அபத்தமான நல்ல மின்னஞ்சல்களை எழுதுவதற்கான ஆசிரியரின் வழிகாட்டி

அங்கே ஒரு தொற்றுநோய் உள்ளது bad மோசமான மின்னஞ்சல்களின் தொற்றுநோய்.

ஐந்தாவது முறையாக எனது முதலாளி ஒரு மின்னஞ்சலில் கருத்துத் தெரிவித்தபின் நான் அதை உணர்ந்தேன்: “இது ஒரு நல்ல மின்னஞ்சல்!” நான் மின்னஞ்சல்களுக்கு அதிக கவனம் செலுத்தத் தொடங்கும் வரை இது ஒன்றும் சிறப்பு என்று நான் நினைக்கவில்லை. நான் பெற்றுக்கொண்டிருந்தேன். பயங்கரமான இலக்கணப் பிழைகள், சங்கடமான எழுத்துப்பிழைகள், தவறான பெயர்கள், எமோடிகான்கள், சரியான வாழ்த்துக்கள் அல்லது இனிப்புகள் இல்லாதது மற்றும் பழைய மோசமான எழுத்துக்கள் இருந்தன. நான் தொடர்ந்து செல்ல முடியும்.

நாங்கள் திறமையற்றவர்கள் அல்ல, மக்களே. அவர்களில் பலர் தகுதியுள்ள எங்கள் மின்னஞ்சல்களில் நாங்கள் அக்கறை செலுத்தவில்லை. கவனிப்பு, ஒரு ஆசிரியர் ஒரு கட்டுரையை கொடுக்கக்கூடும்.

எனவே, எங்கள் பணியிட தகவல்தொடர்புகளை மேம்படுத்த அனைவருக்கும் உதவ, மின்னஞ்சல்களை எழுதுவதற்கான ஆசிரியரின் வழிகாட்டி இங்கே உங்களுக்கு மரியாதை (மற்றும் பதில்கள்) கிடைக்கும். அடுத்த முறை உங்கள் இன்பாக்ஸ் வழியாகச் செல்லும்போது இந்த யோசனைகளை மனதில் வைத்துக் கொள்ளுங்கள் - மேலும் சில சிறிய மாற்றங்கள் என்ன தாக்கத்தை ஏற்படுத்தும் என்பதைப் பாருங்கள்.

வேகத்தை குறை

இன்பாக்ஸ் பூஜ்ஜியத்தைப் பெற நாம் அனைவரும் ஒரு பந்தயத்தில் இருக்கிறோம் என்பது எனக்குத் தெரியும். நிச்சயமாக, சில சந்தர்ப்பங்களில், விரைவான மின்னஞ்சலை நீக்குவது அர்த்தமுள்ளதாக இருக்கும்: நீங்கள் ஒரு நெருங்கிய சக ஊழியருடன் நீண்ட தகவல்தொடர்புக்கு நடுவில் இருக்கும்போது, ​​உங்கள் முதலாளிக்கு ஒரு ஆவணத்தை நீக்குகையில், மற்றும் பல.

ஆனால், பெரும்பாலும், பயனுள்ள தொடர்பு (மற்றும் நல்ல எழுத்து) நேரம் எடுக்கும். உங்கள் எண்ணங்களை வகுக்கவும், நீங்கள் உண்மையில் என்ன சொல்ல முயற்சிக்கிறீர்கள் என்பதைக் கண்டுபிடிக்கவும், உங்கள் செய்தியை தெளிவான வழியில் எழுதவும் நேரம் எடுக்கும். இறுதியில், மின்னஞ்சல் என்பது தகவல்தொடர்பு வடிவமாகும். ஒரு பணி அல்ல.

எனவே, அடுத்த முறை நீங்கள் ஒருவருக்கு இன்னும் ஆழமான மின்னஞ்சலை எழுத வேண்டியிருக்கும், அதற்கு தகுதியான நேரத்தை கொடுங்கள். உங்களுக்கு தேவைப்பட்டால் அதை உங்கள் காலெண்டரில் தடுங்கள். நான் ஒரு மின்னஞ்சலுக்கு ஐந்து நிமிடங்கள் பேசவில்லை a ஒரு நல்ல மின்னஞ்சலில் 15 நிமிடங்களுக்கு மேல் செலவிடுவது எனக்கு அசாதாரணமானது அல்ல, குறிப்பாக நான் ஈர்க்க விரும்பும் ஒருவருடனான எனது முதல் தொடர்பு இதுவாக இருந்தால். உங்களுக்கு அந்த நேரம் இருக்கட்டும், நீங்கள் மெதுவாக அல்லது பயனற்றவராக இருப்பதைப் போல உணர வேண்டாம். நீங்கள் அதைச் சரியாகச் செய்கிறீர்கள் என்று நினைக்கிறேன்.

இது ஒரு ஆரம்பம், நடுத்தர மற்றும் முடிவைக் கொண்டுள்ளது என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள்

நாங்கள் 140 எழுத்துக்கள் கொண்ட உலகில் வாழ்வதால், உங்கள் மின்னஞ்சல்கள் அப்படி இருக்க வேண்டும் என்று அர்த்தமல்ல. உண்மையில், நாங்கள் இங்கே உயர்நிலைப் பள்ளி ஆங்கிலம் மற்றும் கிளாசிக் ஹாம்பர்கர்-பாணி கட்டுரைக்கு கொஞ்சம் தூக்கி எறியப் போகிறோம்; அதாவது, ஒவ்வொரு கட்டுரைக்கும் ஒரு அறிமுகம், ஒரு உடல் மற்றும் ஒரு முடிவு தேவை.

உங்கள் மின்னஞ்சல்கள் ஒரே கட்டமைப்பைக் கொண்டிருப்பதைப் பற்றி நீங்கள் சிந்திக்க வேண்டும். ஒவ்வொரு பகுதியும் நீளமாக இருக்க வேண்டியதில்லை, ஆனால் குறிப்பாக ஆரம்ப தகவல்தொடர்புகளில், அது இருக்க வேண்டும். எனவே, ஒவ்வொரு பிரிவிலும் என்ன இருக்க வேண்டும்?

அறிமுகம்

எப்போதும் ஒரு வாழ்த்துடன் தொடங்குங்கள் - இது பழமையானதாக உணரலாம், ஆனால் அது உண்மையில் ஒரு வித்தியாசத்தை ஏற்படுத்துகிறது. பின்னர், உங்கள் உறவின் தன்மையைப் பொறுத்து, தொடக்க பத்தி ஒரு நட்பு வாழ்த்துக்கான சிறந்த இடமாகும் ( “உங்கள் வேலை தேடல் நன்றாக நடக்கும் என்று நான் நம்புகிறேன்!” ), இது உங்கள் உரையாடலின் சூழலை நினைவூட்டுகிறது ( “இது மிகவும் நன்றாக இருந்தது கடந்த வாரம் உங்களுடன் அரட்டையடிக்க. ” ), அல்லது நீங்கள் ஏன் அடைகிறீர்கள் என்பதற்கான முன்னுரை ( “ நான் இதைப் பற்றித் தொட விரும்பினேன்… ” ).

உடல்

உங்கள் மின்னஞ்சலின் முக்கிய அம்சத்தை நீங்கள் பெறுவது இதுதான். இங்கே நினைவில் கொள்ள வேண்டிய மிக முக்கியமான விஷயம் என்னவென்றால், உங்கள் பெறுநர்களிடம் நீங்கள் கேட்கும் எந்த நடவடிக்கையையும் எடுக்க தேவையான அனைத்து தகவல்களையும் அவர்களுக்கு வழங்குவதாகும். எந்தவொரு சூழ்நிலை தகவல், விவரங்கள் அல்லது தேவையான தரவைக் கொடுப்பதும், அதை தர்க்கரீதியான, ஒத்திசைவான முறையில் வழங்குவதும் இதில் அடங்கும். தகவல் அல்லது முடிவை தெரிவிக்க மின்னஞ்சல் அனுப்பப்பட்டால் (உதவி கேட்பதற்கு பதிலாக), பகுத்தறிவு அல்லது விளக்கத்தை சேர்க்க உறுதிப்படுத்தவும்.

தீர்மானம்

மின்னஞ்சல்களின் முடிவு கட்டுரைகளின் முடிவை விட சற்று வித்தியாசமானது. நீங்கள் ஏற்கனவே பேசியதைச் சுருக்கமாகக் கூறுவதற்குப் பதிலாக, நீங்கள் அதை நடவடிக்கை படிகளுடன் மடிக்க வேண்டும். நீங்கள் காபிக்காக சந்திக்கச் சொல்கிறீர்கள் என்றால், ஒரு தேதியையும் நேரத்தையும் முன்மொழியுங்கள். ஒரு திட்டத்திற்கான உள்ளீட்டைப் பெறுகிறீர்கள் என்றால், உங்களுக்குத் தேவையானதை எப்போது, ​​எப்போது என்பதை உங்கள் சக ஊழியருக்கு நினைவூட்டுங்கள். மேலும், நீங்கள் தகவல்களைத் தருகிறீர்கள் என்றால், ஏதேனும் கேள்விகள் வந்தால் அவர் உங்களிடம் வருவதை வரவேற்கிறார் என்பதை உங்கள் தொடர்புக்கு நினைவூட்டுங்கள். இறுதியாக, குறைந்தபட்சம் உங்கள் ஆரம்ப மின்னஞ்சலில், எப்போதும் வாழ்த்து மற்றும் முழு கையொப்பத்துடன் மூடவும்.

இது நிறைய போல் தோன்றலாம், ஆனால் நான் சொன்னது போல், அது நீண்டதாக இருக்க வேண்டியதில்லை. எடுத்துக்காட்டாக, இது காபியைப் பிடிக்க விரும்பும் ஒருவருக்கு நான் அனுப்பக்கூடிய மின்னஞ்சல்:

ஏய் டேவ்!

உங்களை சந்தித்ததில் மிகவும் மகிழ்ச்சி! அலெக்ஸுடன் அரட்டை அடிப்பது மிகவும் நன்றாக இருந்தது, அவள் உன்னை அறிந்தாள் என்று குறிப்பிடும்போது நான் அதில் குதித்தேன்.

உங்கள் நிறுவனத்தில் நீங்கள் என்ன செய்கிறீர்கள் என்பதை நான் விரும்புகிறேன், ஆன்லைன் வெளியீடு, உங்கள் சமீபத்திய மறு வடிவமைப்பு மற்றும் நாங்கள் இருவரும் எங்கள் வாழ்க்கையை செலவழிக்கும் வேலையைப் பற்றி நீங்கள் எப்படி நினைக்கிறீர்கள் என்பது பற்றி உங்களுடன் அரட்டை அடிப்பது அருமையாக இருக்கும்.

சந்திக்க வரவிருக்கும் வாரங்களில் உங்களுக்கு சிறிது நேரம் கிடைக்கும் என்று நினைக்கிறீர்களா? உங்கள் அலுவலகங்களை ஆடுவதில் அல்லது காபியைப் பிடுங்குவதில் நான் மகிழ்ச்சியடைவேன் you உங்களுக்கு மிகவும் வசதியானது எதுவாக இருந்தாலும்!

சிறந்த, மற்றும் மகிழ்ச்சியான திங்கள்.

எரின்

"ஏய் டேவ், எப்போதாவது காபியைப் பிடிக்க விரும்புகிறீர்களா?" சரியா?

சரிபார்ப்பு மற்றும் உண்மை சோதனை

உங்கள் மின்னஞ்சலைத் தட்டச்சு செய்தவுடன், அதை உலகுக்கு அனுப்பக்கூடாது. உங்கள் மின்னஞ்சல்களை எப்போதும் ஒரு முறையாவது மீண்டும் படிக்கவும். அடிப்படை எழுத்துப்பிழை மற்றும் இலக்கண தவறுகளைச் சரிபார்ப்பதைத் தவிர, பெயர் எழுத்துப்பிழைகள், நீங்கள் குறிப்பிடும் நிகழ்வுகள் அல்லது நீங்கள் குறிப்பிடும் தேதிகள் போன்றவற்றையும் சரிபார்க்கிறீர்கள். “ஹே ஜான்” என்ற மின்னஞ்சலை உரையாற்றுவது “ஹே ஜான்” ஆக இருக்கும்போது ஒரு சிறிய விஷயம் போல் தோன்றலாம், ஆனால் உங்கள் தொடர்பு கவனிக்கப்படும் first முதல் பதிவுகள் மிகப்பெரிய வித்தியாசத்தை ஏற்படுத்தும்.

உங்கள் மின்னஞ்சலின் தொனியைப் பற்றி சிந்திக்க இது ஒரு நல்ல அம்சமாகும். நீங்கள் நட்பாக இருக்க முயற்சிக்கும்போது இது மிகவும் வியாபாரத்தைப் போல இருக்கிறதா? தொழில்முறை செலவில் ஆச்சரியக்குறி புள்ளிகள் மற்றும் எமோடிகான்களில் நீங்கள் மிகவும் ஆர்வமாக இருக்கிறீர்களா? பின்வாங்க முயற்சிக்கவும், முதன்முறையாக மின்னஞ்சலைப் படிக்கும் ஒருவர் அதற்கு எவ்வாறு பிரதிபலிப்பார் என்பதைக் கருத்தில் கொண்டு அதற்கேற்ப சரிசெய்யவும். குறிப்பாக முக்கியமான மின்னஞ்சல்களுக்கு, வேறொருவரிடம் இதைப் பார்க்கும்படி கேட்டுக்கொள்கிறேன் editor கூடுதல் தலையங்கக் கண்கள் ஒருபோதும் யாரையும் காயப்படுத்தவில்லை.

பொதுவில் சென்றால் உங்களுக்கு எப்படி இருக்கும் என்று சிந்தியுங்கள்

இறுதியாக, அனுப்புவதைத் தாக்கும் முன், இந்த மின்னஞ்சலை யாராவது படித்திருந்தால் நீங்கள் எப்படி உணருவீர்கள் என்பதைப் பற்றி சிந்தியுங்கள், ஆனால் நீங்கள் அனுப்பும் நபர். எப்படியாவது, அது உங்கள் முதலாளியின் இன்பாக்ஸில் இறங்கினால் என்ன செய்வது? இது வலையில் வெளியிடப்பட்டால் என்ன செய்வது? (ஏய், அது நடக்கிறது.) இது உங்கள் மின்னஞ்சல்கள் மரியாதைக்குரியதாகவும், தொழில்முறை ரீதியாகவும் இருப்பதை உறுதிசெய்வதற்கான சிறந்த இறுதி குடல் சோதனை மற்றும் இறுதியில் நீங்கள் உங்களை எவ்வாறு உலகிற்கு சித்தரிக்க விரும்புகிறீர்கள் என்பதைக் குறிக்கும்.

எனக்கு தெரியும், ஒரு மின்னஞ்சலில் வைக்க நிறைய வேலை இருக்கிறது. ஆனால் நாம் ஒவ்வொரு நாளும் பெறும் மோசமான மின்னஞ்சல்களின் எண்ணிக்கையுடன், ஒரு நல்லவர் தங்கள் இன்பாக்ஸில் இறங்கும்போது மக்கள் வித்தியாசத்தைக் கவனிப்பார்கள். புறக்கணிக்கப்படுவதற்கும் நீங்கள் விரும்புவதைப் பெறுவதற்கும் வித்தியாசம் இதுவாக இருக்கலாம்.