எக்செல், கூகுள் ஸ்ப்ரெட்ஷீட்கள் மற்றும் ஓபன் ஆஃபீஸ் கால்க் போன்ற விரிதாள் நிரல்களில் தரவை நுழைப்பதற்கான அடிப்படை dos மற்றும் don'ts களை இந்த டுடோரியல் உள்ளடக்கியுள்ளது.
முதல் முறையாக தரவை சரியாக உள்ளிடுவது பின்னர் சிக்கல்களைத் தவிர்ப்பது மற்றும் எக்செல் இன் கருவிகள் மற்றும் சூத்திரங்கள் மற்றும் வரைபடங்கள் போன்ற பல அம்சங்களை எளிதாகப் பயன்படுத்தலாம்.
எக்செல் தரவு நுழைவு கண்ணோட்டம்
எக்செல் பயன்படுத்தி போது நீங்கள் எப்போதும் மனதில் கொள்ள வேண்டும் என்று மேல் dos மற்றும் செய்யக்கூடாதவை:
- செய் உங்கள் விரிதாளை திட்டமிடுங்கள்.
- வேண்டாம் தொடர்புடைய தரவை உள்ளிடுகையில் காலியாக உள்ள வரிசைகளை அல்லது நெடுவரிசைகளை விடுங்கள்.
- செய் அடிக்கடி சேமித்து இரண்டு இடங்களில் சேமிக்கவும்.
- வேண்டாம் நெடுவரிசை தலைப்புகள் என எண்களைப் பயன்படுத்தவும் மற்றும் தரவுகளுடன் அலகுகள் சேர்க்க வேண்டாம்.
- செய் செல் குறிப்புகள் பயன்படுத்த மற்றும் சூத்திரங்கள் உள்ள எல்லைகள் என்று.
- வேண்டாம் திறக்கப்பட்டுள்ள சூத்திரங்களைக் கொண்ட கலங்களை விடு.
- செய் உங்கள் தரவை வரிசைப்படுத்தவும்.
உங்கள் விரிதாளை திட்டமிடுங்கள்
இது எக்செல் உள்ள தரவு நுழைவதை போது, நீங்கள் தட்டச்சு தொடங்கும் முன் திட்டமிடல் ஒரு பிட் செய்ய ஒரு நல்ல யோசனை.
பணித்தாள் பயன்படுத்தப்படுவதை அறிந்தால், அதில் இருக்கும் தரவு, அந்த தரவுடன் என்ன செய்வதென்பது, பணித்தாள் இறுதி அமைப்பை பெரிதும் பாதிக்கும்.
விரிதாளில் பணிபுரியும் திறனுடன் பணிபுரிவது மிகவும் எளிதானது மற்றும் எளிதாக்குவதுடன், தட்டச்சு செய்வதற்கு முன்பாக திட்டமிடுதல் நேரத்தைச் சேமிக்க முடியும்.
கருத்தில் கொள்ள வேண்டிய புள்ளிகள்
- விரிதாளின் நோக்கம் என்ன?
- விரிதாள் எத்தனை தரவு வைத்திருக்கும்?
- வரைபடங்கள் தேவைப்படுகின்றனவா?
- விரிதாள் அச்சிடப்படுமா?
விரிதாளின் நோக்கம் என்ன?
- விரிதாளின் நோக்கம் தரவுகளின் இருப்பிடத்தை தீர்மானிக்க உதவுகிறது, மிக முக்கியமான தகவல் தெரியும் மற்றும் எளிதில் அணுகக்கூடியதாக இருக்க வேண்டும்.
- என்ன கணக்குகள் தேவை? கணக்கீடுகள் என்ன சூத்திரங்கள் மற்றும் செயல்பாடுகளை தேவை மற்றும் அவர்கள் அமைந்துள்ள வேண்டும் என்ன பாதிக்கும்.
எத்தனை தரவு ஸ்ப்ரெட்ஷீட் வைத்திருக்கும்?
விரிதாள் ஆரம்பத்தில் வைத்திருக்கும் தரவின் அளவு மற்றும் எவ்வளவு பின்னர் சேர்க்கப்படும் என்பதைப் பயன்படுத்தும் பணித்தாள்களின் எண்ணிக்கை பாதிக்கப்படும்.
- குறிப்பிட்ட தகவலைக் கண்டுபிடிக்க கடினமாகவும், பல தாள்கள் அல்லது பணிப்புத்தகங்களை விரிவுபடுத்தும் கணக்கீடுகள் எக்செல்லின் செயல்திறனை பாதிக்கத் தொடங்கலாம் என்பதால் உங்கள் தரவை மிகவும் அதிகமாக பரப்ப வேண்டாம்.
- பெரிய பணிப்புத்தகங்களுக்கு, சில நேரங்களில், நிரல் தலைப்புகள் மேலே உள்ள முக்கிய பத்தியில் மொத்த எண்ணிக்கையை காட்ட, பயனர்கள் தகவலைப் பார்க்க பணித்தாள் கீழே அடிப்பதற்காக கட்டாயப்படுத்தி விடலாம்.
விளக்கப்படங்கள் தேவைப்படுகின்றனவா?
தரவின் எல்லா அல்லது பகுதியும் விளக்கப்படத்தில் அல்லது வரைபடங்களில் காட்டப்பட வேண்டும் என்றால், அது தகவலின் அமைப்பை பாதிக்கும்.
- வரைபடத்தின் வகையைப் பொறுத்து, தரவு வேறுவிதமாக குழுவாக இருக்க வேண்டும் - பை வரைபடங்களுக்கான சுருக்கப் பகுதியை பயன்படுத்துவது போன்றது.
- பெரிய விரிதாள்களுக்கு, வரைபடங்களை எளிதாக்குவதற்காக பக்கங்களைப் பிரிப்பதற்கு வரைபடங்கள் நகர்த்தப்படலாம்.
விரிதாள் அச்சிடப்படுமா?
தரவரிசை அல்லது நிலப்பரப்புத் தேர்வு தேர்ந்தெடுக்கப்பட்டதா மற்றும் அவசியமான தாள்களின் எண்ணிக்கையைப் பொறுத்து தரவு அல்லது சில தரவு அச்சிடப்பட்டால் தரவு பாதிக்கப்படும்.
- வழக்கமான கடிதம் அளவு காகிதத்தில் (8 1/2 எக்ஸ் 11) சித்தரிக்கப்பட்டால், சில நெடுவரிசைகளின் கீழ் வரிசைகளில் உள்ள தரவுகளின் பெரும்பகுதியை வைப்பதன் மூலம், அனைத்து தலைப்பின்களும் ஒரு தாளில் தெரியும்.
- பல தாள்கள் தேவைப்பட்டால், ஒவ்வொரு பக்கத்தின் மேலிலும் அச்சிடும் நெடுவரிசை தலைப்புகளை எளிதாக படித்துப் பார்க்கவும்.
- தரவு பல நெடுவரிசைகளை அச்சிடப்பட வேண்டுமானால், நிலப்பகுதி அனைத்து பக்கங்களையும் ஒரே பக்கத்தில் வைத்திருக்கும். மீண்டும், பல தாள்கள் தேவைப்பட்டால், ஒவ்வொரு பக்கத்தின் மேல் உள்ள நெடுவரிசை தலைப்புகளை அச்சிடுக.
- விளக்கப்படங்கள் அச்சிடப்பட வேண்டியிருந்தால், தனித்தனி தாளை அவற்றை நகர்த்துவதன் மூலம் பணியை எளிதாக்கலாம்.
தொடர்புடைய தரவுகளில் வெற்று வரிசைகள் அல்லது நெடுவரிசைகளை விட்டுவிடாதீர்கள்
தரவு அட்டவணைகள் அல்லது தரவு தொடர்பான எல்லைகள் ஆகியவற்றில் வெற்று வரிசைகள் அல்லது நெடுவரிசைகளை விட்டுவிடுவது, விளக்கப்படங்கள், பிவோட் அட்டவணைகள் மற்றும் சில செயல்பாடுகளை போன்ற எக்செல் அம்சங்களை சரியாகப் பயன்படுத்துவது மிகவும் கடினம்.
மேலே உள்ள படத்தில் காட்டப்பட்டுள்ளபடி வரிசையில் அல்லது நெடுவரிசையில் உள்ள வெற்று செல்கள் கூட சிக்கல்களை ஏற்படுத்தும்.
வளைவு இடைவெளிகள் இல்லாததால், வரிசைப்படுத்துதல், வடிகட்டுதல் அல்லது AutoSum போன்ற அம்சங்களைப் பயன்படுத்தி எக்செல் ஒரு குறிப்பிட்ட வரம்பில் அனைத்து தொடர்புடைய தரவையும் கண்டுபிடித்து தேர்ந்தெடுப்பது எளிதாகும்.
வெறுமையாய் வரிசைகளை அல்லது நெடுவரிசைகளை விட்டு வெளியேறாமல், தரவுகளை உடைக்க மற்றும் படிக்க எளிதாக செய்ய தைரியமாக அல்லது அடிக்கோடிடுவதன் மூலம் எல்லைகளை அல்லது வடிவமைப்பு தலைப்புகள் மற்றும் லேபிள்களைப் பயன்படுத்துவதை விட.
முடிந்தவரை உங்கள் தரவு நெடுவரிசையை வாரியாக உள்ளிடவும்.
- உங்கள் விரிதாளையை அடுக்கும் போது, அட்டவணையின் முதல் நெடுவரிசையின் மேல் விளக்கப்படத் தட்டலை கீழே உள்ள தரவுடன் வைக்கவும்.
- ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட தரவுத் தொடர்கள் இருந்தால், மேலே உள்ள ஒவ்வொரு தரவுத் தொடருக்கான தலைப்பின்கீழும் மற்றொன்று நெடுவரிசையில் (இடமிருந்து வலமாக) ஒன்றைப் பட்டியலிடவும்.
தொடர்பற்ற தரவு பிரிக்கவும்
தொடர்புடைய தரவுகளை ஒன்றாக வைத்துக்கொள்வது முக்கியம், அதே நேரத்தில், தனித்தனி தரவுகளை தனித்தனியாக வைத்திருக்க உதவுகிறது.
பல்வேறு தரவு வரம்புகள் அல்லது பணித்தாள் மீது உள்ள மற்ற தரவுகளுக்கு இடையில் வெற்று நெடுவரிசைகள் அல்லது வரிசைகளை விட்டுவிடுவது, எக்செல் சரியாக தரவுகளைக் கண்டறிந்து, தொடர்புடைய வரம்புகள் அல்லது அட்டவணையைத் தேர்ந்தெடுப்பதை எளிதாக்குகிறது.
அடிக்கடி சேமிக்கவும்
அடிக்கடி உங்கள் வேலையைச் சேமிப்பதற்கான முக்கியத்துவம் மிகைப்படுத்தப்படக்கூடாது - அல்லது அடிக்கடி கூறப்படுகிறது.
நிச்சயமாக, நீங்கள் வலை அடிப்படையிலான விரிதாளைப் பயன்படுத்துகிறீர்கள் என்றால் Google விரிதாள்கள் அல்லது எக்செல் ஆன்லைன் சேமிப்பகம் ஒரு சிக்கல் அல்ல, ஏனெனில் நிரல் சேமிப்பு விருப்பத்தேர்வைக் கொண்டிருப்பதால், அதற்கு பதிலாக, தானியங்கு அம்சத்துடன் பணிபுரியும்.
கணினி அடிப்படையிலான நிரல்களுக்கு, இரண்டு அல்லது மூன்று மாற்றங்களுக்குப் பிறகு, தரவை சேர்ப்பது, வடிவமைத்தல் மாற்றம் செய்வது அல்லது ஒரு சூத்திரத்தை உள்ளிடுவது, பணித்தாளை சேமிக்கிறது.
அது மிகவும் அதிகமாக இருந்தால், ஒவ்வொரு இரண்டு அல்லது மூன்று நிமிடங்களிலும் குறைந்தது சேமிக்கவும்.
கணினிகள் மற்றும் கணினி மென்பொருளின் நிலைத்தன்மை கடந்த சில ஆண்டுகளில் கடுமையாக மேம்பட்டிருந்தாலும், மென்பொருள் இன்னும் செயலிழந்து போகிறது, மின்சக்தி தோல்வி இன்னும் நடக்கிறது, சில நேரங்களில் சில நேரங்களில் உங்கள் மின்வழங்கல் மீது பயணம் செய்து சுவர் சாக்கெட்டில் இருந்து இழுக்கலாம்.
அது நடக்கும் போது, எந்த அளவிலான தரவு இழப்பு - பெரியது அல்லது சிறியது - நீங்கள் ஏற்கனவே செய்துவிட்டதை மறுகட்டமைக்க முயற்சிக்கும் போது உங்கள் பணிச்சுமையை அதிகரிக்கிறது.
எக்செல் ஒரு உள்ளது தன்னியக்கச்சேமிப்பு பொதுவாக, இது நன்றாக வேலை செய்கிறது, ஆனால் அது நம்பியிருக்கக்கூடாது. அடிக்கடி சேமித்து வைத்திருக்கும் உங்கள் சொந்த தரவைப் பாதுகாப்பதற்கான பழக்கவழக்கத்தில் வாருங்கள்.
சேமிப்புக்கு குறுக்குவழி
சேமிப்பகம் சுட்டிக்கு நகர்த்துவதன் மற்றும் ஐகான்களை கிளிக் செய்வதன் ஒரு முக்கிய பணி இருக்க வேண்டியது இல்லை, விசைப்பலகை குறுக்குவழி கலவை பயன்படுத்தி சேமிப்பு பழக்கம் கிடைக்கும்:
Ctrl + S
இரு இடங்களில் சேமிக்கவும்
உங்கள் தரவுகளை இரு வெவ்வேறு இடங்களில் சேமிப்பதன் முக்கியத்துவம் மிகைப்படுத்தப்பட முடியாதது என்று சேமிப்பதற்கான இன்னொரு அம்சம்.
இரண்டாவது இடம், நிச்சயமாக, ஒரு காப்பு, அது பல முறை கூறினார், " காப்புப்பிரதிகள் காப்பீடு போன்றவை: ஒன்றும் உங்களுக்கு தேவைப்படாது, ஒன்றும் இல்லை, ஒருவேளை நீங்கள் சாப்பிடுவீர்கள் '.
அசல் இருந்து வேறு உடல் இடத்தில் உள்ளது சிறந்த காப்பு உள்ளது. எல்லாவற்றிற்கும் மேலாக, ஒரு கோப்பின் இரு பிரதிகளை வைத்திருந்தால் என்ன ஆகும்?
- அதே நிலைவட்டில் தோல்வி அடைகிறதா?
- ஒரே கணினியில், திருடப்பட்டதா?
- தரையில் எரிக்கப்படும் அதே கட்டிடத்தில் இருக்கிறீர்களா?
வலை அடிப்படையிலான காப்புப்பிரதிகள்
மறுபடியும், மறுபிரசுரம் செய்வது ஒரு கடினமான அல்லது நேரத்தைச் சாப்பிடும் பணி அல்ல.
பாதுகாப்பு சிக்கல் இல்லையென்றால் - பணித்தாள் என்பது உங்கள் டிவிடி இன் பட்டியலாகும் - சேவையகத்தில் இருக்கும் ஒரு நகலை அநேகமாக போதுமானதாக்குவதன் மூலம் வலை அஞ்சல் மூலம் ஒரு நகலை உங்களுக்கு மின்னஞ்சல் அனுப்புகிறது.
பாதுகாப்பு சிக்கல் என்றால், வலை சேமிப்பகம் இன்னமும் ஒரு விருப்பமாக உள்ளது - ஒருவிதமான பொருளில் நிபுணத்துவம் வாய்ந்த நிறுவனத்துடன் அவ்வாறு செய்ய கட்டணம் விதிக்கப்படுகிறது.
ஆன்லைன் விரிதாள்களின் விஷயத்தில், திட்டத்தின் உரிமையாளர்கள் தங்கள் சேவையகங்களை காப்பு பிரதி எடுத்துக்கொள்வார்கள் - இது அனைத்து பயனர் தரவையும் உள்ளடக்குகிறது. ஆனால் பாதுகாப்பாக இருக்க, கோப்பின் நகலை உங்கள் சொந்த கணினியில் பதிவிறக்கவும்.
எண்களை நெடுவரிசை தலைப்புகளாகப் பயன்படுத்த வேண்டாம், தரவுடன் அலகுகள் சேர்க்கவும் வேண்டாம்
நெடுவரிசைகளின் மேல் மற்றும் வரிசைகளின் தொடக்கத்தில் உங்கள் தரவை அடையாளம் காண தலைப்புகள் பயன்படுத்தவும், அவை மிகவும் எளிதாக வரிசைப்படுத்துதல் போன்ற செயல்பாடுகளை மேற்கொள்ளும், ஆனால் 2012, 2013, மற்றும் போன்ற எண்களைப் பயன்படுத்த வேண்டாம் - செய்ய அது.
மேலே உள்ள படத்தில் காட்டப்பட்டுள்ளபடி, எண்களைக் கொண்ட நெடுவரிசை மற்றும் வரிசை தலைப்புகள் கவனக்குறைவாக கணக்கீடுகளில் சேர்க்கப்படலாம். உங்கள் சூத்திரங்கள் போன்ற செயல்பாடுகள் இருந்தால்:
- AutoSum
- AutoMax
- AutoAverage
அது தானாகவே செயல்பாட்டு வாதத்திற்கான தரவு வரம்பைத் தேர்ந்தெடுக்கிறது.
பொதுவாக, அத்தகைய செயல்பாடுகள் முதல் எண்களின் நெடுவரிசைகளைத் தேடுகின்றன, அவை எங்கே அமைந்துள்ளன என்பதையும், எண்களின் வரிசைக்கு இடதுபக்கமாகவும், எண்களைக் குறிக்கும் எந்த தலைப்பினையும் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட வரம்பில் சேர்க்கப்படும்.
வரிசையின் தலைப்புகளாகப் பயன்படுத்தப்படும் எண்கள் மற்றொரு தரவுத் தொடராக தவறாகப் பிரிக்கப்படுகின்றன, அச்சுகளின் லேபல்களுக்குப் பதிலாக விளக்கப்படத்தின் ஒரு பகுதியாக தேர்ந்தெடுக்கப்பட்டால்.
தலைப்புகள் செல்பேசிகளில் உரையாடலாம் அல்லது ஒவ்வொரு எண்ணை முன்னிட்டு உரை அடையாளங்கள் உருவாக்கலாம். '2012 மற்றும் 2013' போன்ற - ஒரு அப்போஸ்திரி (') உடன். அப்போஸ்தான் செல்லில் காண்பிக்கப்படாது, ஆனால் இது உரைத் தரவிற்கான எண்ணை மாற்றுகிறது.
தலைப்புகள் உள்ள அலகுகள் வைத்து
நாணய, வெப்பநிலை, தூரம் அல்லது பிற அலகுகளை ஒவ்வொரு எண்ணையுடனான தரவரிசைக்குள் நுழைய வேண்டாம்.
நீங்கள் செய்தால், எக்செல் அல்லது கூகுள் ஸ்ப்ரெட்ஷீட்ஸ் உங்கள் எல்லா தரவையும் உரையாகக் காண்பிக்கும் ஒரு நல்ல வாய்ப்பு உள்ளது.
அதற்கு பதிலாக, நெடுவரிசைகளின் மேல் உள்ள தலைப்பகுதியில் உள்ள அலகுகளை வைக்கவும், அது நடக்கும்போது, அந்த தலைப்புகள் குறைந்தபட்சம் உரை மற்றும் மேலே விவாதிக்கப்படும் சிக்கலை உருவாக்காது என்பதை உறுதி செய்யும்.
இடதுபுறம் உரை, வலது பக்கம் எண்கள்
ஒரு செல் உள்ள தரவு சீரமைவை சரிபார்க்க நீங்கள் உரை அல்லது எண் தரவு இருந்தால் ஒரு விரைவான வழி சொல்ல. முன்னிருப்பாக, எக்செல் மற்றும் Google விரிதாள்களில் உள்ள உரைத் தரவு சீரமைக்கப்பட்டு, ஒரு கலத்தில் வலதுபுறத்தில் உள்ள எண் தரவு சீரமைக்கப்படுகிறது.
இந்த இயல்புநிலை சீரமைவு எளிதாக மாற்றப்பட்டாலும், அனைத்து தரவு மற்றும் சூத்திரங்கள் உள்ளிடப்பட்ட வரை, வடிவமைத்தல் பொதுவாக பயன்படுத்தப்படும் இல்லை, எனவே இயல்புநிலை சீரமைவு உங்களுக்கு ஆரம்பத்தில் ஒரு குறிப்பை தருகிறது, அதில் ஏதேனும் பணித்தாள் ஒன்றில் தவறு உள்ளது.
சதவீதம் மற்றும் நாணய குறியீடுகள்
ஒரு பணித்தாள் அனைத்து தரவு நுழைவதற்கு சிறந்த நடைமுறை வெறும் வெறும் எண்ணை உள்ளிடவும் பின்னர் சரியாக எண் காண்பிக்க செல் வடிவமைக்க - மற்றும் இந்த சதவீதம் மற்றும் நாணய அளவு கொண்டுள்ளது.
எக்செல் மற்றும் கூகுள் ஸ்ப்ரெட்ஷீட்கள், எனினும், எண்ணுடன் சேர்த்து ஒரு செல்க்குள் தட்டச்சு செய்யப்படும் சதவிகித அடையாளங்களை ஏற்றுக்கொள்கின்றன, இரண்டும் டாலர் அடையாளம் ($) அல்லது பிரிட்டிஷ் பவுண்டு சின்னம் (£) போன்ற பொதுவான நாணய குறியீடுகளையும், எண்ணைத் தரவுடன் சேர்த்து செல், ஆனால் தென்னாப்பிரிக்க ரேண்ட் (R) போன்ற பிற நாணய குறியீடுகளை, உரை எனப் புரிந்து கொள்ளலாம்.
சாத்தியமான சிக்கல்களைத் தவிர்க்க, மேலே குறிப்பிடப்பட்ட சிறந்த நடைமுறைகளை பின்பற்றவும், நாணய குறியீட்டில் தட்டச்சு செய்வதற்கு பதிலாக நாணயத்தை வடிவமைக்கவும்.
ஃபார்முலாஸில் செல் குறிப்புகள் மற்றும் பெயரிடப்பட்ட வரம்புகளைப் பயன்படுத்துங்கள்
சூத்திர குறிப்புகள் மற்றும் நீட்டிப்பு, முழு பணித்தாள், பிழைகள் மற்றும் தேதி வரை இலவசமாக அதை எளிதாகவும் சுலபமாகவும் செய்ய, செல் குறிப்புகளையும் பெயரிடப்பட்ட வரம்புகளையும் பயன்படுத்தலாம்.
- A1, B23, மற்றும் W987 போன்ற ஒரு கலத்தின் நெடுவரிசைக் கடிதம் மற்றும் வரிசை எண் ஆகியவற்றின் கலவை - செல் குறிப்புகள் ஒரு பணித்தாளில் தரவு இருப்பிடத்தை அடையாளம் காணப் பயன்படுகிறது.
- பெயரிடப்பட்ட வரம்பு அல்லது வரையறுக்கப்பட்ட பெயர் ஒரு செல் குறிப்பு அல்லது ஒரு பணித்தாள் செல்கள் அல்லது வரம்பை அடையாளம் காணப் பயன்படுகிறது.
சூத்திரங்களில் குறிப்பிடப்பட்ட தரவு
எக்செல் உள்ள சூத்திரங்களை கணக்கிடுவது - கூட்டல் அல்லது கழித்தல் போன்ற.
உண்மையான எண்கள் போன்ற சூத்திரங்களில் சேர்க்கப்பட்டால்:
= 5 + 3
தரவு மாற்றங்கள் 7 முதல் 6 வரையுள்ள ஒவ்வொரு முறையும், ஃபார்முலா திருத்தப்பட வேண்டும், மேலும் எண்கள் மாறும்போது எண்கள் மாற வேண்டும்:
= 7 + 6
அதற்கு பதிலாக, தரவு பணித்தாள் செல்கள் நுழைந்தது என்றால், செல் குறிப்புகள் அல்லது வரம்பு பெயர்கள் எண்களை விட சூத்திரத்தில் பயன்படுத்த முடியும்.
செல் A1 மற்றும் 3 ஆல் செல் 2 ஆக நுழைந்தால், இந்த சூத்திரம் பின்வருமாறு:
= A1 + A2
தரவு புதுப்பிக்க, செல்கள் A1 மற்றும் A2 உள்ளடக்கங்களை மாற்ற, ஆனால் சூத்திரம் தானாகவே சூத்திர முடிவுகளை மேம்படுத்த எக்செல் அதே இருக்கும்.
பணித்தாள் இன்னும் சிக்கலான சூத்திரங்கள் இருந்தால், கால மற்றும் முயற்சியின் சேமிப்பு அதிகரிக்கும். தரவு ஒரே இடத்தில் மாற்றப்பட வேண்டும் என்பதால் பல தரநிலைகள் அதே தரவுகளை மாற்றியமைத்தால், அது புதுப்பிக்கப்படும் அனைத்து சூத்திரங்களையும் மாற்றியமைக்கும்.
செல் குறிப்புகள் அல்லது பெயரிடப்பட்ட வரம்புகளைப் பயன்படுத்தி, உங்கள் பணித்தாள் பாதுகாப்பானதாக்குகிறது, ஏனென்றால் அணுகக்கூடிய தரவு உயிரணுக்களை விட்டுச்செல்லும்போது தற்செயலான மாற்றங்களிலிருந்து சூத்திரங்களைப் பாதுகாக்க இது அனுமதிக்கிறது.
தரவு சுட்டிக்காட்டுதல்
எக்செல் மற்றும் Google விரிதாள்களின் மற்றொரு அம்சம், சூத்திரத்தை குறிப்பிடுவதற்கு ஒரு செல் மீது கிளிக் செய்வதைக் குறிக்கும் சுட்டியைப் பயன்படுத்தி, நீங்கள் செல் குறிப்புகள் அல்லது எல்லை பெயர்களை சூத்திரங்களாக மாற்ற அனுமதிக்க வேண்டும்.
தவறான செல் குறிப்பு தட்டச்சு செய்வதன் மூலம் பிழைத்திருத்தலின் சாத்தியத்தை குறைக்கிறது அல்லது வரம்பின் பெயரைத் தவறாகப் பயன்படுத்துகிறது.
தரவைத் தேர்ந்தெடுக்க பெயரிடப்பட்ட வரம்புகளைப் பயன்படுத்தவும்
தொடர்புடைய தரவு பரப்பல் ஒரு பெயர் வகையான அல்லது வடிகட்டி நடவடிக்கைகளை நடத்தி போது தரவு தேர்வு மிகவும் எளிதாக செய்ய முடியும்.
தரவு பகுதியின் அளவை மாற்றினால், பெயரின் வரம்பை பெயர் மேலாளரைப் பயன்படுத்தி எளிதாக திருத்த முடியும்.
பாதுகாப்பற்ற சூத்திரங்களைக் கொண்டிருக்கும் கலங்களை விட்டு விடாதே
அவற்றின் சூத்திரங்களை சரியாகப் பெறுவதற்கும், சரியான செல் குறிப்புகளைப் பயன்படுத்துவதற்கும் அதிக நேரம் செலவழித்த பிறகு, பலர் தற்செயலான அல்லது எதிர்பாராத மாற்றங்களுக்கு பாதிப்புடைய அந்த சூத்திரங்களை விட்டுவிடுவதில் தவறு செய்கிறார்கள்.
பணித்தாள் உள்ள கலங்களில் தரவுகளை வைப்பது மற்றும் சூத்திரங்களில் உள்ள தரவை குறிப்பிடுவதன் மூலம், சூத்திரங்களைக் கொண்டிருக்கும் செல்கள் பூட்டப்படவும், தேவைப்பட்டால் கடவுச்சொல் பாதுகாப்பாக வைக்க பாதுகாக்கப்படவும் அனுமதிக்கிறது.
அதே நேரத்தில், தரவைக் கொண்டிருக்கும் உயிரணுக்கள் திறக்கப்படாமல் இருப்பதால், விரிதாளை புதுப்பித்தலுக்கு மாற்றுவதற்கு எளிதாக மாற்றங்கள் செய்யலாம்.
ஒரு பணித்தாள் அல்லது பணிப்புத்தகத்தை பாதுகாத்தல் என்பது இரண்டு-படி செயல்முறை:
- சரியான செல்கள் பூட்டப்பட்டிருப்பதை உறுதிப்படுத்தவும்.
- பாதுகாப்பு தாளை விருப்பத்தை பயன்படுத்து மற்றும் விரும்பினால், கடவுச்சொல்லைச் சேர்க்கவும்.
உங்கள் தரவை வரிசைப்படுத்தவும்
நீங்கள் நுழைந்தவுடன் உங்கள் தரவை வரிசைப்படுத்தவும்.
எக்செல் அல்லது கூகுள் விரிதாள்களில் சிறிய அளவிலான வரிசையாக்கம் செய்யப்படாத தரவு வேலை பொதுவாக சிக்கலாகாது, ஆனால் பல தரவு அதிகரிக்கிறது, அதனால் திறனுடன் செயல்படுவதில் சிக்கல் இருக்கிறது.
வரிசைப்படுத்தப்பட்ட தரவு புரிந்து மற்றும் பகுப்பாய்வு எளிதாக மற்றும் VLOOKUP மற்றும் SUBTOTAL போன்ற சில செயல்பாடுகள் மற்றும் கருவிகள், சரியான முடிவுகளை திரும்ப வரிசையில் தரவு தேவைப்படுகிறது.
மேலும், வெவ்வேறு வழிகளில் உங்கள் தரவை வரிசையாக்குவது முதலில் தெளிவாக இல்லாத போக்குகளைக் கண்டறிவதை எளிதாக்குகிறது.
தரவு வரிசைப்படுத்தப்படுவதைத் தேர்ந்தெடுப்பது
தரவு வரிசைப்படுத்தப்படுவதற்கு முன்பாக, எக்செல் வரிசைப்படுத்தப்பட்டதாக இருக்கும் சரியான வரம்பை அறிந்து கொள்ள வேண்டும், மேலும் வழக்கமாக எக்செல் உள்ளிட்ட போதுமான தரவுகளைத் தேர்ந்தெடுப்பதில் மிகவும் நல்லது.
- தொடர்புடைய தரவுகளின் ஒரு பகுதிக்குள் வெற்று வரிசைகள் அல்லது நெடுவரிசைகள் எதுவும் இல்லை;
- தொடர்புடைய தரவுகளின் இடங்களுக்கும் வெற்று வரிசைகள் மற்றும் நெடுவரிசைகள் இடப்பட்டன.
எக்செல் கூட துல்லியமாக நிர்ணயிக்கும், தரவுப் பகுதியில் பெயர்கள் இருந்தால், இந்த வரிசையை பதிவுகள் வரிசைப்படுத்த வேண்டும்.
இருப்பினும், எக்செல் வரிசையாக்க வரம்பைத் தேர்ந்தெடுக்க அனுமதிக்கிறது, குறிப்பாக குறிப்பாக பெரிய அளவிலான தரவுகளை சரிபார்க்க கடினமாக இருக்கும்.
தரவு தேர்ந்தெடுக்கும் பெயர்களைப் பயன்படுத்துதல்
சரியான தரவு தேர்ந்தெடுக்கப்பட்டதை உறுதிசெய்ய, வரிசையைத் தொடங்குவதற்கு முன் வரம்பை உயர்த்தி காட்டுங்கள்.
அதே வரம்பை மீண்டும் மீண்டும் வரிசைப்படுத்தினால், சிறந்த அணுகுமுறை இது ஒரு பெயரை வழங்குவதாகும்.
வரிசையாக்க வரம்பிற்கு ஒரு பெயர் வரையறுக்கப்பட்டிருந்தால், பெயர் பெட்டி பெயரை உள்ளிடுக, அல்லது தொடர்புடைய துளி பட்டியலில் இருந்து அதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும், மேலும் பணித்தாள் உள்ள தரவு சரியான வரம்பை எக்செல் தானாக முன்னிலைப்படுத்தும்.
மறைக்கப்பட்ட வரிசைகள் மற்றும் நெடுவரிசைகள் மற்றும் வரிசையாக்கம்
வரிசைப்படுத்தப்பட்ட வரிசைகள் மற்றும் தரவு நெடுவரிசைகள் வரிசையாக்கத்தில் நகர்த்தப்படாது, எனவே வரிசையாக்கம் நடைபெறுவதற்கு முன்பாக அவை மறைக்கப்பட வேண்டும்.
உதாரணமாக, வரிசையில் 7 மறைக்கப்பட்டிருந்தால், அது வரிசைப்படுத்தப்பட்ட தரவு வரம்பின் ஒரு பகுதியாகும், அது வரிசையில் விளைவாக அதன் சரியான இருப்பிடத்திற்கு மாற்றப்படாமல் விட வரிசையில் 7 ஆக இருக்கும்.
அதே தரவு பத்திகள் செல்கிறது. வரிசைகள் மூலம் வரிசையாக்கம் என்பது தரவுகளின் நெடுவரிசைகளை மறு வரிசைப்படுத்துவதாகும், ஆனால் வரிசை B ஐ மறைப்பதற்கு முன்பாக மறைக்கப்பட்டிருந்தால், அது வரிசை B ஆக இருக்கும் மற்றும் வரிசைப்படுத்தப்பட்ட வரம்பில் மற்ற நெடுவரிசைகளை மறு ஒழுங்கு செய்யாது.
எண்கள் எண்கள் என எல்லா எண்களும் இருக்க வேண்டும்
அனைத்து எண்களும் எண்களாக சேமிக்கப்பட்டுள்ளன என்பதை சரிபார்க்கவும். முடிவு நீங்கள் எதிர்பார்க்கவில்லை என்றால், நெடுவரிசையில் எண்கள் சேமிக்கப்படும் எண்கள் மற்றும் எண்ணாக இல்லை. எடுத்துக்காட்டாக, எதிர்மறை எண்கள் சில கணக்கியல் அமைப்புகளிலிருந்து இறக்குமதி செய்யப்படுகின்றன, அல்லது ஒரு முன்னணி உள்ளிட்ட எண்ணை ' (அப்போஸ்திரி) உரை என சேமிக்கப்படுகிறது.
நீங்கள் விரைவாக தரவை தரும்போது A முதல் Z அல்லது Z-A முறையில் பொத்தான்கள், விஷயங்கள் கடுமையாக தவறாக போகலாம். தரவு உள்ள ஒரு வெற்று வரிசை அல்லது வெற்று பத்திகள் இருந்தால், தரவு பகுதியாக வரிசைப்படுத்தப்படுகிறது போது, மற்ற தரவு புறக்கணிக்கப்படும். பெயர்கள் மற்றும் ஃபோன் எண் இனிமேல் பொருந்தவில்லை என்றால், அல்லது கட்டளைகள் தவறான வாடிக்கையாளர்களுக்குச் சென்றால், உங்களுக்கு இருக்கும் குழப்பத்தை கற்பனை செய்து பாருங்கள்!
வரிசையாக்கத்திற்கு முன்னர் தரவு சரியான வரம்பைத் தேர்ந்தெடுப்பதற்கான ஒரு எளிய வழி, ஒரு பெயரை வழங்குவதாகும்.
இரண்டாவது அனுமானம் சரியாக எக்செல் வகையான பாதிக்கிறது. நீங்கள் ஒரு ஒற்றை செல் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்டிருந்தால், எக்செல் ஒரு வரம்பைத் தேர்ந்தெடுக்கும் தேர்வை நீட்டிக்கிறது (அழுத்திப் போன்றது Ctrl + Shift + 8) ஒன்று அல்லது அதற்கு மேற்பட்ட வெற்று நெடுவரிசைகள் மற்றும் வரிசைகள் வரையறுக்கப்பட்டுள்ளது. அது தலைப்பு தகவல் அல்லது இல்லையா என்பதைத் தீர்மானிக்க தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட வரம்பில் முதல் வரிசையை ஆராய்கிறது.
இது கருவிப்பட்டி கருவிகளுடன் வரிசைப்படுத்துவது தந்திரமானதாக இருக்கலாம். எக்செல் ஒரு தலைப்பு என அங்கீகரிக்க பொருட்டு உங்கள் தலைப்பு (உங்களிடம் ஒன்று இருந்தால்) சில மாறாக கடுமையான வழிமுறைகளை சந்திக்க வேண்டும். உதாரணமாக, தலைப்பு வரிசையில் எந்த வெற்று செல்கள் இருந்தால், எக்செல் அது ஒரு தலைப்பு இல்லை என்று நினைக்கலாம். அதேபோல, தலைப்பு வரிசையில் தரவு வரம்பில் உள்ள பிற வரிசைகள் போல வடிவமைக்கப்பட்டிருந்தால், அது அதை அடையாளம் காணாது. அதே போல், உங்கள் தரவு அட்டவணையானது உரை முழுவதையும் உள்ளடக்கியிருந்தால், உங்கள் தலைப்பு வரிசையில் எதுவும் இல்லை, ஆனால் எக்செல் எடுக்கும் எல்லா நேரமும் தலைப்பு வரிசையை அங்கீகரிக்கத் தவறாது. (வரிசையில் எக்செல் மற்றொரு தரவு வரிசை போல் தெரிகிறது.)
வரம்பை தேர்ந்தெடுக்கும்போதும், தலைப்பு வரிசையில் இருந்தால் எக்செல் உண்மையான வரிசையாக்கத்தைச் செய்வதைத் தீர்மானிக்கும். எக்செல் வரம்பு தேர்வு மற்றும் தலைப்பு வரிசை உறுதிப்பாடு ஆகிய இரண்டையும் எடுத்திருக்கிறதா என்பதைப் பொறுத்து முடிவுகள் எவ்வளவு மகிழ்ச்சி அடைகின்றன என்பதைப் பொறுத்து இருக்கும். எடுத்துக்காட்டாக, எக்செல் உங்களிடம் தலைப்பு வரிசையைக் கொண்டிருக்கவில்லை எனில், நீங்கள் செய்தால், உங்கள் தலைப்பு தரவின் உடலில் வரிசைப்படுத்தப்படும்; இது பொதுவாக மோசமான விஷயம்.
உங்கள் தரவு வரம்பானது சரியாக அறியப்பட்டிருப்பதை உறுதிசெய்ய, பயன்படுத்தவும் Ctrl + Shift + 8 எக்செல் தேர்ந்தெடுக்கும் என்பதைக் காண குறுக்குவழி; இது வரிசைப்படுத்தப்படும். உங்கள் எதிர்பார்ப்புகளுடன் பொருந்தவில்லை என்றால், உங்கள் அட்டவணையில் உள்ள தரவின் தன்மையை மாற்ற வேண்டும் அல்லது தரவு வரம்பைத் தேர்ந்தெடுக்க வேண்டும். வரிசைப்படுத்த உரையாடல் பெட்டி.
உங்கள் தலைப்பு சரியாக அறியப்பட்டிருப்பதை உறுதிப்படுத்த, பயன்படுத்தவும் Ctrl + Shift + 8 தரவு வரம்பைத் தேர்ந்தெடுக்க குறுக்குவழி, முதல் வரிசையைப் பார்க்கவும். முதல் வரிசையில் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்டவர்களிடமிருந்தோ அல்லது முதல் வரிசையிலிருந்தோ உள்ள வெற்று செல்கள் உங்கள் தலைப்பில் இருந்தால், இரண்டாவது வரிசையைப் போல வடிவமைக்கப்பட்டுள்ளது அல்லது நீங்கள் தேர்ந்தெடுத்த ஒரு தலைப்பு வரிசையில் ஒன்றுக்கு மேற்பட்டது, பின்னர் எக்செல் உங்களுக்கு எந்த தலைப்பு வரிசையும் இல்லை என்று கருதுகிறது. இதனை சரிசெய்ய, எக்செல் மூலம் அதை சரியாக அங்கீகரிக்க வேண்டும் என்பதை உறுதிப்படுத்த உங்கள் தலைப்பு வரிசையில் மாற்றங்களை செய்யுங்கள்.
கடைசியாக, உங்கள் தரவு அட்டவணை பல வரிசை தலைப்புகள் பயன்படுத்துகிறார்களானால், அனைத்து பந்தயங்களும் நிறுத்தப்படலாம். எக்செல் அவர்களுக்கு கடினமான நேரம் அங்கீகாரம் அளித்துள்ளது. அந்த தலைப்பில் உள்ள வெற்று வரிசைகள் அடங்கும் என்று நீங்கள் நினைக்கும்போது சிக்கலை அதிகப்படுத்துகிறீர்கள்; அது தானாகவே செய்ய முடியாது. எவ்வாறாயினும், நீங்கள் வரிசையைச் செய்வதற்கு முன்னர் வரிசையாக்க விரும்பும் அனைத்து வரிசைகளையும் நீங்கள் தேர்ந்தெடுக்கலாம். வேறு வார்த்தைகளில் கூறுவதானால், நீங்கள் எக்செல் வரிசைப்படுத்த வேண்டும் என்ன குறிப்பிட்ட; எக்செல் நீங்கள் அனுமானங்களை செய்ய அனுமதிக்க வேண்டாம்.
தேதிகள் மற்றும் டைம்ஸ் உரை என சேமிக்கப்படும்
தேதியின்படி வரிசைப்படுத்துவதற்கான முடிவுகள் எதிர்பார்த்ததை அடையவில்லை என்றால், வரிசையாக்க விசை கொண்ட நெடுவரிசையில் உள்ள தரவு எண்கள் (தேதிகள் மற்றும் நேரங்கள் வெறும் தரவு தரவரிசைப்படுத்தப்பட்டவை) விட உரைத் தரவுகளாக சேமிக்கப்படும் தேதிகள் அல்லது நேரங்களைக் கொண்டிருக்கக்கூடும்.
மேலே உள்ள படத்தில் ஏ. பீட்டர்சனின் பதிவு 2014 ஆம் ஆண்டு நவம்பர் 5 அன்று கடன் வாங்கிய தேதி அடிப்படையில் பட்டியலிடப்பட்டபோது ஏ.வில்ஸ்ஸனின் பதிவுக்கு மேல் பதிவு செய்யப்பட வேண்டும். நவம்பர் 5 கடன் கடன் தேதி.
எதிர்பாராத முடிவுகளுக்கான காரணம் ஏ பீட்டர்ஸனின் கடன் தேதியை ஒரு எண்ணாக விட உரையாக சேமிக்கப்பட்டுள்ளது.
கலப்பு தரவு மற்றும் விரைவு வகைகள்
உரை மற்றும் எண் தரவைக் கொண்ட பதிவுகள் விரைவான வகை முறைகளைப் பயன்படுத்தும் போது, எக்செல் தனித்த எண் மற்றும் உரை தரவுகளை தனித்தனியாக வரிசைப்படுத்துகிறது - வரிசைப்படுத்தப்பட்ட பட்டியலில் உள்ள உரைத் தரவுடன் பதிவுகளை வைப்பது.
எக்செல் கூட வரிசையாக்க முடிவுகளில் நெடுவரிசை தலைப்புகள் உள்ளடக்கியது - தரவு அட்டவணையின் புலம் பெயர்களைக் காட்டிலும் உரைத் தரவின் மற்றொரு வரிசையாக அவற்றை விளக்குகிறது.
வரிசை எச்சரிக்கைகள் - வரிசை உரையாடல் பெட்டி
மேலே உள்ள படத்தில் காட்டப்பட்டுள்ளபடி, வரிசையாக்க உரையாடல் பெட்டியைப் பயன்படுத்தினால், ஒரு நெடுவரிசையில் வரிசையாக்கமாக, எக்செல் அதை உரையாக சேமித்து வைத்திருக்கும் தரவுகளை எதிர்கொண்டிருப்பதை உங்களுக்கு எச்சரிக்கிறது மற்றும் உங்களுக்குத் தெரிவுசெய்கிறது:
- பல எண்ணை வரிசை எண்ணாக வரிசைப்படுத்தலாம்.
- தனித்தனியாக உரையாக சேமிக்கப்படும் எண்கள் மற்றும் எண்களை வரிசைப்படுத்து.
நீங்கள் முதல் விருப்பத்தைத் தேர்வு செய்தால், எக்செல், சரியான முடிவுகளின் சரியான இடத்தில் உரைத் தகவலை வைக்க முயற்சிக்கும்.
இரண்டாவது விருப்பத்தைத் தேர்வுசெய்து எக்செல், விரைவான வரிசையில் உள்ளதைப் போலவே, வகையான முடிவுகளின் கீழ் உள்ள உரைத் தரவைக் கொண்டிருக்கும் பதிவுகள் வைக்க
