பெரும்பாலான அலுவலகங்களில் தகவல்தொடர்புக்கான முதன்மை வடிவம் மின்னஞ்சல் என்பதைக் கருத்தில் கொண்டு, நாங்கள் எப்போதும் எழுதப்பட்ட சொற்களை நாம் புத்திசாலித்தனமாக தேர்வு செய்ய மாட்டோம். குறிப்பாக நாங்கள் பேக் செய்யப்பட்ட இன்பாக்ஸை விரைவாகப் பெற முயற்சிக்கும்போது அல்லது எங்கள் தொலைபேசிகளில் சந்திப்புகளுக்கு இடையில் செய்திகளுக்கு பதிலளிக்க முயற்சிக்கும்போது, அதை உணராமல் எரிச்சலூட்டும், சிராய்ப்பு அல்லது வெற்று முரட்டுத்தனமாக இருப்பது எளிது. சில சொற்களைத் தட்டச்சு செய்தால் (அல்லது தவிர்க்கப்பட்டது), விரைவான மின்னஞ்சல் நட்பு செய்தியிலிருந்து மொத்த பேரழிவுக்குச் செல்லலாம்.
சரி, இது ஒரு மின்னஞ்சல் தலையீட்டிற்கான நேரம். நாம் அறியாமலேயே செய்யும் பொதுவான பணியிட தவறுகளில் சில இங்கே உள்ளன the மற்றும் எதிர்காலத்தில் அவற்றைத் தவிர்ப்பதற்கான சில விரைவான-தீர்வு உத்திகள்.
1.
ஒரு விஷயத்தை மட்டுமே கொண்ட மின்னஞ்சல் செய்தியை நீங்கள் எப்போதாவது பெற்றுள்ளீர்களா? நீங்கள் தொலைபேசியில் இருப்பதைக் கண்டீர்கள் a உங்களுக்கு வாய்ப்பு கிடைக்கும்போது என்னை அழைக்கவும் அல்லது உங்கள் மாத இறுதி அறிக்கை எங்கே? ஆமாம் - நீங்கள் அதை நிறுத்துதல், எரிச்சலூட்டும் அல்லது இரண்டையும் கண்டுபிடித்திருக்கலாம். நினைவில் கொள்ளுங்கள், நீங்கள் ஒரு கூட்டாளியாக இருந்தாலும் அல்லது மேலாளராக இருந்தாலும், மின்னஞ்சல் அனுப்புதல் மற்றும் குறுஞ்செய்தி அனுப்புவது ஒன்றல்ல - அவை ஒருபோதும் இருக்காது. உரை போன்ற ஒரு விஷயத்துடன் எழுதப்பட்ட மின்னஞ்சல் எப்போதும் ஒரே செய்தியை அனுப்பும்: நீங்கள் எனது நேரத்தை மதிக்கவில்லை.
விரைவான பிழைத்திருத்தம்: நாவல் எழுதாமல் ஒரு சக ஊழியருடன் அல்லது நேரடி அறிக்கையுடன் நீங்கள் தொட வேண்டியிருக்கும் போது, நாங்கள் அனைவரும் அலுவலகத்தில் பைத்தியம் நிறைந்த நாட்கள். எனவே வேண்டாம். உங்கள் செய்தியில் விரைவான வரி அல்லது இரண்டைக் கொண்டு கூட்டம் அல்லது மாத இறுதி போன்ற ஒன்று அல்லது இரண்டு சொற்களைப் பயன்படுத்தவும்:
இந்த அணுகுமுறை எப்போதும் உங்கள் நேரத்தின் கூடுதல் 15 விநாடிகளுக்கு மதிப்புள்ளது.
2.
உங்களிடம் ஒரு முக்கியமான திட்டம் அல்லது அறிக்கை இருக்கும்போது, நீங்கள் மின்னஞ்சல் வழியாக விவாதிக்கிறீர்கள், எல்லா தலைநகரங்களிலும் முழுமையான சொற்களை உச்சரிக்கிறீர்கள் ( இன்றைய முடிவில் உங்கள் உள்நுழைவு எனக்குத் தேவை ) மற்றும் முழு வாக்கியங்களையும் முன்னிலைப்படுத்துதல், தைரியப்படுத்துதல் அல்லது அடிக்கோடிட்டுக் காட்டுவது கீழே பேசுவதைக் காணலாம். உங்கள் சகாக்களுக்கு.
நீட்ஸ் ஒப்புதலுடன் சிவப்பு மற்றும் அவரது செய்திகளில் உள்ள அனைத்து தொப்பிகளிலும் அல்லது மஞ்சள் நிறத்தில் முன்னிலைப்படுத்தப்பட்ட முழு பத்திகளிலும் எனக்கு மின்னஞ்சல்களை அனுப்பும் ஒருவருடன் நான் ஒரு முறை பணியாற்றினேன். அவர் தகவலறிந்தவராகவும் முக்கியமான விவரங்களை அழைக்கவும் முயன்றார் - ஆனால் அவரது அணுகுமுறை அதிகப்படியான சிராய்ப்புடன் வந்தது.
விரைவான பிழைத்திருத்தம்: நீங்கள் உருவாக்கும் முக்கியமான திட்டங்கள் அல்லது புள்ளிகளை அழைக்க தைரியமான அல்லது சாய்ந்த தலைப்புகள் அல்லது புல்லட் புள்ளிகளைப் பயன்படுத்தவும் - மற்றும் வடிவமைப்பை முழு பத்திகளாக இல்லாமல் ஓரிரு வார்த்தைகளுக்கு வைக்கவும். உங்கள் வாசகர் ஒரு மின்னஞ்சல் மூலம் ஸ்கேன் செய்து அவசர உருப்படிகளை இழக்க நேரிடும் என்று நீங்கள் கவலைப்படுகிறீர்களானால், நாள் முடிவில் ஒப்புதலுக்கான திட்டங்கள் போன்ற தகவலறிந்த மின்னஞ்சல் விஷயத்தைப் பயன்படுத்துகிறீர்கள் என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள் . இறுதியாக, உங்கள் மின்னஞ்சல்களை விரைவாகவும் சுருக்கமாகவும் வைத்திருப்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள், இது பெறுநருக்கு தேவையான அனைத்து தகவல்களையும் பெறுவதற்கான வாய்ப்பை அதிகப்படுத்தும்.
3.
முந்தைய செய்தியில் கவனிக்கப்படாத ஒரு பயனுள்ள குறிப்பு அல்லது விவரத்துடன் நீங்கள் ஒரு சக ஊழியருக்கு மின்னஞ்சல் அனுப்பும்போது, "அனைவருக்கும் பதிலளிக்கவும்" நட்பு உள்ளீடு அல்லது ஆலோசனையை மனச்சோர்வு அல்லது போட்டித்தன்மையுடன் காணலாம், குறிப்பாக நபரின் மேலாளர் சி.சி. (ஒருவரின் முதலாளியை ஒரு திருத்தத்துடன் மின்னஞ்சலில் நகலெடுப்பது அடிப்படையில் அவளுடைய முதலாளி அங்கேயே நிற்கும்போது அவளுக்கு ஆக்கபூர்வமான விமர்சனங்களை அளிப்பதைப் போன்றது-இது சரியாக யாரும் பாராட்டவில்லை.)
விரைவான பிழைத்திருத்தம்: அனுப்புநருக்கு உங்களுக்கு ஒரு ஆலோசனை இருந்தால், அவளுக்கு நேரடியாக, வேறு நூலில் மின்னஞ்சல் அனுப்புங்கள், எனவே தற்செயலாக “அனைவருக்கும் பதிலளிக்கவும்” என்று தாக்கும் ஆபத்து இல்லை. இன்னும் சிறப்பாக, தொலைபேசியை எடுத்துக் கொள்ளுங்கள்! விரைவான தொலைபேசி அழைப்பு யாரையும் புண்படுத்தும் ஆபத்து இல்லாமல் விவரங்களை அழிக்க எளிதாக்குகிறது.
4.
எனக்குத் தெரியும், நீங்கள் நேரத்திற்கு விரைந்து வந்து உங்கள் இன்பாக்ஸ் மூலம் சக்தியளிக்கும் போது, நன்றி, உங்கள் பெயர் , குறிப்பாக உங்கள் மின்னஞ்சல் கையொப்பம் இருக்கும்போது தட்டச்சு செய்வது தேவையற்ற படியாகத் தோன்றலாம். சரி, எப்படியும் செய்யுங்கள். உங்கள் பெயர் இல்லாமல் ஒரு மின்னஞ்சலை முடிப்பது விடைபெறாமல் உரையாடலில் இருந்து விலகிச் செல்வதற்கு ஒத்ததாகும். இது உங்களை விரைவாகவும் மெதுவாகவும் பார்க்க வைக்கிறது, மேலும் இது முரட்டுத்தனமாக இருக்கிறது.
விரைவான பிழைத்திருத்தம்: உங்கள் பிராண்டட் கையொப்பத்தில் நன்றி மற்றும் உங்கள் பெயரைச் சேர்த்து, நீங்கள் அனுப்பும்போது உங்கள் மின்னஞ்சலை தானாக பிரபலப்படுத்த அதை அமைக்கவும். நீங்கள் ஒரு காரியத்தைச் செய்யாமல், நட்பான, தொழில்முறை வழியில் வெளியேறுவது ஒவ்வொரு முறையும் செய்யப்படும்.
5.
உங்கள் மேலாளர் பார்க்க விரும்பாத மின்னஞ்சல்களை அனுப்புவது மின்னஞ்சல் அனுப்பப்பட்டால் உங்களை ஒரு தொழில்முறை பிணைப்பில் வைக்கலாம். ஆம், அது சொல்லாமல் போக வேண்டும், ஆனால் அது எப்போதும் எல்லா நேரத்திலும் நடக்கும். எனது நண்பர் ஒரு பெண் சங்கிலியில் தன்னைப் பற்றி புகார் அளித்த ஒரு பெண்ணுடன் பணிபுரிந்தார், என்ன நினைக்கிறேன்? அந்த மின்னஞ்சல் இறுதியில் அவரது இன்பாக்ஸில் முடிந்தது.
நிறுவனத்தின் மின்னஞ்சல் என்பது நிறுவனத்தின் சொத்து என்பதையும், உங்கள் கணக்கிற்கு அணுகல் தேவை என்று மனித வளங்கள் தீர்மானித்தால் நியாயமான விளையாட்டாக கருதப்படுவதையும் நினைவில் கொள்ளுங்கள். ஒரு சக ஊழியருக்கு வேட்புமனு ஆலோசனை, உங்கள் சக ஊழியர்களைப் பற்றிய புகார்கள் அல்லது உங்கள் வார இறுதித் திட்டங்கள் குறித்த விவரங்கள் ஒருபோதும் உங்கள் வெளி பெட்டியை விட்டு வெளியேறக்கூடாது.
விரைவான பிழைத்திருத்தம்: முழுமையான தொழில்முறை நிபுணராக இருங்கள், நீங்கள் அனுப்பும் ஒவ்வொரு மின்னஞ்சலிலும் உங்கள் முதலாளி பி.சி.சி. கதையின் முடிவு.
