வேலையில் குறைவான கூட்டங்களை எப்படி நடத்துவது - அருங்காட்சியகம்

வேலையில் எனக்கு மிகவும் பிடித்த நாட்கள் நான் “ஊதா அடுக்குகள்” என்று அழைக்கிறேன். எனது நிறுவனம் கூகிள் காலெண்டரைப் பயன்படுத்துகிறது, மேலும் எனது தனிப்பட்ட அட்டவணைக்கான நிறம் ஊதா நிறமாக இருக்கிறது, எனவே அந்த பயங்கரமான நாட்களில் காலை 9:30 மணி முதல் தடுக்கப்பட்ட நேரங்களைத் தவிர வேறு எதையும் நான் காணவில்லை மாலை 6:30 மணி வரை. இது எப்போதும் என்னை ஆச்சரியப்படுத்துகிறது, "இது எப்படி நடந்தது?"

அந்த நாட்களில் எனக்கு மூச்சு விடவோ அல்லது உண்மையான வேலை செய்யவோ இடமில்லை என்பது போன்ற உணர்வைத் தவிர, ஒரு கூட்டத்திலிருந்து ஆரம்பத்தில் டிப்டோ செய்ய வேண்டிய "அந்த பையன்" என்று நான் அஞ்சுகிறேன், பின்னர் நான் தவறவிட்டதைக் கண்டுபிடிக்க கூடுதல் நேரத்தைச் செலவிடுங்கள், அல்லது யார் காட்டுகிறார்கள் எனது அடுத்த சந்திப்புக்கு தாமதமாக வந்ததால் முந்தையது மிக நீண்ட நேரம் ஓடியது. (ஒருபோதும் தாமதமாகவோ அல்லது கூட்டங்களுக்குத் தயாராகவோ இல்லை என்று நான் எழுதியதால், எனது சக ஊழியர்கள் என்னைக் கட்டுக்குள் வைத்திருக்கிறார்கள்!)

“பிஸினஸ்” என்பது அத்தகைய தந்திரம். நாம் செய்ய வேண்டிய பட்டியல்கள் நீண்டதாக இருப்பதால், நாம் மிகவும் வெற்றிகரமாக இருக்கிறோம் என்பதை இது உணர வைக்கிறது. இது எங்கள் தட்டுகளில் எவ்வளவு அதிகமாக இருக்கிறதோ, அவ்வளவு வெற்றிகரமாக இருக்கிறோம் என்பதை உணர வைக்கிறது. ஆனால் எப்போது அதிகப்படியான உணவைத் தட்டு வைத்திருப்பது உங்களுக்கு பிடிப்புகள் அல்லது உணவு கோமாவைத் தவிர வேறு எதையும் தரும்? இது இப்படி இருக்க வேண்டியதில்லை, அதை எதிர்த்துப் போராட நான் ஒரு திறந்த தீர்மானத்தை செய்கிறேன்.

கூட்டங்கள் எங்கள் காலெண்டர்களில் இரண்டு வழிகளில் முடிவடையும்: நாங்கள் அவற்றை ஏற்றுக்கொள்வதாலும் அவற்றை உருவாக்குவதாலும். இந்த முடிவெடுக்கும் புள்ளிகளில்தான், எங்கள் காலெண்டர்களைத் திரும்பப் பெறுவதற்கும், (மற்றும் எங்கள் சக ஊழியர்களுக்கு) தயாராகவும், உற்பத்தி செய்யவும் நேரம் கொடுப்பதற்கு நாம் கொஞ்சம் வித்தியாசமாக விஷயங்களைச் செய்யலாம். இதைச் செய்ய மூன்று வழிகள் இங்கே:

1. பேசுங்கள்

சந்திப்பு அழைப்பை நீங்கள் அனுப்புவதற்கு அல்லது ஏற்றுக்கொள்வதற்கு முன், அது எதைச் சாதிக்க வேண்டும், எவ்வாறு தயாரிக்க வேண்டும் என்பதை நீங்கள் புரிந்துகொண்டுள்ளீர்கள் என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள். நீங்கள் இல்லையென்றால், அமைப்பாளருடன் பேசவும், ஒரு குறிப்பிட்ட நிகழ்ச்சி நிரல் இருக்கிறதா என்று கேளுங்கள். ஒன்று இல்லையென்றால், ஒன்றை உருவாக்க அவரிடம் அல்லது அவரிடம் கேளுங்கள் (அல்லது இன்னும் சிறப்பாக, உதவ முன்வருங்கள்). தொடர்புடைய அனைத்து பொருட்களும் உள்ளடக்கப்பட்டன என்பதை உறுதிப்படுத்த நேர ஒதுக்கீடுகளுடன் சிறந்த நிகழ்ச்சி நிரல்கள் குறிப்பிட்டவை. ஒரு நிகழ்ச்சி நிரலை உருவாக்க போதுமான நேரம் இல்லையென்றால், கடிகாரத்தை கண்காணிக்க அமைப்பாளருக்கு உதவ தன்னார்வத் தொண்டு செய்யுங்கள்.

நீங்கள் கூட்டத்தை ஏற்பாடு செய்கிறீர்கள் என்றால், கூட்டம் எவ்வளவு காலம் இருக்க வேண்டும் என்று திட்டமிட ஒரு நிகழ்ச்சி நிரலைப் பயன்படுத்தவும். கூகிளின் காலெண்டர் அழைப்பிதழ்கள் இயல்புநிலையாக ஒரு மணிநேரம், அவற்றைக் குறைக்க நினைப்பதில்லை இல்லாமல் “அனுப்பு” என்பதைக் கிளிக் செய்வது எளிது, ஆனால் அந்த அமைப்பை மாற்றலாம்! 15, 30, அல்லது 22 நிமிடங்களில் எவ்வளவு மறைக்க முடியும் என்று நீங்கள் ஆச்சரியப்படுவீர்கள். அமைப்பாளருடனான உங்கள் உறவைப் பொறுத்து, ஒரு கூட்டம் ஒரு மணி நேரமாக திட்டமிடப்பட்டிருப்பதை நீங்கள் கண்டால், அது இருக்க வேண்டும் என்று நீங்கள் நம்பவில்லை என்றால் (நோக்கம் மற்றும் எதிர்பார்த்த விளைவுகளை நீங்கள் புரிந்துகொள்வதால்), நேரத்தை குறைக்குமாறு கேளுங்கள்.

இறுதியாக, ஒரு கூட்டத்திற்கான அழைப்பை நீங்கள் ஏற்றுக்கொண்டால், அதே நேரத்தில் மற்றொரு கூட்டம் தொடங்க திட்டமிடப்பட்டுள்ளது (தீவிரமாக, நாங்கள் ஒரே நேரத்தில் இரண்டு இடங்களில் இருக்க முடியும் என்பதை நாங்கள் எவ்வாறு நம்புவது?), அமைப்பாளருக்கு முன்கூட்டியே அறிவிப்பு கொடுங்கள் நீங்கள் அந்தக் கூட்டத்தை முன்கூட்டியே விட்டுவிட வேண்டும். வெறுமனே, இது நீங்கள் புறப்பட வேண்டிய நேரத்தில் கூட்டத்தை முடிக்க அமைப்பாளரை ஊக்குவிக்கும். குறைந்த பட்சம், நீங்கள் குறுக்கிடாமல் வெளியேறுவதை வசதியாக உணருவீர்கள், நீங்கள் செய்யும் போது அமைப்பாளர் ஆச்சரியப்பட மாட்டார். கூடுதல் காப்பீட்டிற்காக, நீங்கள் தாமதமாக வரக்கூடும் என்பதை உங்கள் அடுத்த கூட்டத்தின் அமைப்பாளருக்கு தெரியப்படுத்துங்கள்.

2. உங்கள் நேரத்தை திணிக்கவும்

சந்திப்பு நேரம் உறுதிசெய்யப்பட்டவுடன், உங்கள் காலெண்டரில் அதைச் சுற்றி இடம் இருந்தால், அதைப் பாதுகாக்கவும்! “மாற்றம் நேரம்” என்று அழைக்கப்படும் கூட்டத்திற்கு முன்னும் பின்னும் 15-30 நிமிடங்கள் சேர்க்கவும். கூட்டத்திற்கு முன், எந்தவொரு பொருளையும் மறுபரிசீலனை செய்ய, குளியலறையில் இடைவெளி எடுத்து, தொடங்குவதற்கு முன்பே அந்த இடத்திற்கு வந்து சேருங்கள். கூட்டத்திற்குப் பிறகு, அது இன்னும் புதியதாக இருக்கும்போது அதைப் பிரதிபலிக்க இது ஒரு நல்ல காலம். உங்கள் காலெண்டரில் உள்ள அனைத்தையும் சக ஊழியர்கள் மதிக்க வேண்டும் என்று எதிர்பார்ப்பது நியாயமானதே; பொதுவான இலவச நேரம் உள்ள இடங்களில் அவை திட்டமிடப்படுகின்றன. ஆகவே, ஒரு சந்திப்பு மாலை 3 மணிக்கு மூடப்பட்டால், பின்னர் மறுபரிசீலனை செய்வதற்கான நேரத்தை நீங்கள் தடுத்தால், அவர்கள் 3:15 அல்லது 3:30 மணிக்கு ஒரு புதிய கூட்டத்தைத் தொடங்குவதில் (வட்டம்?) முறுக்க மாட்டார்கள்.

3. உங்கள் நேரத்தை தடு

இது உற்பத்தித்திறனின் புனித கிரெயில் ஆகும்: கூட்டங்கள் இல்லாமல், நேரத்தின் பகுதிகள்-நாட்கள் கூட! BuzzFeed செவ்வாய் மற்றும் வியாழக்கிழமைகளை கூட்டமில்லாமல் அறிவித்துள்ளது. உங்களால் முடியுமா? ஒரு நாள் முழுவதையும் அழிக்க உங்கள் நிறுவனத்தின் மூத்த நிர்வாகிகளிடையே வேண்டுமென்றே முயற்சி எடுக்கலாம் என்றாலும், உங்கள் சிறந்த வேலையை நீங்கள் எப்போது செய்து முடிக்கிறீர்கள் என்பதைப் பார்க்க உங்கள் சொந்த வேலை பழக்கங்களைப் பார்ப்பது மதிப்பு. நீங்கள் ஒரு காலை நபரா, அல்லது பிற்பகல் 2 மணிக்குப் பிறகு நீங்கள் உண்மையிலேயே பிடிக்கிறீர்களா? உங்கள் அட்டவணையை ஆராய்ந்து, வாரத்திற்கு ஒரு முறை இரண்டு முதல் நான்கு மணிநேரம் எங்கு தடுக்கலாம் அல்லது செய்வதில் கவனம் செலுத்தலாம். உங்கள் நிறுவனத்தில் ஒரு போக்கை நீங்கள் தரையில் இருந்து அமைக்கலாம்!

எனவே, காலெண்டரை திரும்பப் பெறுவது எனது உறுதி! என்னுடன் யார்?