சமீபத்தில், நான் வணிக தொடர்பான தொலைபேசி அழைப்புகளில் அதிகமாக வருகிறேன், இது ஸ்மார்ட் நபர்களுடன் இருந்தபோதிலும், என்னை ஒரு மோசமான எண்ணத்துடன் விட்டுவிட்டது. நிச்சயமாக, அழைப்புகள் மிகவும் எளிமையானதாகத் தோன்றுகின்றன, ஆனால் தொழில்நுட்ப குறைபாடுகளிலிருந்து மோசமான நேர மேலாண்மை வரை தவிர்க்கப்படக்கூடிய எதுவும் உங்கள் வாடிக்கையாளர்களின் மற்றும் சக ஊழியர்களின் உங்களைப் போன்ற தோற்றங்களை உண்மையில் பாதிக்கும் (உங்கள் உற்பத்தித்திறனைக் குறிப்பிட தேவையில்லை).
எனவே, மின்னஞ்சல் மற்றும் கூட்டங்களுக்கான எழுதப்படாத விதிகள் இருப்பதைப் போலவே, எல்லோரும் பின்பற்ற வேண்டிய வணிக தொலைபேசி அழைப்புகள் மற்றும் மாநாட்டு அழைப்புகளுக்கான வழிகாட்டுதல்களை நான் உச்சரிக்கிறேன். எப்போதும் அதிக உற்பத்தி (மற்றும் குறைவான எரிச்சலூட்டும்) அழைப்புகளுக்கு இங்கே!
எந்த நபர் யாரை அழைக்கிறார், எந்த எண்ணில் அழைப்பார் என்பதை ஒப்புக்கொள்க. அழைப்புக்கு மூன்று நிமிடங்களுக்குப் பிறகு மின்னஞ்சல் அனுப்புவது "நான் உங்களை எங்கே அழைக்க வேண்டும்?" எல்லோருடைய நேரத்தையும் வீணாக்குகிறது.
பொதுவாக, நீங்கள் வேறொருவரிடம் ஏதாவது கேட்கிறீர்கள் என்றால், நீங்கள் அவரை அல்லது அவளை அழைக்க முன்வர வேண்டும். நீங்கள் வேறொருவருக்கு உதவி செய்கிறீர்கள் என்றால், யாரையும் துரத்துவதைத் தவிர்க்க உங்களை அழைக்க அந்த நபரிடம் கேளுங்கள்.
உங்களுக்குத் தேவையான நேரத்திற்கான அழைப்பைத் திட்டமிடுங்கள், இது ஐந்து, 10 அல்லது 20 நிமிடங்கள் இருக்கலாம் என்பதை நினைவில் கொள்ளுங்கள். நீங்கள் அருகிலுள்ள 30 நிமிட அதிகரிப்பிற்கு வட்டமிடக்கூடாது.
நீங்கள் அழைப்பிற்கு தாமதமாகப் போகிறீர்கள் என்பது உங்களுக்கு முன்பே தெரிந்தால், மற்ற நபருக்கு மின்னஞ்சல் வழியாகத் தெரியப்படுத்துங்கள், நீங்கள் தயாராக இருக்கும்போது அவரை அல்லது அவளை அழைக்க முன்வருங்கள்.
நீங்கள் அழைக்கும் நபர் எடுக்கவில்லை என்றால், முதல் முறையாக ஒரு செய்தியை விட வேண்டாம். 1-2 நிமிடங்கள் கழித்து மீண்டும் முயற்சிக்கவும், அவர் அல்லது அவள் எடுக்கவில்லை என்றால், ஒரு செய்தியையும் மின்னஞ்சலையும் விடுங்கள், நீங்கள் அழைத்ததை அவருக்கு அல்லது அவளுக்குத் தெரியப்படுத்துங்கள், மேலும் எவ்வளவு நேரம் நீங்கள் கிடைக்கும் என்பதைக் குறிப்பிடுங்கள். அவசரப்படாவிட்டால் மீண்டும் அழைக்க வேண்டாம்.
இரண்டு பேருக்கு மேல் பேசினால், நேரத்திற்கு முன்பே டயல்-இன் அமைக்கவும். இதற்கு உதவும் UberConference போன்ற இலவச சேவைகள் ஏராளமாக உள்ளன.
முடிந்தவரை குறைந்த நபர்களுக்கான அழைப்பை வைத்திருங்கள், மேலும் அங்குள்ள அனைவருக்கும் உண்மையில் அவசியம் என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள். வரிசையில் அதிகமானவர்கள், எல்லோரும் குறைவாக கவனம் செலுத்துகிறார்கள்.
நல்ல சமிக்ஞையுடன் அமைதியான இடத்திலிருந்து அழைப்பை எடுக்கிறீர்கள் என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள். சாத்தியமான போதெல்லாம் நிலக் கோடுகளைப் பயன்படுத்துவது சமிக்ஞை சிக்கல்களைத் தவிர்க்க உதவுகிறது.
நீங்கள் சத்தமில்லாத இடத்தில் சிக்கினால், நீங்கள் பேசாவிட்டால் நீங்கள் ஊமையாக இருப்பீர்கள் என்பதை இப்போதே மக்களுக்கு தெரியப்படுத்துங்கள். இது மரியாதைக்குரிய விஷயம்.
நீங்கள் தவறாமல் பயன்படுத்தும் தொலைபேசியிலிருந்து நீங்கள் அழைக்கவில்லை என்றால், அதை எவ்வாறு இயக்குவது என்பது உங்களுக்குத் தெரியுமா என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள். அறியப்படாத அலுவலக தொலைபேசி முறையைப் பயன்படுத்தும் போது இது மிகவும் முக்கியமானது.
நீங்கள் ஒரு டெமோ செய்யாவிட்டால், அழைப்பில் ஏதாவது ஒன்றை வழங்க ஸ்லைடுகளைப் பயன்படுத்த நான் பரிந்துரைக்கவில்லை, ஆனால் நீங்கள் இருந்தால், அவற்றை மின்னஞ்சல் வழியாக அனுப்ப வேண்டாம். அதற்கு பதிலாக, GoToMeeting அல்லது Screenleap போன்ற திரைப் பகிர்வு சேவையைப் பயன்படுத்தி, மக்கள் கவனிக்காமல் இருப்பதை உறுதிசெய்து கொள்ளுங்கள், முன்னேறவும், பின்னர் கவனம் செலுத்துவதை நிறுத்தவும்.
நீங்கள் ஒரு திரை பகிர்வு சேவையைப் பயன்படுத்துகிறீர்கள் என்றால், அழைப்பு துவங்குவதற்கு முன்பு இது செயல்படுவதை உறுதிசெய்து கொள்ளுங்கள், மேலும் உங்கள் சகாக்கள் அழைப்பிற்கு முன்னால் தேவைப்படும் எதையும் நிறுவியிருக்கிறார்கள்.
நீங்கள் முதன்முறையாக மக்களுடன் சந்திக்கிறீர்கள் அல்லது மக்கள் கவனம் செலுத்த விரும்பினால், வீடியோ கான்பரன்சிங்கைக் கவனியுங்கள்.
கூட்டங்களைப் போலவே, சரியான நேரத்தில் தொடங்கவும். ஸ்ட்ராக்லர்களுக்காக காத்திருப்பது அவர்களை ஊக்குவிக்கிறது.
நீங்கள் ஒரு மாநாட்டு அழைப்பில் சேர்கிறீர்கள் என்றால், உடனடியாக உங்களை அறிமுகப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள், எனவே ஒருவருக்கொருவர் உரையாடல் என்று அவர்கள் நினைத்ததைப் பற்றி நீங்கள் மூன்று நிமிடங்கள் கேட்டுக் கொண்டிருப்பதில் யாரும் ஆச்சரியப்படுவதில்லை.
யாராவது தாமதமாக இணைந்தால், அவரை அல்லது அவளைப் பிடிக்க வேண்டாம். இது மற்ற அனைவரின் நேரத்தையும் வீணாக்குகிறது. தவறவிட்டதைக் காண அழைப்பின் முடிவில் யாரையாவது பிடிக்க இந்த நபரை ஊக்குவிக்கவும்.
அழைப்பின் முதல் 120 விநாடிகளுக்குள் நீங்கள் யார், ஏன் அழைக்கிறீர்கள் என்ற கண்ணோட்டத்தை கொடுங்கள், பின்னர் உங்கள் நிகழ்ச்சி நிரலை அல்லது இலக்கை அமைக்கவும். அழைப்பில் உள்ள மற்றவர்கள் அவர்களிடமிருந்து நீங்கள் என்ன விரும்புகிறீர்கள் என்பதை இப்போதே தெரிந்து கொள்ள வேண்டும்.
ஒவ்வொரு அழைப்பின் முதல் சில நிமிடங்களில், எல்லோரும் எவ்வளவு நேரம் பேச வேண்டும் என்பதை உறுதிப்படுத்தவும், எனவே உரையாடலை அதற்கேற்ப நிர்வகிக்கலாம்.
உங்களிடம் மூன்று நபர்களுக்கு மேல் இருந்தால், எல்லோரும் இருப்பதை உறுதிசெய்ய அமைப்பாளர் விரைவான ரோல் அழைப்பைச் செய்ய வேண்டும், முடிந்தால் சுருக்கமாக அவர்களை அறிமுகப்படுத்தவும்.
வணிகத்தை முடிக்க உதவும் தனிப்பட்ட அறிமுகங்களை மட்டுமே செய்யுங்கள், அது உங்கள் நிகழ்ச்சி நிரலுக்கு காரணியாக இருக்கும். இல்லையெனில், நீங்கள் நிறைய நேரத்தை வீணாக்குவீர்கள்.
உங்கள் நிபுணத்துவத்தைப் பகிர்வது பற்றி அழைப்பு இல்லாவிட்டால், நீங்கள் 70% க்கும் அதிகமான நேரத்தை பேசக்கூடாது. பலர் வரிசையில் இருந்தால், அந்த எண்ணிக்கை 25% ஆக குறைகிறது.
உங்கள் வாக்கியங்களை சுருக்கமாக வைத்து, கருத்துக்களுக்கு இடையில் தொடர்ந்து இடைநிறுத்தவும். இது மக்களை உள்ளே செல்ல அல்லது கேள்விகளைக் கேட்க அனுமதிக்கும்.
நீங்கள் அழைப்பு அமைப்பாளராக இருந்தால், மக்கள் பேசவில்லை என்றால் வேறு யாராவது உரையாடலை ஏகபோகமாகக் கொண்டிருந்தால் பங்கேற்குமாறு அழைப்பது உங்கள் வேலை.
முடக்கு பொத்தானை மூலோபாயமாகப் பயன்படுத்தவும். 90% அழைப்பிற்கு நீங்கள் முடக்கப்பட்டிருந்தால், நீங்கள் முழுமையாக கவனம் செலுத்தவில்லை.
மின்னஞ்சலைச் சரிபார்க்கும் நபராக இருக்க வேண்டாம், மீண்டும் மீண்டும் கேள்வி கேட்க வேண்டும். உங்கள் பெரும்பாலான அழைப்புகளின் போது நீங்கள் மின்னஞ்சலைச் சரிபார்ப்பதைக் கண்டால், அவை மிக நீளமானவை, அவர்கள் சம்பந்தப்பட்ட பலர், அல்லது நீங்கள் அவற்றில் இருக்கத் தேவையில்லை.
அழைப்பு முடிவதற்கு ஐந்து நிமிடங்களுக்கு முன்பு, இது போர்த்தப்படுவதாக அனைவருக்கும் எச்சரிக்கவும், ஏதேனும் கேள்விகள் இருந்தால் கேட்கவும். முடிந்தால் அதை இயக்க அனுமதிக்காதீர்கள் - இது மற்றவர்களின் நேரத்தை அவமதிப்பதாகும்.
அழைப்பு செல்லும்போது அடுத்த படிகளைக் கண்காணிக்கவும், பின்னர் அவற்றை நினைவூட்டலாக மின்னஞ்சல் வழியாக அனுப்பவும்.
எங்களிடம் சொல்! உங்களுக்கு பிடித்த தொலைபேசி அழைப்பு விதி என்ன? நாம் தவறவிட்ட ஏதாவது?
