மின்னஞ்சல், எந்தவொரு தகவல்தொடர்புகளையும் போலவே, தனிப்பட்ட விஷயமாகும். ஒன் லைனர்கள் முதல் எலக்ட்ரானிக் மிஸ்ஸிவ்ஸ் வரை அனைத்தையும் நீங்கள் எவ்வாறு சரிபார்க்கிறீர்கள், நிர்வகிக்கிறீர்கள் மற்றும் அனுப்புகிறீர்கள் என்பது பெரும்பாலும் விருப்பம் மற்றும் பழக்கத்தின் கலவையாகும்.
இவ்வாறு கூறப்பட்டால், எங்கள் மின்னஞ்சல் தொடர்பு, எங்கள் உற்பத்தித்திறன் மற்றும் எங்கள் நேரத்தை அதிகம் பயன்படுத்த நாம் அனைவரும் பின்பற்ற வேண்டிய சில வெட்டு மற்றும் உலர்ந்த விதிகள் உள்ளன. மூன்று பொதுவான இன்பாக்ஸ் தவறுகளைப் படியுங்கள், அவர்கள் உங்களை வேலையில் எப்படி பாதிக்கிறார்கள், சிறந்த மின்னஞ்சல் நிர்வாகத்திற்கு மாற்றத்தை எவ்வாறு செய்வது.
தவறு # 1: உங்கள் இன்பாக்ஸில் மின்னஞ்சல்களை விட்டு விடுகிறது
நான் மிகவும் சர்ச்சைக்குரிய ஒன்றைத் தொடங்குவேன்: உங்கள் எல்லா மின்னஞ்சல்களையும் உங்கள் இன்பாக்ஸில் விட்டு விடுங்கள். மின்னஞ்சல்களை நீங்கள் கையாண்டபின்னர் உங்கள் இன்பாக்ஸில் விட்டுவிட்டாலும் இல்லாவிட்டாலும் இது ஒன்றே என்று நீங்கள் அறிவீர்கள், ஆனால் உங்கள் மூளை வேறுபடக் கோருகிறது. பிரின்ஸ்டனின் நியூரோ சயின்ஸ் இன்ஸ்டிடியூட்டிலிருந்து 2011 ஆம் ஆண்டு மேற்கொள்ளப்பட்ட ஒரு ஆய்வு, "உங்கள் சூழல் இரைச்சலாக இருக்கும்போது, குழப்பம் உங்கள் கவனம் செலுத்தும் திறனைக் கட்டுப்படுத்துகிறது." இது உங்கள் மெய்நிகர் சூழலிலும் உண்மை; நீங்கள் பார்க்கக்கூடிய அதிகமான மின்னஞ்சல்கள்-இனிமேல் தேவையில்லை-உங்கள் மூளை ஆழ் மனதில் அவற்றைப் பற்றி சிந்திக்க அதிக நேரம் செலவிடும்.
இன்பாக்ஸ் ஒழுங்கீனத்தைக் குறைப்பது உங்களை குறைவான கவனச்சிதறல், அதிக உற்பத்தி மற்றும் தகவல்களைச் செயலாக்குவதற்கு உதவும் என்று ஆராய்ச்சி கூறுகிறது. அந்த 3, 679 பழைய மின்னஞ்சல்களை உங்கள் இன்பாக்ஸில் வைக்க இது ஒரு நல்ல காரணம் இல்லையென்றால், என்னவென்று எனக்குத் தெரியவில்லை.
மாற்றத்தை எவ்வாறு செய்வது
புதிய அஞ்சலுக்கு மட்டும் உங்கள் இன்பாக்ஸைப் பயன்படுத்தத் தொடங்குங்கள். நீங்கள் ஒரு மின்னஞ்சலைக் கொண்டு முடித்திருந்தால், அது காப்பகப்படுத்தப்பட வேண்டும், தாக்கல் செய்யப்பட வேண்டும் அல்லது நீக்கப்பட வேண்டும் (எப்போது பயன்படுத்த வேண்டும் என்பதை கீழே காண்க). உங்களுக்குத் தேவையான எந்த மின்னஞ்சலையும் நீங்கள் எப்போதும் தேடலாம்.
தவறு # 2: நீங்கள் காப்பகப்படுத்துதல் அல்லது தாக்கல் செய்யும்போது நீக்குதல் (மற்றும் துணை வெர்சா)
எனவே இப்போது நீங்கள் புதிய அஞ்சலுக்கு மட்டுமே உங்கள் இன்பாக்ஸைப் பயன்படுத்துகிறீர்கள் (கேள்வி!), கேள்வி: நீங்கள் முடித்த எல்லா மின்னஞ்சல்களிலும் நீங்கள் என்ன செய்ய வேண்டும்?
விருப்பங்கள் ஒரு) நீக்கு அல்லது ஆ) தொடர்புடைய கோப்புறையில் உள்ள கோப்பு (அல்லது காப்பகம், ஜிமெயில் பயனர்களுக்கு). பல நபர்கள் மிகைப்படுத்தலில் தவறு செய்கிறார்கள்: எல்லா செய்திகளையும் நீக்குதல் அல்லது அனைத்தையும் வைத்திருத்தல். உண்மை என்னவென்றால், ஆரோக்கியமான சமநிலை சிறந்த தீர்வாகும். மின்னஞ்சல்களை பதுக்கி வைப்பது உங்கள் மின்னஞ்சல் கணக்கில் சேமிப்பக ஒதுக்கீட்டிற்கு பங்களிப்பு செய்யாது, மேலும் நீங்கள் தேடும்போது நீங்கள் வைத்திருக்க விரும்பும் மின்னஞ்சல்களைக் கண்டுபிடிப்பது கடினமானது. மேலும் நீக்குவதா? விமான உறுதிப்படுத்தல் மின்னஞ்சலை நீக்கிய மற்றும் அவரது விமானத்தை கிட்டத்தட்ட தவறவிட்ட எனது நண்பரைப் போல நீங்கள் முடிவடையும்.
மாற்றத்தை எவ்வாறு செய்வது
நீங்கள் ஒரு மின்னஞ்சலை முடித்தவுடன், எதிர்காலத்தில் மீண்டும் அதை அணுக விரும்புகிறீர்களா என்பதைப் பற்றி சிந்திக்க இரண்டு வினாடிகள் எடுத்துக் கொள்ளுங்கள். இல்லை என்றால்: நீக்க நேரம். ஆம் எனில்: காப்பகப்படுத்தவும் அல்லது தாக்கல் செய்யவும்!
தவறு # 3: செய்ய வேண்டிய பட்டியலாக உங்கள் இன்பாக்ஸைப் பயன்படுத்துதல்
செய்ய வேண்டிய பட்டியல்களை விரும்பாதவர்களுக்கு, அவர்களின் இன்பாக்ஸை ஒன்றாகப் பயன்படுத்துவது எளிதான தீர்வு (அல்லது அவர்கள் நினைக்கிறார்கள்). இப்போது, "சந்திப்பு நேரங்களைப் பற்றி ஜெர்ரியின் மின்னஞ்சலுக்கு பதிலளிக்கவும்" போன்ற நிலையான மின்னஞ்சல் தொடர்பான பணிகளுக்கு வரும்போது, அந்த நபர்கள் இறந்துவிட்டதாக நான் நினைக்கிறேன். அந்த பணிகள் செய்ய வேண்டிய பட்டியலில் இருக்கக்கூடாது, அவை சாதாரண வணிகத்தின் ஒரு பகுதியாக மட்டுமே பதிலளிக்கப்பட வேண்டும்.
ஆனால் "புதிய வாடிக்கையாளருக்கான முன்மொழிவை உருவாக்கு" அல்லது "அலுவலக வாடகைக்கு பணம் செலுத்துங்கள்" போன்ற உண்மையான பணிகளுக்கு, உங்களுக்காக வேலை செய்ய வேண்டிய பட்டியல் அமைப்பைக் கண்டுபிடித்து, அதில் ஒட்டிக்கொள்வதை நான் கடுமையாக பரிந்துரைக்கிறேன். ஏன்? ஏனென்றால், ஒவ்வொரு நாளும் மிக முக்கியமான பணிகளை நீங்கள் செய்ய விரும்பினால், நீங்கள் செய்ய வேண்டிய பட்டியலில் முன்னுரிமை மற்றும் கவனம் செலுத்த முடியும். செய்ய வேண்டிய பட்டியலாக உங்கள் இன்பாக்ஸைப் பயன்படுத்துவது உங்கள் நேரத்தை மற்றவர்களின் கைகளில் வைக்கிறது. ஒவ்வொரு புதிய மின்னஞ்சலுடனும் நீங்கள் விரும்பினாலும் விரும்பாவிட்டாலும் செய்ய வேண்டிய புதியது வருகிறது. ஆனால் நீங்கள் செய்ய வேண்டிய பட்டியலில் ஒரு பணியை உணர்வுபூர்வமாகச் சேர்ப்பது, மற்ற வேலைகளுக்குப் பதிலாக, இப்போதே நீங்கள் உண்மையிலேயே அதைச் செய்ய வேண்டுமா என்பதை தீர்மானிக்க ஒரு வாய்ப்பாகும்.
இன்னும் உறுதியாக நம்பவில்லையா? ஜில் டஃபி, லியோ பாப ut டா, மற்றும் ஜெஸ்ஸி கார்னர் ஆகிய மூவரும் இதற்கு சிறந்த வழக்குகளை உருவாக்குகிறார்கள்.
மாற்றத்தை எவ்வாறு செய்வது
உங்கள் இன்பாக்ஸ் வழியாகச் சென்று, செய்யக்கூடிய எந்தவொரு செயலையும் வெளியே இழுக்கவும். அந்த மின்னஞ்சலை இன்பாக்ஸுக்கு தகுதியான, காப்பகம், கோப்பு அல்லது மின்னஞ்சலை இப்போது நீக்குவது இதுதான். சரி, செய்ய வேண்டிய பட்டியலாக உங்கள் இன்பாக்ஸைப் பயன்படுத்த நீங்கள் உண்மையிலேயே வற்புறுத்தினால், மின்னஞ்சல்களை செய்ய வேண்டியவையாக மாற்றவும், அவற்றை உங்கள் இன்பாக்ஸிலிருந்து வெளியேற்றவும் உதவும் அஞ்சல் பெட்டியை முயற்சிக்கவும்.
