்தையவருக்காக நான் வாதிடுகிறேன்.
உங்கள் விதிமுறைகளில் மீதமுள்ளவற்றைக் கையாளுங்கள்
எனவே மீதமுள்ளவர்களுக்கு என்ன? மின்னஞ்சலுக்கு ஐந்து நிமிடங்களுக்கு மேல் பதில் தேவைப்பட்டால் மற்றும் அவசரமாக இல்லாவிட்டால், அதைச் சமாளிக்க உங்களுக்கு எப்போது சிறந்த நேரம் என்பதைத் தீர்மானியுங்கள்.
எனது இன்பாக்ஸ் ஸ்வீப்பின் முடிவில் நீண்ட எழுதப்பட்ட பதில் தேவைப்படும் மின்னஞ்சல்களை நான் வழக்கமாக சமாளிப்பேன். அல்லது, நான் ஒரு வேலையாக இருந்தால், எனக்கு அதிக நேரம் கிடைக்கும் என்று நினைக்கும் ஒரு நாளைக்கு நான் அவர்களை பூமராங் செய்கிறேன். அதிக வேலை தேவைப்படும் செய்திகளுக்கு (ஒரு கேலி செய்வதை ஒன்றாக இணைத்தல், சில எக்செல் எண்ணை நசுக்குவது), நான் அந்த பணிகளை எனது செய்ய வேண்டிய பட்டியலில் வைத்து, எனது அட்டவணையில் மின்னஞ்சல் அனுப்பாத நேரத்திற்கு அவற்றைத் திட்டமிடுகிறேன்.
புரோ உதவிக்குறிப்பு: இந்த செயல்முறையை இன்னும் விரைவாகச் செய்ய, உங்கள் மின்னஞ்சலை அமைக்கவும், இதன்மூலம் நீங்கள் ஒரு மின்னஞ்சலைக் கையாண்டதும் அதை தாக்கல் செய்தாலும் அல்லது நீக்கியதும், மீண்டும் உங்கள் இன்பாக்ஸில் உள்ள அடுத்தவருக்கு நேராக அழைத்துச் செல்லப்படுவீர்கள் மின்னஞ்சல்களின் பட்டியல். (ஜிமெயிலைப் பொறுத்தவரை, கூகிள் லேப்ஸில் உள்ள ஆட்டோ-அட்வான்ஸ் விருப்பத்தின் மூலம் இதைச் செய்யலாம்.) அடுத்து எந்தச் செய்தியைக் கவனிக்க வேண்டும் என்பதைத் தீர்மானிப்பதற்கு நேரத்தைச் செலவிடுவதற்குப் பதிலாக உங்கள் எல்லா மின்னஞ்சல்களையும் நீங்கள் பெறுவதை இது உறுதி செய்யும்!
