பேனாக்கள் முதல் சிற்றுண்டிகள் வரை அலுவலக வதந்திகள் வரை your உங்கள் சக ஊழியரிடமிருந்து ஐந்து அடி தூரத்தில் நீங்கள் அமர்ந்திருக்கும்போது, எல்லாவற்றையும் பகிர்வது ஒரு சிஞ்ச். இன்னும், 30 நிமிடங்களில் நீங்கள் வழங்கும் விளக்கக்காட்சியின் இறுதி விவரங்களைப் பற்றி விவாதிக்க, நீங்கள் அவளுக்கு ஒரு மின்னஞ்சல் அனுப்புகிறீர்களா? இந்த படத்தில் ஏதோ தவறு இருக்கிறது.
மின்னஞ்சல், மாநாட்டு அழைப்புகள், ஆன்லைன் காலெண்டர்கள் மற்றும் அரட்டை பயன்பாடுகள் நாங்கள் தொலைவில் இருக்கும்போது தொடர்பில் இருக்கவும் கண்காணிக்கவும் உதவுகின்றன. எவ்வாறாயினும், கருவி அதைக் கையாளும் கையைப் போலவே பயனுள்ளதாக இருக்கும். உங்கள் வசம் உள்ள ஒவ்வொரு பயன்பாடுகளையும் எப்போது பயன்படுத்த வேண்டும் என்பதையும், அவற்றை எவ்வாறு அதிகம் பயன்படுத்துவது என்பதையும் அறிவது பெரும்பாலும் மணிநேரங்கள் வீணடிக்கப்படுவதற்கும் அனுப்பப்பட்ட தயாரிப்புகளுக்கும் உள்ள வித்தியாசத்தை ஏற்படுத்துகிறது.
பிளிங்கிஸ்டில், வாசிப்பு மற்றும் கற்றலை மிகவும் திறமையாக்குவதில் நாங்கள் பணியாற்றுகிறோம், எனவே நெறிப்படுத்தல் எங்கள் டி.என்.ஏவில் உள்ளது. எங்கள் சிறிய குழுவில் கூட தகவல்தொடர்பு திறனற்றதாக இருப்பதை நாங்கள் கவனித்தபோது, என்ன நடக்கிறது என்பதைக் கண்டுபிடிப்பதைப் பற்றி நாங்கள் அமைத்தோம். எங்கள் அன்றாட கருவிகளை எவ்வாறு பயன்படுத்துகிறோம் என்பதை மேம்படுத்துவதன் மூலம், நாம் இன்னும் அதிகமாகச் செய்ய முடியும் என்பதைக் கண்டறிந்தோம்.
கீழே, நீங்கள் தவறாகப் பயன்படுத்தும் நான்கு பொதுவான கருவிகளையும் நாங்கள் அடையாளம் காண்கிறோம், மேலும் உங்கள் படிவத்தை எவ்வாறு சரிசெய்யலாம்.
1. மின்னஞ்சல்
தடுமாற்றம்
மின்னஞ்சலைப் போலவே எளிதானது, அதைத் தவறாகப் புரிந்துகொள்ள நிறைய வழிகள் உள்ளன: ஒரு நீண்ட விவாதத்திற்கான மின்னஞ்சலை ஒரு வாகனமாகப் பயன்படுத்துதல் மற்றும் ஒரு வார்த்தை பதில்களுக்கு நேரில் கலக்கவோ அல்லது ஒளிபரப்பவோ முடியும், தொடக்கக்காரர்களுக்கு. ஆவணங்களுடன் விரிவான வாதத்திற்கான இடமாக உங்கள் மின்னஞ்சல் சங்கிலியைப் பயன்படுத்துவது போலவே, திட்ட விவரங்களைச் சுற்றியுள்ள முக்கியமான விவாதங்களுக்கு மின்னஞ்சல் இடமில்லை. இந்த ஒவ்வொரு நிகழ்விலும் நீங்கள் என்ன செய்கிறீர்கள் என்பது உங்கள் செயல்பாடுகளுக்கும் உங்கள் பெறுநர்களின் செயல்களுக்கும் சிக்கலையும் தாமதத்தையும் சேர்க்கிறது.
சரி
முக்கியமான அல்லது அவசர பணிகளுக்கு, நேருக்கு நேர் சந்திப்பதன் மூலம் சிக்கல்களைத் தீர்க்கவும் பதில்களை விரைவாகப் பெறவும் முடியும். அதை நேரலையில் செய்வதன் மூலம், நீங்கள் உங்கள் நேரத்தை மட்டும் பாதுகாக்கவில்லை, உங்கள் சக ஊழியர்களுக்கும் உதவுகிறீர்கள். அவசர செய்தி ஒருபோதும் மின்னஞ்சல் வழியாக வராது என்பது அனைவருக்கும் தெரிந்தால், நிலையான இன்பாக்ஸ் புத்துணர்ச்சிக்கு எந்த காரணமும் இல்லை, அதற்கு பதிலாக விஷயங்களைச் செய்வதில் மக்கள் கவனம் செலுத்தலாம்.
ஒரு விவாதத்தைத் தொடங்க அல்லது ஒரு நிகழ்ச்சி நிரலை அமைப்பதற்கான உங்கள் வழியாக மின்னஞ்சலைப் பற்றி யோசித்துப் பாருங்கள், எனவே மந்திரத்தை நிகழ்த்த உங்கள் குழுவுடன் நீங்கள் அமரும்போது, அது முடியும்.
2. மாநாட்டு அழைப்புகள்
தடுமாற்றம்
மாநாட்டு அழைப்புகள் அழகாக இருக்கின்றன - அவற்றை நீங்கள் எப்போது வேண்டுமானாலும், எந்த இடத்திலும் செய்யலாம் - ஆனால் அவர்கள் நேரில் சந்திப்பதை விட சாதாரணமாக உணர முடியும் என்பதால், அவை செயல்திறன் சிக்கல்களையும் ஏற்படுத்தக்கூடும்.
முதலாவதாக, அவர்கள் முறைசாராதாக உணருவதால், அதிகமான நபர்கள் கயிறு போடுவது எளிதானது. இதன் விளைவாக, அவர்கள் செய்யக்கூடிய முக்கியமான வேலைகளில் கலந்துகொள்வதற்கு பதிலாக, உங்கள் குழு சந்தேகத்திற்குரிய பயனுள்ள கூட்டத்தில் சிக்கியுள்ளது.
இரண்டாவதாக, அவை மிகவும் சாதாரணமாகத் தோன்றினாலும், அவை மிகவும் மனரீதியாக வரி விதிக்கக்கூடும் என்பதை கவனிக்க எளிதானது. மாநாட்டு அழைப்புகளுக்கு தயாரிப்பு மற்றும் தீவிரமான கேட்பது தேவைப்படுகிறது, இது உங்கள் அன்றாட கவனத்தை ஈர்க்கும் ஒரு பெரிய கடிவாளத்தை எடுக்கும். காலையில் ஒன்றை மிக விரைவாக திட்டமிடுங்கள், மேலும் அது உங்கள் கவனத்தை நாள் முழுவதும் அழிக்கக்கூடும். மணிநேரங்களுக்குப் பிறகு அதை பென்சில் செய்யுங்கள், மேலும் உங்கள் தாமதமான வேலை அமர்வின் எதிர்பார்ப்பால் வரையறுக்கப்பட்ட ஒரு நாளைக் கையாள்வீர்கள்.
சரி
முதலில், அனைவரையும் அழைக்க வேண்டியதில்லை என்பதை நினைவில் கொள்ளுங்கள். அதற்கு பதிலாக, திட்டத்தைப் பற்றி அறிவிக்கப்பட்ட மற்றும் முக்கியமான பங்களிப்பாளர்களை உள்ளடக்குங்கள். கூட்டத்தில் ஒரு நபர் குறிப்புகளை எடுத்து மற்ற அணியுடன் பகிர்ந்து கொள்ளுங்கள், இதனால் மற்றவர்கள் வேலையில் கவனம் செலுத்த முடியும்.
உங்கள் அழைப்பு நேரத்தை புத்திசாலித்தனமாக தேர்வு செய்ய நினைவில் கொள்ளுங்கள். முடிந்தவரை, காலையில் அல்லது இரவு தாமதமாக மாநாட்டு அழைப்புகளை திட்டமிட வேண்டாம். இடையில் ஒரு நேரத்தைக் கண்டுபிடிப்பதன் மூலம், உங்கள் கவனத்தை நீங்கள் பாதுகாப்பீர்கள்.
3. அரட்டை
தடுமாற்றம்
இடை-அலுவலக அரட்டை, குறிப்பாக ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட தளங்களில் அல்லது வெவ்வேறு இடங்களில் அமைந்துள்ள நிறுவனங்களுக்கு, நேருக்கு நேர் மிகவும் பயனுள்ள வாகை ஆகும்: இது நிகழ்நேரத்தில் நடக்கிறது, இது கோப்புகளை உடனடியாக மாற்ற அனுமதிக்கிறது, மேலும் இது தன்னிச்சையை எளிதாக்குகிறது. ஆனால் மாநாட்டு அழைப்புகளைப் போலவே, அரட்டையின் நற்பண்புகளும் அதன் குறைபாடுகள்.
அலுவலக அரட்டையின் முக்கிய சிக்கல் என்னவென்றால், தொழில்நுட்ப ரீதியாக குறுக்கிடாததால் மக்கள் கேள்விகளை எழுதுவதற்கு சுதந்திரமாக உணர்கிறார்கள்-பெறுநர் இன்னும் பதிலளிக்க வேண்டுமா இல்லையா என்பதை தேர்வு செய்யலாம். விஷயம் என்னவென்றால், நாங்கள் எதிர்வினை உயிரினங்கள், நாங்கள் என்ன செய்கிறோம் என்பதை நிறுத்திவிட்டு, எங்களை பிங் செய்யும் நபர்களுக்குச் செல்ல வேண்டும் என்று நாங்கள் நினைக்கிறோம். அரட்டை மூலம் தொடர்பு கொள்வதற்கான உங்கள் நோக்கம் தடையற்றதாக இருக்க வேண்டும் என்றாலும், உங்கள் சகாவின் பணி தடைபட்டுள்ளதா என்பதில் உங்களுக்கு அதிக கட்டுப்பாடு இல்லை. அவள் ஒரு செய்தி அறிவிப்பைக் கண்டால், அவள் பார்ப்பதற்கான வாய்ப்புகள் உள்ளன. அவள் வெளிப்படையாக பதிலளிக்காவிட்டாலும், அவளுடைய கவனத்தின் ஒரு பகுதி இப்போது உங்கள் கருத்து அல்லது கேள்வியால் திசை திருப்பப்படும்.
சரி
பொதுவாக, அரட்டை உங்கள் வேலையுடன் முன்னேறுவதைத் தடுக்கும் விரைவான கேள்விகளுக்கு மட்டுமே பயன்படுத்தப்பட வேண்டும், அல்லது ஒரு பெரிய பிரச்சினையின் மூலம் பேச சக ஊழியருடன் நேரத்தை அமைக்கவும். வேறு எதையும், ஒரு மின்னஞ்சலில் இடுங்கள், எனவே நீங்கள் உங்கள் சகாக்களுக்கு தொந்தரவு செய்யக்கூடாது.
நீங்கள் பல அரட்டைகளைப் பெறும் முடிவில் இருந்தால்? மின்னஞ்சலைப் போலவே அறிவிப்புகளையும் முடக்கு. பல அரட்டை சேவைகள் ஒரு பயனரை "கண்ணுக்கு தெரியாததாக" செல்ல அனுமதிக்கின்றன, இது பதிலளிக்க வேண்டிய கட்டாயத்தில்லாமல் ஈடுபட ஒரு நல்ல வழியாகும் (குறிப்பாக நீங்கள் தொடர்ந்து புதுப்பிக்கப்பட்ட குழு அரட்டையின் ஒரு பகுதியாக இருந்தால்).
4. காலெண்டர்கள்
தடுமாற்றம்
மக்கள் தங்கள் காலெண்டர்களைக் கொண்டு செய்யும் # 1 தவறான பயன்பாடு, செய்ய வேண்டிய பட்டியல்களைப் போலவே நடத்துகிறது. உங்கள் காலெண்டரைப் பார்த்து, "பால் எடுப்பது" அல்லது "ஹேர்கட் திட்டமிடு" போன்ற எதையும் நீங்கள் கண்டால், நீங்கள் அதை எவ்வாறு பயன்படுத்துகிறீர்கள் என்பதை மறுபரிசீலனை செய்ய வேண்டிய நேரம் இது.
மற்றொரு காலெண்டர் தவறாகப் பயன்படுத்துவது, அதை ஒழுங்கமைக்காமல், உங்கள் நேரத்தைப் பாதுகாக்க அதைப் பயன்படுத்தத் தவறிவிட்டது. ஒரு புதிய திட்டத்திற்கான திட்டத்தை நீங்கள் அணுகும்போது, அதை நீங்கள் பொருத்த முடியும் என்று உங்கள் காலெண்டர் உங்களுக்குக் கூறும்போது, நீங்கள் செய்ய வேண்டும் என்று அர்த்தமல்ல என்பதை நினைவில் கொள்ளுங்கள். முதலில் உங்கள் குறிக்கோள்களையும் மதிப்புகளையும் கவனிப்பது முக்கியம்.
சரி
ஒரு குறிப்பிட்ட தேதி மற்றும் நேரத்திற்கு கட்டுப்பட்ட அல்லது உங்களைத் தவிர மற்றவர்களை உள்ளடக்கிய கூட்டங்கள் மற்றும் நிகழ்வுகளுக்கான புனித இடமாக உங்கள் காலெண்டரை வைக்க இலக்கு. உங்கள் மருத்துவரை அழைப்பது அல்லது பூக்களை எடுப்பது போன்ற பணிகளுக்கான செய்ய வேண்டிய பட்டியலுடன் உங்கள் காலெண்டர் நடைமுறைகளை மாற்றத் தொடங்கலாம். சிறிய பணிகளைத் தாண்டுவது மிகவும் திருப்திகரமாக இருக்கிறது, மேலும் அவற்றை நிர்வகிக்கக்கூடிய பட்டியலில் வைப்பதன் மூலம், அவர்கள் வேறுபட்ட தன்மையைப் பெறுவார்கள் - இது தங்களுக்கு நிகழ்வுகளாக மாறுவதைக் காட்டிலும் முக்கியமான நிகழ்வுகளுக்கு இடையில் பொருத்தமாக இருப்பதைக் காண உங்களை அனுமதிக்கிறது.
உங்கள் பங்கு மற்றும் உங்கள் இலக்குகளுடன் எப்போதும் புதிய வாய்ப்புகளை சீரமைக்க மறக்காதீர்கள். இங்கே மற்றும் இப்போது அல்லது உங்கள் விருப்பத்திற்கு பொருந்தாத எதுவும் டாக்கெட்டில் (அல்லது உங்கள் காலெண்டரில்) பொருந்தாது.
சில எளிய மாற்றங்களுடன், உங்கள் வசம் உள்ள கருவிகளைப் பயன்படுத்தி மேலும் பலவற்றைச் செய்யலாம். இந்த உதவிக்குறிப்புகளை அலுவலகத்தில் பகிர்ந்து கொள்ளுங்கள், உங்கள் முழு பணியிடமும் உங்களுக்குத் தெரிவதற்கு முன்பே மிகவும் திறமையாக இருக்கும்!
