தொழில் வல்லுநர்கள் தங்கள் இன்பாக்ஸைப் பற்றி அவர்கள் என்ன நினைக்கிறார்கள் என்று நீங்கள் கேட்டால், பெரும்பாலானவர்கள் இது பின்தொடர்தல் செய்திகள், எரிச்சலூட்டும் ஊழியர்களின் கடிதங்கள் மற்றும் செய்திமடல்கள் அல்லது பத்திரிகை வெளியீடுகள் ஆகியவற்றின் ஆத்மாவை உறிஞ்சும் கருந்துளை என்று கூறுவார்கள். ஒவ்வொரு நாளும் தங்களின் முழு இன்பாக்ஸையும் அவர்கள் எப்போதாவது பெறுவதைக் காண முடியுமா என்று நீங்கள் அவர்களிடம் கேட்டால், பெரும்பாலானவர்கள் இதுபோன்ற சாத்தியமற்ற ஒரு சாதனையைப் பற்றி கேலி செய்வார்கள்.
இந்த கடந்த வாரம் என்றாலும், பெரும்பாலான தொழில் வல்லுநர்களை பயமுறுத்தும் ஒரு சவாலை நான் எடுக்க முடிவு செய்தேன்: நான் படுக்கைக்குச் செல்வதற்கு முன்பு ஒவ்வொரு இரவும் இன்பாக்ஸ் பூஜ்ஜியத்தைப் பெற ஒரு ஒப்பந்தம் செய்தேன்.
எனவே, நான் அதை செய்தேன்? பதில் ஆம். இது எளிதானதா? ஹெக் எண்.
எனது வாழ்க்கையின் ஒவ்வொரு நாளும் நான் இன்பாக்ஸ் பூஜ்ஜியத்திற்கு இறங்க முடியும் என்று நான் நினைக்கவில்லை என்றாலும், எனது இன்பாக்ஸை முன்னோக்கி நகர்த்துவதை சிறப்பாக நிர்வகிக்க உதவும் சில முக்கியமான பாடங்களை நான் கற்றுக்கொண்டேன்.
மிகப்பெரியது? எனக்கு மிகவும் உதவிய விஷயங்கள் எதுவும் அடித்தளமாக இல்லை. உற்பத்தித்திறன் வல்லுநர்களிடமிருந்தும் மின்னஞ்சல் மொகல்களிடமிருந்தும் நான் நேரத்தையும் நேரத்தையும் மீண்டும் கேட்கும் உத்திகள் அவை-அவை உண்மையில் அவற்றைச் செயல்படுத்துவதற்கும் பின்பற்றுவதற்கும் ஒரு விஷயம்.
அந்த குறிப்பில், உங்கள் இன்பாக்ஸைக் குறைவான கொடூரமாக்க நீங்கள் உண்மையில் செய்ய வேண்டிய சில விஷயங்களைப் பகிர்ந்து கொள்கிறேன்.
1. உங்கள் அட்டவணையில் “பதிலளிக்கும் மின்னஞ்சலை” வைக்கவும்
இதைப் பற்றி நான் முன்பே எழுதியுள்ளேன், ஆனால் ஒவ்வொரு இரவும் இன்பாக்ஸ் பூஜ்ஜியத்தைப் பெற முயற்சிக்கும்போது நான் மிகவும் பயனுள்ளதாகக் கண்ட ஒன்று என் இன்பாக்ஸை தொடர்ந்து சரிபார்க்கவில்லை. அதற்கு பதிலாக, ஒவ்வொரு நாளும் மின்னஞ்சலுக்காக ஒதுக்குவதற்கு சில நேரங்களை நான் தடுப்பேன்: என்னைப் பொறுத்தவரை, காலையில் 30-60 நிமிடங்கள், மதிய உணவு மற்றும் பிற்பகலில் விஷயங்களை ஸ்கொயர் செய்ய நிறைய நேரம் இருந்தது.
இது எதிர்விளைவாகத் தெரிகிறது (நான் நிச்சயமாக சந்தேகம் அடைந்தேன்), ஆனால் அந்த ஒரு பணியில் கவனம் செலுத்துவதன் மூலம் மற்றும் வேறு ஒன்றும் இல்லை, வழக்கத்தை விட மிக விரைவாக எனது இன்பாக்ஸைப் பெற முடிந்தது. காலவரிசை வைத்திருப்பது மின்னஞ்சல்கள் மூலம் வேகமான வேகத்தில் செல்வதை ஊக்குவித்தது, ஒன்றில் டில்லி டல்லி என்பதை விட, பதிலளிப்பதாக நான் நினைக்கவில்லை அல்லது அதை நீக்குவதற்கு பதிலாக ஒரு முக்கியமற்ற செய்தியால் திசைதிருப்பப்படவில்லை.
கூடுதலாக, குறிப்பிட்ட நேரத் துண்டுகளில் எனது மின்னஞ்சல்களுக்குப் பதிலளிப்பது, இது ஒருபோதும் முடிவடையாத வேலையாக இருப்பதைப் போலவும், நான் செய்ய வேண்டிய பட்டியலில் உள்ள இன்னொரு விஷயத்தைப் போலவும் தோன்றியது, இது மிகவும் எளிதானது. இந்த வாரத்திற்கு முன்பு, எனது இன்பாக்ஸ் எப்போதுமே என் மனதின் பின்புறத்தில் இருப்பதை நான் உணரவில்லை, மேலும் எனது மின்னஞ்சல் கணக்கை நாள் முழுவதும் சரிபார்க்கும் அச்ச நிலையில் நான் இருந்தேன். எல்லாவற்றையும் போலவே இது எனது அட்டவணையின் ஒரு பகுதியாக மாறியதால், எனது அடுத்த மின்னஞ்சலை அனுப்பும்போது நான் கேள்வி கேட்கவில்லை; அதற்கான நேரத்தை நான் செய்தேன்.
ஒரு அமர்வின் முடிவில் "வெளியேறுவது" மற்றும் சைபர்ஸ்பேஸ் உலகில் என்ன நடக்கிறது என்பதைப் பற்றி கவலைப்படாமல் இருப்பதும் மிகவும் நன்றாக இருந்தது.
2. பெரும்பாலான மின்னஞ்சல்களுக்கு உடனே பதிலளிக்கவும்
தனிப்பட்ட முறையில், எனது இன்பாக்ஸில் உள்ள 65-70% மின்னஞ்சல்களுக்கு விரைவான பதில்கள் தேவை, அவை எழுத எனக்கு ஒரு நிமிடம் அல்லது இரண்டு நிமிடங்களுக்கும் குறைவாகவே ஆகும். அடிக்கடி, எனது இன்பாக்ஸில் அவற்றை விட்டுவிட்டு, “ஓ, இவை எளிதானவை. நான் பின்னர் அவர்களிடம் வருவேன். ”ஆனால், நான் உணர்ந்தபடி, அவற்றைப் படிக்க எனக்கு அதிக நேரமும் சக்தியும் தேவைப்பட்டது, அவை பின்னர் வரை தள்ளிவைக்க போதுமானவை என்று தீர்மானிக்க போதுமான அளவு செயலாக்கவும், பின்னர் திரும்பி வந்து செயலாக்கவும் அவர்கள் மீண்டும் பதிலளிக்க.
எனது விலைமதிப்பற்ற “மின்னஞ்சல் பதில்” நேரத்தில் அந்த கடிதங்களுக்கு பதிலளிக்கும்படி என்னை கட்டாயப்படுத்தியதன் மூலம், எனது இன்பாக்ஸிலிருந்து என் மனதில் இருந்து மேலும் பலவற்றைப் பெற முடிந்தது - மேலும் அந்த மழுப்பலான இன்பாக்ஸ் பூஜ்ஜியத்திற்கு நெருக்கமாக செல்ல முடிந்தது.
3. பிற மின்னஞ்சல்களை மூலோபாய நேரங்களுக்கு அனுப்பவும்
எனது பிஸியான நண்பர் ஒருவர் அதைப் பெறுமாறு வற்புறுத்தியதைத் தொடர்ந்து நான் கடந்த வாரம் ஜிமெயிலில் பூமராங் பயன்பாட்டை நிறுவினேன் (“இது ஒரு ஆயுட்காலம்!” என்று அவர் சொல்லிக்கொண்டே இருந்தார்). நான் ஒப்புக் கொள்ள வேண்டும்: அவள் சொன்னது சரிதான்.
மிகவும் எளிமையாக, உங்கள் இன்பாக்ஸில் மின்னஞ்சல்கள் தோன்றும்போது மீண்டும் திட்டமிட பூமராங் உங்களை அனுமதிக்கிறது. எல்லாவற்றையும் பின்னர் திட்டமிடுவது மோசடி என்று தோன்றலாம் (“நாளை காலை எனது இன்பாக்ஸில் காண்பிக்க 45 மின்னஞ்சல்களைத் திட்டமிடுவதன் மூலம் நான் இன்று இரவு இன்பாக்ஸ் பூஜ்ஜியத்திற்கு வந்தேன்!”), நீங்கள் அதை எவ்வாறு பயன்படுத்துகிறீர்கள் என்பதில் மூலோபாயமாக இருக்க வேண்டும்.
எடுத்துக்காட்டாக, ஒரு பிரபலமான கல்லூரி சேர்க்கை வலைத்தளத்தின் இணை நிறுவனர் என்ற முறையில், உயர்நிலைப் பள்ளி ஊழியர்கள் தொடர்ந்து திருத்துவதற்கு கல்லூரி கட்டுரை வரைவுகளை எனக்கு அனுப்புகிறார்கள், நான் செய்வதை ரசிக்கிறேன். இருப்பினும், அந்த வரைவை ஒரு முறை எனது இன்பாக்ஸில் உட்கார்ந்திருப்பது வேடிக்கையாக இல்லை, மேலும் அவை தோன்றும் இரண்டாவது முறையைத் திருத்த எனக்கு நேரமில்லை. அதற்கு பதிலாக, நான் அவற்றைத் திருத்துவதற்கு அதிக நேரம் இருக்கும்போது அவற்றை திரும்பி வர திட்டமிட நான் பூமரங்கைப் பயன்படுத்தினேன் (என் விஷயத்தில், அது வெள்ளிக்கிழமை மதியம்).
எனது உற்பத்தித்திறனில் பெரிய வித்தியாசத்தை ஏற்படுத்தியபோது எனது இன்பாக்ஸில் வந்ததை திட்டமிட முடிந்தது, என்னால் எவ்வளவு செய்ய முடிந்தது.
இதைச் செய்வதற்கான மற்றொரு வழி, லேபிள்கள் மற்றும் கோப்புறைகளைப் பயன்படுத்தி வெவ்வேறு நிலை முயற்சிகள் தேவைப்படும் மின்னஞ்சல்களை மூலோபாய ரீதியாக நிர்வகிப்பதற்கான ஒரு அமைப்பு பற்றி இன்பாக்ஸ் மேதை அலெக்ஸ் கவோலக்கோஸ் இங்கு எழுதினார். இதில் பேசுவது:
4. லேபிள்கள் அல்லது கோப்புறைகளைப் பயன்படுத்தவும்
எனது சொற்களைக் குறிக்கவும்: உங்கள் எல்லா மின்னஞ்சல்களையும் கொட்டுவதற்கு உங்கள் இன்பாக்ஸை ஒருவித நிலப்பரப்பாகப் பயன்படுத்த வேண்டாம்; நீங்கள் பெறும் அனைத்தையும் ஒழுங்காக ஒழுங்கமைக்க மற்றும் தாக்கல் செய்ய லேபிள்கள், தாவல்கள் அல்லது கோப்புறைகளை (உங்கள் மின்னஞ்சல் வழங்குநர் அழைத்தாலும்) பயன்படுத்தவும்.
எனது மின்னஞ்சல் கணக்கில் 30 க்கும் மேற்பட்ட வெவ்வேறு லேபிள்கள் உள்ளன, அது வெறித்தனமானதாகவோ அல்லது குறிப்பிட்டதாகவோ தோன்றினாலும், எனக்குத் தேவையான செய்திகளை விரைவாக மீட்டெடுக்கவும், அவற்றைச் செய்தவுடன் விஷயங்களை தாக்கல் செய்யவும் இது உதவுகிறது, எனது இன்பாக்ஸ் முழுக்க முழுக்க பயமாக இருக்கிறது.
எடுத்துக்காட்டாக, த ப்ராஸ்பெக்டில் இருந்து எனது சில ஊழியர்களுடன் இப்போது முன்னும் பின்னுமாக இரண்டு கடிதங்கள் உள்ளன. அந்த மின்னஞ்சல்களை எல்லா நேரத்திலும் எனது இன்பாக்ஸில் விட்டுச் செல்வதற்குப் பதிலாக, நான் அவற்றை அந்தந்த ப்ராஸ்பெக்ட் தொடர்பான கோப்புறைகளின் கீழ் தாக்கல் செய்துள்ளேன், இதனால் புதிய செய்தி இருந்தால் மட்டுமே அவை பாப் அப் செய்யப்படும். இது நான் ஏற்கனவே கையாண்ட விஷயங்களின் எனது இன்பாக்ஸை உடல் ரீதியாக அழிக்கிறது, இது மற்ற விஷயங்களை முழுவதுமாக நிர்வகிக்கக்கூடியதாக உணர வைக்கிறது.
5. மின்னஞ்சல் பட்டியல்களில் இருந்து குழுவிலகவும்
இந்த உதவிக்குறிப்பு மிகவும் சுய விளக்கமளிக்கும்: அனைத்து புழுதியையும் அகற்றவும். சில செய்திமடல்கள் வரும்போது உங்கள் இன்பாக்ஸில் உள்ள குப்பை கேன் ஐகானுக்கு நேராகச் செல்கிறீர்களா? குழுவிலகவும். "ஆனால் நான் இதை பின்னர் படிக்கலாம்!" என்று கூட இழுக்க வேண்டாம். எனது கட்டைவிரல் விதி என்னவென்றால், நான் ஒரு செய்திமடலை தொடர்ச்சியாக மூன்று முறை நீக்கினால், நான் அந்த இடத்திலேயே குழுவிலகுவேன்.
பல்வேறு நிகழ்ச்சிகளுக்காக நான் தனிப்பட்ட முறையில் நிறைய செய்திமடல்களைப் படித்தேன், எனவே ஸ்லோக்கைப் பெற, எனது இன்பாக்ஸில் தோன்ற விரும்பிய செய்திமடல்களுக்கு மிகவும் வசதியான நேரங்களைக் கண்டுபிடிக்க நான் பூமரங்கைப் பயன்படுத்தினேன், எல்லாவற்றிலிருந்தும் நான் குழுவிலகினேன்.
இந்த மின்னஞ்சல் பட்டியல்களில் இருந்து என்னை நீக்குவதன் மூலம், ஒவ்வொரு நாளும் பல டஜன் மின்னஞ்சல்களைப் பெறுவதைத் தடுக்கிறேன். இதற்கு முன்பு, எனது இன்பாக்ஸ் நேரத்தின் பாதியை நான் செய்திமடல்கள் மற்றும் பிற வெகுஜன மின்னஞ்சல் பட்டியல்களை நீக்குவதைப் போல உணர்ந்தேன், அதைப் பற்றி நான் இனி கவலைப்பட வேண்டியதில்லை. எனது இன்பாக்ஸ் தனிப்பட்ட மின்னஞ்சலைப் பற்றியது என எனக்குத் தோன்றுகிறது, அது எனக்கு குறிப்பாக இயக்கப்பட்டிருக்கிறது, மேலும் நான் வைத்திருக்கும் செய்திமடல்கள் நான் உண்மையில் படிக்க எதிர்பார்த்த விஷயங்கள்.
எனது பரிசோதனையைத் திரும்பிப் பார்க்கும்போது, ஒவ்வொரு நாளும் இன்பாக்ஸ் பூஜ்ஜியத்தைப் பெற முயற்சிப்பது மதிப்புக்குரியதா?
குறுகிய பதில் இல்லை என்று நான் நினைக்கிறேன், படுக்கைக்கு முன் ஒவ்வொரு இரவும் ஜிமெயிலில் ஓ-மிகவும் அழகான “புதிய அஞ்சல் இல்லை!” பேனரைக் காண நீங்கள் வானத்தையும் பூமியையும் நகர்த்தக்கூடாது. இருப்பினும், இந்த சோதனை எனக்கு எல்லா நேரங்களிலும் எனது இன்பாக்ஸில் அமர்ந்திருக்கும் டஜன் கணக்கான (நூற்றுக்கணக்கானவை அல்ல) மின்னஞ்சல்கள் தேவையில்லை என்பதை நிரூபித்தது; செய்திகளைக் குறைக்க வழிகள் இருந்தன, எனவே எனது மின்னஞ்சல் தூண்டப்பட்ட அழுத்த நிலைகளைக் குறைக்கின்றன. மின்னஞ்சல்களுக்கு பதிலளிப்பது ஒரு நிரந்தர வேலையாக இருக்க வேண்டிய அவசியமில்லை என்பதை நான் இப்போது நன்கு அறிவேன் - இது எனது தினசரி செய்ய வேண்டிய பட்டியலில் உள்ள மற்றொரு இடமாகும், இதன் மூலம் எனக்கு இது குறித்த கவலை குறைவாகவே இருக்கிறது.
எனது மின்னஞ்சல் பழக்கத்தை மாற்றுவதன் மூலம், மின்னஞ்சல்களைப் பெறுவதற்கும் அனுப்புவதற்கும் முழு செயல்முறையையும் நானே எளிதாக்கினேன் - அதைச் செய்வதில் நான் நேரத்தை மிச்சப்படுத்தினேன். இப்போது யார் அதை விரும்பவில்லை?
