இறுதியாக! மின்னஞ்சலின் எழுதப்படாத 23 விதிகள்

எனது கல்லூரி வயது சகோதரர் தனது இன்பாக்ஸை ஹேக் (எர், அமைக்க) உதவி செய்து, இந்த எங்கும் நிறைந்த தகவல்தொடர்பு முறையின் சில நுணுக்கங்களை விளக்கும் வரை, பல ஆண்டுகளாக எழுதப்படாத மின்னஞ்சலின் விதிகள் எத்தனை வளர்ந்தன என்பதை நான் உணர்ந்தேன்.

அவற்றில் சில மிகவும் வெளிப்படையானவை, ஆனால் அவை மீண்டும் மீண்டும் மதிப்புக்குரியவை (ஏனென்றால் மக்கள் அவ்வப்போது அவற்றை உடைப்பதை நான் இன்னும் காண்கிறேன்). மற்றவர்கள் உடனடியாக உள்ளுணர்வு கொண்டவர்கள் அல்ல - ஆனால், உலகளவில் பின்பற்றப்பட்டால், மின்னஞ்சல் அனுப்புவதற்கும் பதிலளிப்பதற்கும் அனைவருக்கும் உதவும்.

எனவே, நான் அவற்றை எழுத்தில் வைக்கிறேன். பட்டியலை மறுபரிசீலனை செய்து, எனக்குப் பிறகு மீண்டும் கூறுங்கள்: "நான் எப்போதும் மின்னஞ்சல் விதிகளை பின்பற்றுவேன் என்று சத்தியம் செய்கிறேன்."

உங்கள் பொருள் வரி எப்போதும் விளக்கமாக இருக்க வேண்டும். "அறிமுகம்" போதுமான விளக்கமாக இல்லை. “அறிமுகம்: அலெக்ஸ் (தி மியூஸ்) // ஜெனிபர் (XYZ கோ)” சிறந்தது.
ஒவ்வொரு மின்னஞ்சலையும் உங்களால் முடிந்தவரை குறுகியதாக வைத்திருங்கள்; இது உங்கள் நேரத்தை மிச்சப்படுத்துகிறது, மேலும் முக்கியமாக, பெறுநரின் நேரத்தை மதிக்கிறது.
நீங்கள் எவ்வளவு விரைவாக பதிலளிக்கிறீர்களோ, அவ்வளவு குறைவாக உங்கள் பதில் இருக்க அனுமதிக்கப்படுகிறது.
பெறுநர் இந்த மின்னஞ்சலை எதிர்பார்க்கவில்லை என்றால் எப்போதும் ஒரு வரி சூழலைச் சேர்க்கவும். இது முதல் முறையாக வரும் மின்னஞ்சல்களுக்கு (“நாங்கள் சந்தித்த இடம்”) பொருத்தமானது, ஏனெனில் நீங்கள் தவறாமல் பணிபுரியும் ஒருவருக்கான மின்னஞ்சல்களுக்கானது (“இந்த மின்னஞ்சல் நாங்கள் ஒன்றாக வேலை செய்யும் திட்டத்தின் அடுத்த கட்டத்தைப் பற்றியது”).
உங்கள் “கேளுங்கள்” அல்லது “செயல் உருப்படிகளை” முதலில் மின்னஞ்சலில் வைக்கவும், கடைசியாக இல்லை, அவற்றை வெளிப்படையாகச் செய்யவும். நீங்கள் விரும்புவதைப் பெறுநருக்கு உடனடியாகத் தெளிவுபடுத்த வேண்டும்.
காலக்கெடு இருந்தால், அவ்வாறு கூறுங்கள். கோரிக்கை அவசரமாக இல்லாவிட்டால், அவ்வாறு கூறுங்கள்.
உங்களுக்கு பதில் தேவையில்லை மற்றும் மின்னஞ்சல் FYI மட்டுமே என்றால், அவ்வாறு கூறுங்கள்.
எந்தவொரு கேள்வியையும் முடிந்தவரை குறிப்பிட்டதாக ஆக்குங்கள். "இந்த திட்டத்தைப் பற்றி நீங்கள் என்ன நினைக்கிறீர்கள்?" என்பது ஒரு நல்ல கேள்வி அல்ல. "வெள்ளிக்கிழமைக்குள் விற்பனையாளரின் முன்மொழிவு $ 20, 000 உடன் நாம் முன்னேற முடியுமா?"
முடிந்தவரை தோட்டாக்கள் அல்லது எண்ணிடப்பட்ட பட்டியல்களைப் பயன்படுத்தவும். உரையின் தொகுதிகளை விட இவை சறுக்குவது எளிது.
ஏதாவது மிகவும் முக்கியமானதாக இருக்கும்போது, தைரியமாக இருங்கள்.
உங்கள் மின்னஞ்சல்களில் தைரியமாக அதிகமாக பயன்படுத்த வேண்டாம்.
தெளிவான எழுத்துருக்களைப் பயன்படுத்தவும். காமிக் சான்ஸ் ஒரு தெளிவான எழுத்துரு அல்ல.
நீங்கள் வேறொருவரிடமிருந்து ஒரு கோரிக்கையைப் பெற்றாலும், இப்போதே பதிலளிக்க முடியாவிட்டால், நீங்கள் அதைப் பெறும்போது அவருக்கு அல்லது அவளுக்குத் தெரியப்படுத்துங்கள். இது செக்-இன் மின்னஞ்சல்களைச் சேமிக்கும் மற்றும் பிற நபரின் திட்டத்திற்கு உதவும்.
வேலையைச் செய்ய தேவையான குறைந்தபட்ச நபர்களை எப்போதும் சி.சி. மின்னஞ்சல் சங்கிலியில் அதிகமானவர்கள், பதிலளிக்க வேண்டிய பொறுப்பின் உணர்வு குறைகிறது.
உண்மையிலேயே தேவைப்படும்போது மட்டுமே “அனைவருக்கும் பதிலளிக்கவும்” பயன்படுத்தவும். முழு துறையின் இன்பாக்ஸை அடைக்கும் நபரை யாரும் விரும்புவதில்லை.
யாராவது ஒரு மின்னஞ்சல் நூலில் இருந்தால், அவர் இனி இருக்க வேண்டிய அவசியமில்லை, உங்கள் அடுத்த பதிலில் அந்த நபரை பி.சி.சி.க்கு நகர்த்தி, மின்னஞ்சலின் முதல் வரியில் சொல்லுங்கள். (“சாம், மேரியையும் என்னையும் அறிமுகப்படுத்தியதற்கு நன்றி you நான் உங்களை பி.சி.சி.க்கு நகர்த்தி இங்கிருந்து எடுத்துச் செல்கிறேன்.”)
எப்போதும் இரட்டை தேர்வு அறிமுகங்களை செய்யுங்கள். நீங்கள் அவ்வாறு செய்யாவிட்டால், மக்கள் உங்களிடமிருந்து கேட்க பயப்படுவார்கள்.
மற்றொரு தலைப்பைப் பற்றி விவாதிக்க ஒரு தலைப்பில் ஒரு நூலைக் கடத்த வேண்டாம். அதற்கு பதிலாக ஒரு புதிய மின்னஞ்சல் நூலைத் தொடங்கவும், தொடர்புடைய பொருள் வரி மற்றும் பெறுநர்களுடன்.
குவிய வேண்டாம். யாருக்கும் 20 வது தேவையில்லை “இது எனக்கு மிகவும் அழகாக இருந்தது!” மின்னஞ்சல்.
வணிக நோக்கங்களுக்காக நீங்கள் மின்னஞ்சல் செய்கிறீர்கள் என்றால், உங்கள் தொடர்புத் தகவலையும் தலைப்பையும் அடிக்குறிப்பில் வைத்திருங்கள். எளிமையானது, சிறந்தது.
நீங்கள் மிகவும் பிஸியான நபருக்கு மின்னஞ்சல் அனுப்புகிறீர்கள் என்றால், அது முற்றிலும் ஏற்றுக்கொள்ளத்தக்கது மற்றும் ஒரு வாரம் அல்லது இரண்டு நாட்களுக்குப் பிறகு ஆரம்ப மின்னஞ்சலை பின்தொடர்தல் செய்தியுடன் அவருக்கு அல்லது அவளுக்கு அனுப்புவீர்கள் என்று ஓரளவு எதிர்பார்க்கப்படுகிறது. பெரும்பாலான பிஸியானவர்களுக்கு இவற்றில் குறைந்தபட்சம் ஒன்று தேவைப்படுகிறது. மூன்றுக்கு மேல் செய்ய வேண்டாம்.
உண்மையிலேயே அவசரப்படாவிட்டால் 48 மணி நேரத்திற்குள் மின்னஞ்சலைப் பின்தொடர்வது ஏற்கத்தக்கது அல்ல. பலர் மின்னஞ்சலை ஒரு கடிதப் பரிமாற்றமாகக் கருதுகின்றனர், இப்போதே உங்களுக்கு பதிலளிப்பதை விட அதிக முன்னுரிமைகள் இருக்கலாம்.
நீங்கள் கோபமான மின்னஞ்சலைப் பெற்றால் அல்லது அனுப்ப விரும்பினால், அதில் காத்திருங்கள். இது அவசரம் என்றால், அதற்கு பதிலாக தொலைபேசியில் தொடர்பு கொள்ளுங்கள்.