எல்லோரும் இருந்திருக்கிறார்கள்: நீங்கள் ஒரு மின்னஞ்சலைப் பெறுகிறீர்கள், அது உங்களை இருமுறை எடுக்கச் செய்கிறது. நிச்சயமாக, மற்ற நபர் தெளிவாக விரக்தியடைந்தார் அல்லது கோபப்படுகிறார், ஆனால் நீங்கள் இன்னும் பதிலளிப்பீர்கள் என்று எதிர்பார்க்கப்படுகிறீர்கள். நீங்கள் என்ன செய்ய வேண்டும்? நீங்கள் எவ்வாறு பதிலளிப்பீர்கள்?
உள் அலுவலக செய்தியிடல் சேவைகள் மற்றும் குறுஞ்செய்தி நிச்சயமாக பிரபலமடைந்து வருகின்ற அதே வேளையில், மின்னஞ்சலானது பணியில் மிக முக்கியமான மற்றும் பரவலாகப் பயன்படுத்தப்படும் தகவல்தொடர்பு கருவியாகும் - எனவே அதை மிகவும் தொழில்முறை வழியில் பயன்படுத்துவதற்கான உங்கள் திறன் முக்கியமானது. மேலே குறிப்பிட்டுள்ள சூழ்நிலையில் நீங்கள் எவ்வாறு பதிலளிப்பீர்கள் என்பது உங்கள் வாழ்க்கையை நேர்மறையாக அல்லது எதிர்மறையாக பாதிக்கும் திறனைக் கொண்டுள்ளது. நீங்கள் இதேபோன்ற தொனியில் பதிலளிப்பதாக நினைத்தாலும் கூட.
ஆமாம், எல்லா நேரங்களிலும் தொழில் ரீதியாக இருப்பது எளிதானது என்று எனக்குத் தெரியும். வேலையில் உள்ள மின்னஞ்சல்களுக்கு பதிலளிப்பது ஒரு கலை, மற்றும் உணர்ச்சிபூர்வமான செய்திகளுக்கு பதிலளிப்பது அதை மற்றொரு நிலைக்கு எடுத்துச் செல்கிறது.
இந்த வழிகாட்டி உங்கள் பதிலின் மூலம் உங்களை அழைத்துச் செல்லும், இதனால் நீங்கள் மோதல்களைத் தவிர்க்கலாம் மற்றும் உங்கள் வேலையைச் செய்யலாம்.
படி 1: இடைவெளி எடுத்துக் கொள்ளுங்கள்
நீங்கள் பெற்ற மின்னஞ்சலை நீங்கள் சரியாகப் பெற்றுள்ளீர்கள் என்பதை உறுதிப்படுத்த நீங்கள் அதை மீண்டும் படிக்க விரும்பலாம் - நீங்கள் அதைச் செய்யலாம் - ஆனால் இப்போதே பதிலைத் தட்டச்சு செய்யத் தொடங்க வேண்டாம். உங்கள் சகா, முதலாளி அல்லது வாடிக்கையாளர் அவரது உணர்ச்சிகளை அவர் அல்லது அவள் எழுதியதை ஆணையிட அனுமதிக்க வேண்டும். இந்த தவறை மீண்டும் செய்ய வேண்டாம். சிறிது நேரம் கழித்து உங்கள் மனநிலையை குளிர்விக்க விடுங்கள்.
மின்னஞ்சல் செய்வதன் ஒரு நன்மை என்னவென்றால், நீங்கள் உடனடியாக பதிலளிக்க வேண்டியதில்லை. சில நேரங்களில் பதிலை எழுதுவதற்கு மணிநேரம் எடுப்பது பொருத்தமானது! அதைப் பயன்படுத்துங்கள். நீங்கள் பதற்றத்தை உணர்ந்தாலும், மறுபக்கம் உங்கள் பதிலுக்காகக் காத்திருந்தாலும்-உங்களுக்கு குறைந்தது இரண்டு நிமிடங்கள் இருக்க வேண்டும். உங்கள் மேசையிலிருந்து எழுந்து, உங்கள் மனதை குளிர்வித்து, ஒரு சிற்றுண்டி அல்லது ஒரு கிளாஸ் தண்ணீர் சாப்பிடுங்கள். இது முழங்கால் முட்டையின் எதிர்வினையைத் தவிர்க்க உதவும்.
படி 2: முடிவுகளுக்கு செல்ல வேண்டாம்
நேர்மையாக இருங்கள்: நீங்கள் வரிகளுக்கு இடையில் படிப்பதால் நீங்கள் எப்படி இருக்கிறீர்கள்? அதிகப்படியான உணர்ச்சிகரமான மின்னஞ்சல்களை நீங்கள் கையாளும் போது, திரையின் வழியாக வெளியேறும் ஒரு நபரின் கோபத்தை அல்லது விரக்தியை நீங்கள் உணருவீர்கள். மேலும் என்னவென்றால், அங்கே என்ன இருக்கிறது என்று நீங்கள் கருத வேண்டிய கட்டாயத்தில் இருப்பீர்கள்.
இருப்பினும், மறுபக்கம் உண்மையில் என்ன அர்த்தம் என்று நீங்கள் யூகிக்கக்கூடாது. ஒரு சில வாக்கியங்களின் அடிப்படையில் மற்றவர்களின் நோக்கங்களை தீர்மானிப்பது (மற்றும் உங்கள் சொந்த மூளையின் வடிகட்டி மற்றும் நீங்கள் தொடர்பு கொள்ளும் முறை மூலம்) ஒரு மோசமான யோசனை.
எந்தவொரு முடிவுகளுக்கும் செல்ல சோதனையை எதிர்க்கவும். சொற்களைப் படித்து, தகவலைப் பெற்று, தொழில்முறை பதிலை வழங்கத் தயாராகுங்கள்.
படி 3: அதைச் சுருக்கமாக வைக்கவும்
தவறான விளக்கத்தின் சாத்தியத்தை மனதில் வைத்து, முடிந்தவரை துல்லியமான பதிலை வழங்குவதே உங்கள் பணி என்பதை நினைவில் கொள்ளுங்கள் more மேலும் ஒன்றும் இல்லை. மற்ற நபர் எதைக் குறிக்கக்கூடும் என்பதற்கான மறைக்கப்பட்ட பதில்களைத் தவிர்க்கவும்.
ஒரே ஒரு முக்கிய செய்தியை மட்டுமே கொண்டு செல்ல உங்கள் மின்னஞ்சலை கட்டமைக்கவும். இது ஒரு வாக்கியத்தை மட்டுமே கொண்டிருக்க வேண்டும் என்று அர்த்தமல்ல, ஆனால் யாராவது உங்கள் விளக்கக்காட்சியை விமர்சித்து, நீங்கள் மேற்கோள் காட்டிய புள்ளிவிவரங்களின் நகலைக் கேட்டால், புள்ளிவிவரங்களை வழங்குவதில் உங்கள் பதிலை அடிப்படையாகக் கொண்டுள்ளீர்கள் (உங்கள் சான்றுகளை பாதுகாக்கவில்லை) ).
இந்த வழியில், மறுபக்கம் உங்கள் பதிலைப் படிக்கும் என்பதையும், நீங்கள் அதைக் குறிக்கும் விதத்தில் அதைப் புரிந்துகொள்வதையும் நீங்கள் உறுதியாக நம்பலாம். நீங்கள் விரும்பும் கடைசி விஷயம், உங்கள் சக ஊழியர் உங்களை விமர்சிக்கவில்லை என்பதை அறிய மட்டுமே உங்களை தற்காத்துக் கொள்வது; ஆனால் அவள் தனது கருத்தை அசிங்கமாக வடிவமைத்தாள்.
படி 4: நேராக இருங்கள்
உங்கள் பணி மின்னஞ்சல்களில் கிண்டல் மற்றும் முரண்பாட்டைத் தவிர்ப்பது பொதுவாக ஒரு நல்ல யோசனையாகும் - குறிப்பாக நிலைமை ஏற்கனவே சூடாக உணர்ந்தால். சில நேரங்களில் பதற்றத்தைத் தணிப்பதற்காக நீங்கள் நகைச்சுவையாகக் கருதலாம், ஆனால் இந்த திட்டம் எளிதில் பின்வாங்கக்கூடும்.
உங்கள் முகபாவனைகளையோ சைகைகளையோ வாசகனால் பார்க்க முடியாது என்பதையும், உங்களை தவறாகப் புரிந்துகொள்ளக்கூடும் என்பதையும் நினைவில் கொள்ளுங்கள். எனவே, நேருக்கு நேர் உரையாடல்களுக்காகவும், குறைவான பகடை பரிமாற்றத்திற்காகவும் உங்கள் வர்த்தக முத்திரை புத்தியைச் சேமிக்கவும்.
படி 5: உதவி கேளுங்கள்
உங்கள் மின்னஞ்சல் ரகசியமாக இல்லாவிட்டால், உதவி கேட்பது பொருத்தமானது. உங்கள் கோபமடைந்த முதலாளியை எவ்வாறு கையாள்வது என்பது உங்கள் சக ஊழியருக்கு நன்றாகத் தெரியும், அல்லது உங்கள் குழப்பமான வாடிக்கையாளருக்கு சரியான அணுகுமுறையைக் கண்டறிய உங்கள் மேலாளர் உங்களுக்கு உதவலாம்.
ஒருமுறை, எங்கள் முதலாளியிடமிருந்து நான் பெற்ற மின்னஞ்சலை என் முதலாளி புரிந்து கொள்ள முடிந்தது, ஏனெனில் அவர் அவளை நன்கு அறிந்திருந்தார். அவளுடைய பதிலை நான் தனிப்பட்ட முறையில் எடுத்துக்கொள்ளக்கூடாது என்று அவர் எனக்கு உறுதியளித்தார், ஏனென்றால் இதில் வேறு காரணிகளும் உள்ளன. அதன்பிறகு, நான் அமைதியாகவும், சரியான பதிலை எழுதவும் முடிந்தது.
நீங்கள் கோபமான மின்னஞ்சலைப் பெறும்போது, கோபப்பட வேண்டாம். ஏதேனும் ஒரு விஷயத்தில் திருப்தி அடையாதபோது, அல்லது ஏமாற்றமாக அல்லது குழப்பமாக இருக்கும்போது மக்கள் உணர்ச்சிகரமான செய்திகளை அனுப்புகிறார்கள். உங்களுடன் தனிப்பட்ட முறையில் எந்த தொடர்பும் இல்லை என்ற அனுமானத்தின் கீழ் நீங்கள் செயல்பட வேண்டும் - இதன் பொருள் உங்கள் வேலையைச் செய்வதிலிருந்தும் தொழில் ரீதியாக பதிலளிப்பதிலிருந்தும் உங்களைத் திசைதிருப்ப விடக்கூடாது.
