தொகுதிச் சரிபார்ப்பு செய்திகளிலிருந்து மணிகள் மற்றும் விசில் சேர்ப்பது வரை எங்கள் இன்பாக்ஸை மேம்படுத்த முயற்சிக்க எவ்வளவு நேரம் செலவிட்டாலும் - மின்னஞ்சல் நம் வாழ்க்கையை எடுத்துக்கொள்கிறது. கடந்த மாதத்திலிருந்து எனது புள்ளிவிவரங்களைப் பார்க்கும்போது, 10, 000 க்கும் மேற்பட்ட மின்னஞ்சல்களை (ஈக்!) பெற்றுள்ளேன், செயலாக்கினேன், எனவே இந்த ஆன்லைன் கடிதங்களை நிர்வகிக்க சரியான வழியைக் கண்டுபிடிப்பது எனது அன்றாட நல்லறிவுக்கு முக்கியமானது.
இருப்பினும், மின்னஞ்சலை நிர்வகிப்பதற்கான “சரியான வழி” உங்கள் சொந்த பாணியைப் பொறுத்தது. நான் மிகவும் பிரபலமான மற்றும் வெற்றிகரமான சில உத்திகளைச் சுற்றிவளைத்துள்ளேன், இதன்மூலம் உங்களுக்கு எது சிறந்தது என்பதை நீங்கள் தீர்மானிக்க முடியும்:
1. லிஃபோ: லாஸ்ட் இன் ஃபர்ஸ்ட் அவுட்
இந்த நுட்பம் பழைய விஷயங்களை தன்னுடன் சமாளிக்க அனுமதிப்பதில் கணிக்கப்பட்டுள்ளது. மக்கள் தங்கள் இன்பாக்ஸைக் கையாளும் பொதுவான வழி இது, மின்னஞ்சல் மேல்-கீழ் வழியாக வாசித்தல் (அக்கா, பெறப்பட்ட மிக சமீபத்திய மின்னஞ்சலில் தொடங்கி).
இது மிகவும் வசதியானது மற்றும் உள்ளுணர்வு, ஆனால் இந்த மூலோபாயத்தின் இரண்டு முதன்மை அபாயங்கள் உள்ளன. முதல் ஆபத்து என்னவென்றால், நீங்கள் சீரற்ற அக்கறையுடன் முடிவடையும். மின்னஞ்சலில் செலவழிக்க உங்களுக்கு நிறைய நேரம் இருக்கும் நாட்களில், மின்னல் வேகத்தில் தொடர்புகளுக்கு பதிலளிப்பீர்கள். நீங்கள் பிஸியாக இருக்கும் நாட்களில் மற்றும் கூட்டங்களில், செய்திகளைக் குவித்து, புதிய மின்னஞ்சல்களின் கீழ் புதைத்து விடுவீர்கள்.
இரண்டாவது ஆபத்து என்னவென்றால், நீங்கள் சரியான வாய்ப்புகளை இழக்க நேரிடும், ஏனெனில் நீங்கள் சரியான நேரத்தில் பின்தொடரவில்லை. இந்த மூலோபாயத்தைப் பயன்படுத்த நீங்கள் தேர்வுசெய்தால், ஆனால் இந்த அபாயங்களைத் தணிக்க விரும்பினால், வாரத்திற்கு ஒரு மணிநேரம் அல்லது இரண்டைத் தடுக்க நான் பரிந்துரைக்கிறேன், இதன் போது நீங்கள் தலைகீழ் காலவரிசை அணுகுமுறைக்கு மாறலாம் (வசதியாக கீழே கோடிட்டுக் காட்டப்பட்டுள்ளது). இந்த வழியில், முக்கியமானதாக இருக்கும் பழைய எதையும் நீக்குவீர்கள்.
2. தலைகீழ் காலவரிசை
LIFO க்கு நேர்மாறானது, தலைகீழ் காலவரிசை அணுகுமுறையை எடுத்துக்கொள்வது என்பது பழமையான மின்னஞ்சல்களை முதலில் கையாள்வது. நீங்கள் ஜிமெயிலைப் பயன்படுத்தினால், மேல் வலது மூலையில் உள்ள மின்னஞ்சல் கவுண்டரைக் கிளிக் செய்வதன் மூலம், உங்கள் இன்பாக்ஸின் வரிசையாக்கத்தை மாற்றலாம்.
இந்த மூலோபாயத்தின் மூலம், நீங்கள் நிறுத்தி வைத்திருக்கும் கடினமான மின்னஞ்சல்களை நீங்கள் அடிக்கடி எதிர்கொள்வீர்கள், இது எந்தவொரு நாள்பட்ட தள்ளிப்போடும் நபர்களுக்கும் சிறந்தது. இருப்பினும், இந்த மூலோபாயத்திற்கு ஒரு தீங்கு உள்ளது. இப்போதே பதிலளிக்க வேண்டிய அவசர மின்னஞ்சல்களை நீங்கள் தொடர்ந்து பெறும் இடத்தில் நீங்கள் பணிபுரிந்தால், தலைகீழ் காலவரிசை அணுகுமுறையை எடுப்பது ஆபத்தானதாக இருக்கலாம். அவ்வாறு கூறினால், உண்மையான வேலைநாளில் இந்த மூலோபாயத்தை நீங்கள் நிச்சயமாக LIFO உடன் இணைக்க முடியும்.
3. யெஸ்டர்பாக்ஸ்
ஜாப்போஸ் தலைமை நிர்வாக அதிகாரி டோனி ஹெசீயால் பிரபலமாகப் பயன்படுத்தப்பட்ட யெஸ்டர்பாக்ஸ் நுட்பம், நேற்று நீங்கள் பெற்ற அனைத்து மின்னஞ்சல்களையும் கையாள்வதில் கவனம் செலுத்துகிறது. Hsieh விளக்குகிறார்:
“ஒவ்வொரு நாளும் நீங்கள் செய்ய வேண்டியவை பட்டியல் நேற்றைய மின்னஞ்சல் இன்பாக்ஸ் (எனவே, 'யெஸ்டர்பாக்ஸ்'). இதைப் பற்றிய பெரிய விஷயம் என்னவென்றால், நீங்கள் காலையில் எழுந்தவுடன், நீங்கள் எத்தனை மின்னஞ்சல்களைப் பெற வேண்டும் என்பது உங்களுக்குத் தெரியும், நேற்று முதல் ஒவ்வொரு மின்னஞ்சலையும் செயலாக்கி உங்கள் இன்பாக்ஸிலிருந்து அகற்றும்போது முன்னேற்ற உணர்வு இருக்கிறது, உண்மையில் ஒரு புள்ளி இருக்கிறது நேற்றிலிருந்து செயலாக்க பூஜ்ஜிய மின்னஞ்சல்கள் உங்களிடம் இருக்கும்போது. நீங்கள் முடித்தவுடன் முடித்த உணர்வு உண்மையில் உள்ளது, இது ஆச்சரியமாக இருக்கிறது. ”
அவர்கள் தொடர்ந்து மின்னஞ்சலில் மூழ்குவதைப் போல உணரும் எவருக்கும் இது ஒரு சிறந்த உத்தி. எப்படி செய்வது என்று அவருடைய முழு வாசிப்பையும் நான் பரிந்துரைக்கும்போது, சிறந்த அம்சம் நிச்சயமாக உங்கள் இன்பாக்ஸில் நீங்கள் மீண்டும் பெறும் கட்டுப்பாட்டின் அளவு. மற்ற முறைகளைப் போலல்லாமல், உங்கள் இலக்கு நாள் செல்லச் செல்லும்போது அப்படியே இருக்கும், மேலும் காலப்போக்கில் நீங்கள் மின்னஞ்சல் மூலம் எவ்வளவு நேரம் எடுக்கும் என்பதற்கான சிறந்த கைப்பிடியைப் பெறுவீர்கள். நேற்று 25 மின்னஞ்சல்களைப் பெற்றீர்களா? சரி, அது உங்களுக்கு ஒரு மணி நேரத்திற்கு மேல் ஆகலாம். 70 மின்னஞ்சல்கள் வரும் ஒரு பெரிய நாள்? நீங்கள் முன்னரே திட்டமிடலாம் மற்றும் அளவை நிர்வகிக்க கூடுதல் நேரத்தைத் தடுக்கலாம்.
4. இன்பாக்ஸ் ஜீரோ
மெர்லின் மான் உருவாக்கிய ஒரு சொல், இன்பாக்ஸ் ஜீரோ என்பது ஒரு மின்னஞ்சல் உத்தி, இதன் மூலம் உங்கள் இன்பாக்ஸை எப்போதும் 100% காலியாக வைத்திருப்பது குறிக்கோள். இதற்கு சில பெரிய நன்மைகள் உள்ளன: எல்லாமே எப்போதும் கையாளப்படுகின்றன, உண்மையில் நடவடிக்கை எடுப்பதற்கு முன் மூன்றாவது முறையாக மின்னஞ்சலை மீண்டும் படிக்க நேரத்தை வீணாக்க வேண்டாம். இந்த உத்தி வகை-ஏ பட்டியல் தயாரிப்பாளர்களுக்கு (என்னைப் போல!) தங்கள் இன்பாக்ஸில் முழுமையான கட்டுப்பாட்டைக் கொண்டிருக்க விரும்புகிறது. ஆனால் எனது அனுபவத்திலிருந்து, இதை நீங்கள் அதிக தூரம் எடுத்துக் கொண்டால், உங்கள் இன்பாக்ஸ் உங்கள் வாழ்க்கையை ஆணையிட அனுமதிப்பது எளிது. சார்பு உதவிக்குறிப்பு: ஜிமெயிலுக்கான பூமராங்குடன் ஜோடி இன்பாக்ஸ் பூஜ்ஜியம், நீங்கள் தேர்வுசெய்த தேதி மற்றும் நேரம் வரை உங்கள் இன்பாக்ஸிலிருந்து செய்திகளைத் தாக்கல் செய்ய உங்களை அனுமதிக்கும் ஒரு பயன்பாடு, எனவே தேவைக்கேற்ப உண்மையில் பதிலளிப்பதற்கும் தாமதப்படுத்துவதற்கும் இடையே நீங்கள் முடிவு செய்யலாம்.
நீங்கள் முதன்முறையாக இதை முயற்சிக்கிறீர்கள் என்றால், நீங்கள் தொடங்குவதற்கு முன் இன்பாக்ஸ் ஜீரோவில் தங்க லில்லி ஹெர்மனின் வாரகால சவாலைப் பார்க்க பரிந்துரைக்கிறேன்.
ஒவ்வொரு முறையையும் முயற்சித்த பிறகு, ஒரு மூலோபாயத்தைத் தேர்ந்தெடுப்பது என்பது உங்கள் தனிப்பட்ட விருப்பங்களை நீங்கள் ஊக்குவிக்க விரும்பும் (அல்லது ஊக்கப்படுத்த) விரும்பும் எந்தவொரு பழக்கங்களுடனும் பொருந்துவதாகும் என்று நான் உறுதியாகக் கூற முடியும். கலவை மற்றும் பொருத்தம் உங்களுக்கு சிறந்ததாக இருப்பதை நீங்கள் காணலாம். இன்பாக்ஸ் ஜீரோவில் நான் நீண்ட நேரம் சென்றேன், கடைசியாக சிலவற்றைச் செய்வதற்கான மன அழுத்தம் மதிப்புக்குரியது அல்ல என்று முடிவு செய்துள்ளேன். ஆனால் ஒவ்வொரு இரவும் நான் படுக்கைக்குச் செல்லும் நேரத்தில் எனது இன்பாக்ஸை 20 மின்னஞ்சல்களுக்குக் கீழே வைத்திருக்கிறேன் - விரிசல்களால் எதுவும் விழவில்லை என்பதை விரைவாகச் சரிபார்க்க அவை அனைத்தையும் எனது திரையில் பார்க்க முடியும். உங்கள் இன்பாக்ஸுக்கு நீங்கள் அடிமையாக இல்லாத வரை, உங்களிடமிருந்து கேட்க வேண்டிய எவரும் சரியான நேரத்தில் பதிலைப் பெறுகிறார்கள், யார் தீர்ப்பளிக்க வேண்டும்?
