சில வாரங்களுக்கு முன்பு, மின்னஞ்சலின் எழுதப்படாத விதிகளைப் பற்றி நான் எழுதினேன், எத்தனை பேருக்கு இது பயனுள்ளதாக இருக்கும் என்று நான் வெடித்தேன். மாறிவிடும், காகிதத்தில் கிடைப்பதன் மூலம் நாம் அனைவரும் பயனடையக்கூடிய விதிகள் நிறைய உள்ளன!
இதைக் கருத்தில் கொண்டு, அந்த பட்டியல்களில் இன்னும் சிலவற்றைச் செய்வேன், இரண்டாவது பெரிய அலுவலக வலி புள்ளியுடன் தொடங்கி: கூட்டங்கள். ஒரு வெற்றிகரமான கூட்டத்தை எவ்வாறு நடத்துவது என்பது அவசியம் தெரிந்து கொள்ள வேண்டிய விதிகளைப் படியுங்கள், எல்லா இடங்களிலும் உள்ள சக ஊழியர்கள் உங்களுக்கு நன்றி தெரிவிப்பார்கள்.
திட்டமிடலுக்கு முன்பு உங்களுக்கு ஒரு கூட்டம் தேவை என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள். இதை தொலைபேசியிலோ அல்லது மின்னஞ்சல் மூலமாகவோ 10 நிமிடங்கள் தீர்க்க முடியுமா?
ஒவ்வொரு கூட்டத்திற்கும் ஒரு நோக்கம் இருக்க வேண்டும்: நீங்கள் ஒரு முடிவை எடுக்க வேண்டும் அல்லது ஒன்றாக ஒரு செயலை முடிக்க வேண்டும். புதுப்பிப்பைக் கொடுப்பது எப்போதும் மின்னஞ்சல் மூலம் நிகழலாம்.
உங்களுக்குத் தேவையானதை விட அதிக நேரத்தை திட்டமிட வேண்டாம். பெரும்பாலான கூட்டங்கள் ஒரு முழு மணி நேரத்திற்கு திட்டமிடப்பட்டுள்ளன, அவை 20 நிமிடங்கள், 30 நிமிடங்கள் அல்லது 45 நிமிடங்கள் ஆக இருக்க வேண்டும் - அதிகபட்சம் .
சரியான நேரத்தில் தொடங்குங்கள். ஸ்ட்ராக்லர்களுக்காக காத்திருக்க வேண்டாம் - அது அவர்களை ஊக்குவிக்கிறது.
சரியான நேரத்தில் முடிவு. "நாங்கள் எல்லோருக்கும் நிறைய செய்ய வேண்டியிருக்கிறது என்று எனக்குத் தெரியும், எனவே இதை 30 நிமிடங்களுக்குள் முயற்சித்துப் பார்ப்போம்" என்று சொல்வது, மக்கள் எவ்வளவு திறமையான சந்திப்பை வேண்டுமோ அவ்வளவுதான் நீங்கள் விரும்புகிறீர்கள் என்பதை அவர்களுக்கு நினைவூட்டுகிறது.
முற்றிலும் இருக்க வேண்டிய மக்களை மட்டுமே அழைக்கவும். ஒரு கூட்டத்தில் அதிகமான மக்கள், குறைவான செயல்களைச் செய்கிறார்கள்.
ஒவ்வொரு சந்திப்பிலும் யாரோ ஒருவர் அதை இயக்குவதற்கு நேரத்திற்கு முன்பே தெளிவாக ஒதுக்கப்பட்டிருக்க வேண்டும். அது நீங்கள் இல்லையென்றால், வேறொருவருக்கு பெயரிடுங்கள் (மேலும் அந்த நபருக்கு அவர் அல்லது அவள் பொறுப்பேற்பது தெரியும் என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள்).
கூட்டத்தின் தொடக்கத்தில் சிட்-அரட்டைக்கு சில நிமிடங்களில் சுட்டுக்கொள்ளுங்கள். நாங்கள் ரோபோக்கள் அல்ல, சக ஊழியர்களுடன் நல்லுறவை உருவாக்குவது வணிகத்தை இன்னும் சீராக நடத்த உதவுகிறது.
மக்கள் நேரத்திற்கு முன்னதாக ஏதாவது படிக்க வேண்டும் என்று நீங்கள் விரும்பினால், நேரத்திற்கு குறைந்தது மூன்று மணிநேரத்திற்கு முன்னதாக அனுப்புவது நல்லது, அதற்கு முந்தைய நாள் சிறந்தது. 20 நிமிடங்களுக்கு முன்பு அனுப்புவது பயனற்றது.
உங்கள் சந்திப்பு இடத்தை நேரத்திற்கு முன்பே முன்பதிவு செய்யுங்கள், அல்லது கூட்டத்திற்கு 10 நிமிடங்களுக்கு முன்பே அதைக் கண்டுபிடிக்கவும். எல்லோரிடமும் அரங்குகளில் அலைவது அனைவரின் நேரத்தையும் வீணடிக்கிறது.
அனைவரையும் கண்காணிக்க ஒரு நிகழ்ச்சி நிரலை அமைத்து, கூட்டத்தின் தொடக்கத்தில் பகிர்ந்து கொள்ளுங்கள்.
மக்கள் கவனம் செலுத்த வேண்டும் என்று நீங்கள் விரும்பினால், கூட்டத்தின் தொடக்கத்தில் அவர்களுக்கு பல கையேடுகளை வழங்க வேண்டாம். அவர்கள் அவற்றைப் புரட்டத் தொடங்குவார்கள், மேலும் அவர்கள் திசைதிருப்பப்படுவார்கள்.
கூட்டத்தின் போது உங்கள் தொலைபேசி அல்லது மின்னஞ்சலை சரிபார்க்க வேண்டாம். நீங்கள் என்ன செய்கிறீர்கள் என்பதை எல்லோரும் சொல்லலாம், அவர்களும் அவ்வாறே செய்யத் தொடங்குவார்கள்.
கூட்டம் செல்லும்போது அடுத்த படிகளைக் கண்காணிக்கவும். எந்தவொரு செயல் உருப்படிகளும் கூட்டத்திற்குப் பிறகு நினைவூட்டலாக அனுப்பப்பட வேண்டும்.
யாராவது ஒதுக்கப்படாத ஒரு செயல் உருப்படி பயனற்றது. பெரும்பாலான சந்தர்ப்பங்களில், காலக்கெடுவும் தேவைப்படுகிறது.
யாராவது அதிகமாக பேசுகிறார்களானால், அவரை அல்லது அவளை துண்டித்து விடுங்கள் (நன்றாக). அதேபோல், யாராவது மிகக் குறைவாகப் பேசுகிறார்களானால், அவரை அல்லது அவளை ஈடுபடுத்த முயற்சி செய்யுங்கள்.
உரையாடல் தலைப்புக்கு புறம்பானால், அதை நீங்கள் கட்டுப்படுத்துவது ஏற்றுக்கொள்ளத்தக்கது மற்றும் அவசியமானது. ஒரு எளிய, "எங்களுக்கு உதவ 10 நிமிடங்கள் மட்டுமே மீதமுள்ளதால், பின்னர் அது பயனுள்ளதாக இருந்தால் அதைப் பற்றி விவாதிக்க நேரத்தை திட்டமிடுவோம்".
கூட்டம் ஒரு மணி நேரத்திற்கும் மேலாக இருந்தால், இடைவெளிகளுக்கான நேரத்தை திட்டமிடுங்கள், மேலும் பங்கேற்பாளர்கள் நேரத்திற்கு முன்பே அவர்களைப் பற்றி தெரியப்படுத்துங்கள். அவர்கள் 45 நிமிடங்களில் தங்கள் மின்னஞ்சலை சரிபார்க்க முடியும் என்பதை அறிவது இப்போது கவனம் செலுத்த உதவும்.
உடல் மொழியைப் பாருங்கள். நீங்கள் தேடும் வரை, மக்கள் சலிப்படையுகிறார்களா, பணிநீக்கம் செய்யப்படுகிறார்களா அல்லது அவர்களின் நேரம் வீணடிக்கப்படுகிறதா என்று நீங்கள் எளிதாகக் கூறலாம்.
தேவைப்பட்டால், ஒரு குறிப்பை எடுப்பவரை நியமிக்கவும், இதன் மூலம் நீங்கள் கூட்டத்தை நடத்துவதில் கவனம் செலுத்தலாம்.
உங்கள் காலெண்டரில் தொடர்ச்சியான கூட்டங்கள் தேவைப்பட்டால் தவறாமல் மதிப்பிடுங்கள், அப்படியானால், வடிவம், நீளம் மற்றும் பங்கேற்பாளர்கள் அவற்றின் செயல்திறனுக்கு பங்களிப்பு செய்கிறார்களா. இல்லையென்றால்? அவர்களை மாற்றவும்!
