"எல்லா காகிதங்களையும் அகற்றவும்."
நான் நியூயார்க் நகர மேயர் அலுவலகத்தில் பணிபுரியும் திட்ட மேலாளராக இருந்தேன், இது எனக்கு நிறைவேற்றப்பட்ட பணி. நூறாயிரக்கணக்கான ஊழியர்கள், ஆயிரக்கணக்கான காகித அடிப்படையிலான செயல்முறைகள் மற்றும் புதிய தொழில்நுட்பத்திற்கான வரையறுக்கப்பட்ட வரவு செலவுத் திட்டம் ஆகியவற்றைக் கொண்ட ஒரு அதிகாரத்துவத்தில், எல்லாவற்றையும் டிஜிட்டல் மயமாக்குவதற்கான திட்டத்தை உருவாக்கும்படி என்னிடம் கேட்கப்பட்டது.
நான் எப்போதாவது பார்த்திருந்தால் இது ஒரு பயங்கரமான திட்டமாகும். உண்மையில், நான் பணிபுரியும் தடைகள் கொடுக்கப்பட்டால் அது சாத்தியமற்றது. ஆனால் என்னால் கைகளை மேலே தூக்கி எறிய முடியாது. எனக்கு ஒரு வேலை இருந்தது, நான் எங்காவது தொடங்க வேண்டியிருந்தது.
திட்ட காகித நீக்குதல் தகுதியற்ற வெற்றி அல்ல. உண்மையில், இது தகுதியற்ற தோல்விக்கு நெருக்கமாக இருந்தது. இன்று நீங்கள் எந்த நியூயார்க் நகர அலுவலகத்திலும் நுழைந்தால், மேசைகள், இன்பாக்ஸ்கள் மற்றும் அவுட்பாக்ஸ்கள் மற்றும் மறுசுழற்சி தொட்டிகளில் காகிதம் குவிந்து கிடப்பதை நீங்கள் நிச்சயமாகக் காண்பீர்கள்.
ஆயினும்கூட, இந்த திட்டம் எனக்கு கிடைத்த எந்த வெற்றியை விடவும் ஒரு மகத்தான பணியை எவ்வாறு தொடங்குவது என்பது பற்றி எனக்கு அதிகம் கற்பித்தது. தீர்க்கமுடியாததாகத் தோன்றும் ஒன்றை எடுத்து கடித்த அளவிலான துண்டுகளாக சமாளிக்க நான் கற்றுக்கொண்டது இங்கே.
1. பெரிய படத்தின் பங்கு எடுத்துக் கொள்ளுங்கள்
நியூயார்க் நகரத்தில் டஜன் கணக்கான துறைகள் உள்ளன, ஒவ்வொன்றிலும் டஜன் கணக்கான பிரிவுகள் உள்ளன, ஒவ்வொன்றும் அதன் சொந்த உள் செயல்முறைகளைக் கொண்டுள்ளன. கோப்பு பெட்டிகளிலும் பெட்டிகளிலும் ஏற்கனவே இருக்கும் காகிதம் உள்ளது, மேலும் வாடிக்கையாளர்களும் பணியாளர்களும் படிவங்களையும் விண்ணப்பங்களையும் நிரப்பும்போது இன்னும் உருவாக்கப்பட வேண்டிய காகிதம் உள்ளது. காகிதத்தை உருவாக்கும் அனைத்து செயல்முறைகளையும் நான் எடுத்துக்கொள்வதற்கு முன்பு எங்கிருந்து தொடங்குவது என்று எனக்குத் தெரியவில்லை. எது அதிக காகிதத்தை உருவாக்கியது? டிஜிட்டல் மயமாக்கலுக்கு எது தங்களைக் கொடுத்தது, பணத்தை ஏற்றுக்கொள்ள வேண்டிய அவசியம் போன்ற சிக்கலான காரணிகளைக் கொண்டிருந்தவை எது? மிகக் குறைந்த ரூபாய்க்கு மிகப்பெரிய களமிறங்கும் எது?
முயற்சியின் நோக்கம் குறித்து ஒரு உணர்வைப் பெறுவதற்காக ஒவ்வொரு துறையையும் கேன்வாசிங் செய்வதில் சில வாரங்கள் கழித்தேன். இந்த ஆரம்ப மதிப்பீட்டைச் செய்வது உங்கள் நோக்கத்தையும், அதன் உள்ளேயும் வெளியேயும் உள்ளவற்றை வரையறுக்க உதவும். பணியின் அகலத்தை உங்கள் உயர் நபர்களுடன் தொடர்புகொள்வதற்கும், அவர்கள் அதிகம் அக்கறை கொள்வதைப் பற்றிய அவர்களின் கருத்தைப் பெறுவதற்கும் இது உதவும். இது ஒரு தர்க்கரீதியான தொடக்க இடத்திற்கு உங்கள் வழியை வழிநடத்த உதவுகிறது.
2. சிறிய அளவிலான வெற்றியின் உதாரணத்தைக் கண்டறியவும்
திட்ட காகித ஒழிப்பு விஷயத்தில், சுகாதார நடவடிக்கை சமீபத்தில் ஒரு அலுவலக நடவடிக்கை மூலம் தூண்டப்பட்ட ஒரு காகித குறைப்பு திட்டத்தை மேற்கொண்டது. அவர்கள் செய்ய வேண்டிய அவசியமில்லை என்றால் அவர்களுடைய காகிதப் பதிவுகள் அனைத்தையும் அவர்களுடன் எடுத்துச் செல்ல அவர்கள் விரும்பவில்லை, ஆனால் எதை எடுக்க வேண்டும், எதை விட்டுச் செல்ல வேண்டும் என்று அவர்களுக்குத் தெரியாது. எனவே அவர்கள் பல கட்ட திட்டத்தை செயல்படுத்தினர்: சட்டப்பூர்வமாக தக்கவைக்க வேண்டியதை வரையறுத்தல், செய்யாததை அழித்தல் மற்றும் கடினமான நகல் தேவையில்லாத எதையும் ஸ்கேன் செய்தல். அவர்கள் அதைச் செய்ய தொழில்நுட்பத்தையும் ஊழியர்களையும் செயல்படுத்தினர், அதற்கான முடிவுகளையும் அவர்கள் கொண்டிருந்தார்கள்.
ஒரு அளவு எப்போதும் அனைத்திற்கும் பொருந்தாது, மேலும் ஒரு குறிப்பிட்ட திட்டத்தின் அளவை அதிகரிக்கும்போது புதிய பரிசீலனைகள் எழுகின்றன. ஆனால் வெற்றியின் எடுத்துக்காட்டு, நீங்கள் அடைய வேண்டிய அதே இலக்கை அடைய நிரூபிக்கப்பட்ட வழிமுறைகளை வழங்குவது மட்டுமல்லாமல், மற்றவர்களின் தோல்விகளிலிருந்து கற்றுக்கொள்ளவும் இது உங்களை அனுமதிக்கும். இது ஒரு தொடக்க புள்ளியாக நீங்கள் பயன்படுத்தக்கூடிய மாதிரியை வழங்குகிறது. உங்கள் சொந்த நோக்கங்களுக்கு ஏற்றவாறு நீங்கள் அதை மாற்றவோ, விரிவாக்கவோ அல்லது மாற்றியமைக்கவோ தேவைப்படலாம், ஆனால் முற்றிலும் வெற்று கேன்வாஸிலிருந்து தொடங்குவதை விட எதையாவது எதிர்வினையாற்றுவது எளிது.
3. குறைந்த தொங்கும் பழத்தை அடையாளம் காணவும்
ஆமாம், "குறைந்த தொங்கும் பழம்" நிச்சயமாக எங்காவது அதிகமாகப் பயன்படுத்தப்பட்ட அலுவலக வாசகங்களின் பட்டியலில் உள்ளது, எனவே அதை என்னவென்று அழைப்போம்: எளிதான பொருள். குறைவான செலவு மற்றும் செய்ய குறைந்த நேரம் எடுக்கும் பொருள். திட்ட காகித நீக்குதலைப் பொறுத்தவரை, இது வழக்கற்றுப்போன காகிதப்பணிகளை அகற்றுவது, எளிய ஆன்லைன் படிவங்களை உருவாக்குதல் மற்றும் அவற்றின் காலாவதி தேதிகளுக்கு முன்பே பதிவுகளை அப்புறப்படுத்துதல் போன்றவற்றைக் குறிக்கிறது.
எளிதான விஷயங்களுடன் தொடங்க சில காரணங்கள் உள்ளன. முதலில், இது உங்கள் பெல்ட்டில் சில குறிப்புகளைத் தருகிறது. முன்னோக்கி இயக்கத்தின் இந்த உணர்வு, குறைந்தபட்சம் அது ஒரு முக்கியமான உளவியல் வெற்றியாகும். இது உங்களுக்கு சவாலான வேலையைத் தருகிறது. இரண்டாவதாக, திட்டத்தின் பங்குதாரர்களுக்கு முன்னேற்றத்தை நிரூபிக்க இது உங்களை அனுமதிக்கிறது, மேலும் எதிர்கால கட்ட வேலைகளை வழங்குவதற்கான உங்கள் திறனில் நம்பிக்கையை உருவாக்குகிறது.
4. உங்கள் மிகப்பெரிய தடைகளை இடுங்கள்
நீங்கள் சிறிய வெற்றிகளைத் தேர்வுசெய்தாலும் கூட, சாத்தியமில்லாத சவாலான அந்த உணர்வை எடுத்து அதை உறுதியான தடைகளாக உடைப்பது முக்கியம். அவற்றை பெயரிடாமல், அவற்றைக் கடக்க உத்திகளை உருவாக்குவது மிகவும் கடினம். காகித நீக்குதல் உலகில், ஒரு தடையாக ஆன்லைன் வடிவத்தில் நுழைந்த தரவைப் பிடிப்பதில் சிக்கலானது, மற்றொன்று மின்னணு கையொப்பங்களுக்கான சட்டத் தேவைகளுக்கு இடமளிக்கிறது.
இந்த தடைகளை அமைப்பது, நீங்கள் ஆரம்பத்தில் கருதியது போல் உணரப்பட்ட தடையாக இருப்பது பெரிய சவாலாக இல்லை என்பதைக் கண்டுபிடிப்பதற்கு வழிவகுக்கும். மாற்றாக, நீங்கள் முன்பு சிறியதாக நினைத்த ஒரு பெரிய சாலைத் தடையை இது வெளிச்சத்திற்கு கொண்டு வரக்கூடும். ஆரம்பத்தில் என்ன தடைகள் உள்ளன என்பதை அறிவது நீங்கள் ஏற்கனவே முழங்கால் ஆழத்தில் இருக்கும்போது கண்மூடித்தனமாக இருப்பதைத் தடுக்கும். அரசியல் ஆதரவு, நிதி அல்லது நிபுணர் வழிகாட்டுதல் போன்றவற்றை நீங்கள் சமாளிக்க வேண்டிய ஆதாரங்களை வரிசைப்படுத்தவும் இது உங்களுக்கு உதவும்.
5. வேலையை கட்டம்
சீன தத்துவஞானி லாவோ சூ பிரபலமாக கூறினார், “ஆயிரம் மைல்கள் பயணம் ஒரே அடியுடன் தொடங்குகிறது.” ஆயிரம் மைல்கள் பயணம் 250 மைல்களின் நான்கு சிறிய பயணங்கள் அல்லது 100 மைல்களின் 10 பயணங்களைக் கொண்டுள்ளது என்பதும் உண்மை. உங்கள் அச்சுறுத்தும் திட்டத்தை நிர்வகிக்கக்கூடிய கட்டங்களாக உடைப்பது மிகவும் குறைவான அச்சுறுத்தலாக அமைகிறது. படி ஒன்றுக்கும் படிக்கும் இடையில் இலக்காகக் கொள்ள இது யதார்த்தமான இடைக்கால மைல்கற்களை உங்களுக்கு வழங்குகிறது.
நியூயார்க் நகர அரசாங்கத்தில் காகித அடிப்படையிலான செயல்முறைகளை டிஜிட்டல் மயமாக்க முயற்சித்தபோது, பணியை நிறுத்துவதற்கு பல விருப்பங்கள் இருந்தன. ஒரு அணுகுமுறை ஒரு நேரத்தில் ஒரு குறிப்பிட்ட எண்ணிக்கையிலான துறைகளைச் சமாளிப்பதாகும். மற்றொன்று எந்த காகிதத்தை அகற்றலாம் என்பதை தீர்மானிப்பதன் மூலம் தொடங்குவது, அதை டிஜிட்டல் மயமாக்குவதற்கான தொழில்நுட்பத்தை செயல்படுத்துவதன் மூலம் தொடரவும், ஊழியர்களுக்கு பயிற்சி அளிப்பதன் மூலமும் புதிய தொழில்நுட்பத்தை வாடிக்கையாளர்களுக்கு விளம்பரம் செய்வதன் மூலமும் முடிக்க வேண்டும். அதிகப்படியான பணியை வெளியேற்றுவதற்கான மிகவும் தர்க்கரீதியான வழி, வேலையின் தன்மையைப் பொறுத்து மாறுபடும், ஆனால் நீங்கள் மிகவும் ஆழமாகச் செல்வதற்கு முன்பு அதைச் சமாளிப்பது எப்போதும் மதிப்புக்குரியது.
6. எதிர்பார்ப்புகளை அமைக்கவும்
நீங்கள் என்ன செய்தாலும், நீங்கள் வழங்க முடியும் என்று நீங்கள் நம்பாததை அதிகமாக வாக்குறுதி அளிக்காதீர்கள். அதைச் செய்ய நீங்கள் என்ன செய்ய வேண்டும் என்று கேளுங்கள். நீங்கள் அதைப் பெற முடியாவிட்டால்-அது மக்கள், பணம் அல்லது தொழில்நுட்பம்-உங்கள் காலவரிசையை பாதிக்கக்கூடிய வழிகளை விளக்குங்கள். சில நேரங்களில் ஒரு நிர்வாகி அதை அடையத் தேவையான வேலையைப் பற்றிய நுணுக்கமான புரிதல் இல்லாமல் ஏதாவது ஒன்றைக் கேட்பார், ஆனால் உங்கள் மதிப்பீட்டை ஒன்றாக இணைத்து தடைகளை அடையாளம் கண்டவுடன், இந்த நுணுக்கத்தைத் தொடர்புகொள்வதற்கான நிலையில் நீங்கள் இருக்கிறீர்கள்.
உங்கள் தலையை அசைத்து, மற்ற திசையில் ஓடுவது பொதுவான, மற்றும் சில நேரங்களில் நியாயப்படுத்தப்பட்ட, மிக அதிகமான திட்டங்களுக்கு எதிர்வினையாகும். ஆனால் உங்களை எங்கும் பெற முடியாது என்பது உறுதி. மிகவும் கடினமான பணி கூட சரியான கண்ணோட்டத்துடன் சண்டையிடப்படலாம், முன்னோக்கி வரும் வேலையைப் பற்றிய உறுதியான புரிதல் மற்றும் உங்கள் வழியில் சரிபார்க்க யதார்த்தமான மற்றும் அடையக்கூடிய மைல்கற்களின் தொகுப்பு.
