ஸ்பேம் மூலம் பிரித்தல், சரியான பதில்களை உருவாக்குதல் மற்றும் பின்தொடர்தல் தேவைப்படும் செய்திகளில் தாவல்களை வைத்திருத்தல் ஆகியவற்றுக்கு இடையில், உங்கள் இன்பாக்ஸின் மேல் தங்கியிருப்பது ஒரு வேலையாக உணர முடியும். அதனால்தான் ஒரு நாளைக்கு நூற்றுக்கணக்கான மின்னஞ்சல்களைப் பெற்றிருந்தாலும், திறமையான, ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட இன்பாக்ஸிற்கான ரகசியத்தை கண்டுபிடித்த நிபுணர்களின் மூளையை நாங்கள் தேர்ந்தெடுத்தோம். ஏனென்றால் ஒரு அமைப்பை வைத்திருப்பது மிகவும் கட்டுக்கடங்காத இன்பாக்ஸைக் கூட வெல்ல உதவும்.
1. உங்கள் இன்பாக்ஸில் உடனடி நடவடிக்கை தேவைப்படும் மின்னஞ்சல்களை மட்டும் வைத்திருங்கள்
இன்பாக்ஸ் பூஜ்ஜியம் மிக உயர்ந்த நோக்கமாக இருக்கலாம், ஆனால் உங்கள் இன்பாக்ஸில் எந்த செய்திகளை ரியல் எஸ்டேட் எடுக்க வேண்டும் என்பதில் இரக்கமற்றவராக இருப்பதன் மூலம், நீங்கள் மிகவும் தைரியமாக நெருங்கலாம்.
“பெரும்பாலான நாட்களில், எனது மின்னஞ்சல் இன்பாக்ஸில் 25 க்கும் குறைவான செய்திகள் உள்ளன. இது வேண்டுமென்றே. எனது இன்பாக்ஸைத் திறந்து, மிக அவசரமான மற்றும் பதில் தேவைப்படுவதை உடனடியாகக் காண நான் விரும்புகிறேன், ”என்கிறார் சர்வதேச அரசாங்க ஆலோசனை நிறுவனத்தின் மூத்த திட்ட மேலாளர் லீ ஆன் நியூமன். "இந்த பழக்கம் மிகவும் சரியான நேரத்தில் பொருட்களின் மீது நடவடிக்கை எடுக்க என்னைத் தூண்டுகிறது."
சில மணிநேரங்களில், 100 க்கும் மேற்பட்ட மின்னஞ்சல்களை நியூமன் பெறுவது அசாதாரணமானது அல்ல, அவற்றில் பல அவசரமானது மற்றும் உயர் மட்ட மேலாளர்களை உள்ளடக்கியது. 2008 ஆம் ஆண்டில், கையகப்படுத்தும் போது தனது நிறுவனம் புதிய மின்னஞ்சல் அமைப்புக்கு மாறியபோது புதிதாக தொடங்குவதற்கான வாய்ப்பு அவருக்கு கிடைத்தது. “இது எனது இன்பாக்ஸுக்கு வசந்தகால சுத்தம் போன்றது. அதன்பின்னர், பதிலளிக்காத மின்னஞ்சல்களால் நிரம்பிய ஒரு இன்பாக்ஸுடன் என்னால் செயல்பட முடியாது, ”என்று அவர் கூறுகிறார்.
2. செயல் நிலுவையில் உள்ள மின்னஞ்சல்களுக்கு “காத்திருக்கும் கோப்புறையை” உருவாக்கவும்
உங்கள் இன்பாக்ஸ் இல்லையென்றால் மின்னஞ்சல்கள் எங்கு செல்லும்? நீங்கள் பதிலளிப்பதற்கு முன்பு வேறொருவரிடமிருந்து நடவடிக்கை தேவைப்படும் மின்னஞ்சல்களுக்காக “காத்திருக்கும் கோப்புறையை” உருவாக்கவும். "இது ஒரு பெரிய நேரத்தைச் சேமிப்பதாகும்" என்று பணியிட நிபுணரும் பின் மற்றும் பிவோட்டின் நிறுவனருமான டார்சி மில்லர் கூறுகிறார், அவர் பல ஆண்டுகளாக ஒரு நாளைக்கு 150 க்கும் மேற்பட்ட மின்னஞ்சல்களுடன் தடைசெய்யப்பட்டார். "அந்த மின்னஞ்சல்கள் உங்கள் இன்பாக்ஸைக் குலுக்கவில்லை, மேலும் ஒவ்வொரு நாளும் அல்லது வாரமும் பார்க்க என்ன திட்டங்கள் இன்னும் நிலுவையில் உள்ளன என்பதை உங்களுக்கு நினைவூட்டுகிறது."
தனது முதல் வேலையின் முதல் ஆண்டில், அவளுக்குத் தேவையான மின்னஞ்சல் இணைப்பைக் கண்டுபிடிக்க முடியாதபோது, இந்த தந்திரத்தை அவள் கடினமாகக் கற்றுக்கொண்டாள். "அந்த நேரத்தில் எனது இன்பாக்ஸில் இருந்த ஆயிரக்கணக்கான மின்னஞ்சல்களில், அந்த மின்னஞ்சலைத் தேடுவதில் ஒரு நாளின் பாதியை நான் செலவிட்டேன், " என்று அவர் கூறுகிறார். "அந்த தருணத்திலிருந்து நான் சபதம் செய்தேன், எனது இன்பாக்ஸை நான் கட்டுப்படுத்துவேன்!"
3. உங்கள் புதிய BFF ஐ துணை கோப்புறைகள் அல்லது லேபிள்களாக உருவாக்குங்கள்
போர்டு முழுவதும், இன்பாக்ஸ் மேவன்ஸ் எளிதில் டிகோட் செய்யக்கூடிய துணை கோப்புறை அல்லது லேபிள் அமைப்பை உருவாக்க பரிந்துரைக்கிறது. மேப்பிள் ஹோலிஸ்டிக்ஸின் தலைமை நிர்வாக அதிகாரியான நேட் மாஸ்டர்சன், சில நாட்களில் 250 மின்னஞ்சல்களைப் பெறுவார் என்று மதிப்பிடுகிறார், எனவே அமைப்பு முக்கியமானது. "மின்னஞ்சல் லேபிள்கள் உங்கள் நண்பர்" என்று அவர் அறிவுறுத்துகிறார். "முக்கியமான மின்னஞ்சல் சங்கிலிகளை ஒன்றிணைக்க அவற்றைப் பயன்படுத்தவும், எனவே நீங்கள் குறிப்புக்கு ஏதாவது பார்க்க வேண்டியிருக்கும் போது, நீங்கள் அதை எளிதாக செய்யலாம்."
நியூமன் தனது லேபிள்களில் மற்றவர்களுக்கு கேள்விகள் இருக்கலாம், அவர் எடுத்த முடிவுகளுக்கு ஆதரவு மற்றும் எதிர்கால வணிகத் தேவைகளுக்கான குறிப்புப் பொருட்கள் ஆகியவை அடங்கும். "என்னிடம் டஜன் கணக்கான துணை கோப்புறைகள் மற்றும் நூற்றுக்கணக்கான மின்னஞ்சல்கள் குறிப்புக்காக காப்பகப்படுத்தப்பட்டுள்ளன, " என்று அவர் கூறுகிறார். "ஒரு கோரிக்கையின் சில நொடிகளில் எனக்குத் தேவையானதைக் கண்டுபிடிக்க முடிகிறது, ஏனென்றால் அது எங்கே சேமிக்கப்படுகிறது, விரைவாக அதை எவ்வாறு கண்டுபிடிப்பது என்பது எனக்குத் தெரியும்."
4. இன்பாக்ஸ் விதிகள் அல்லது வடிப்பான்களை அமைக்கவும்
பல மின்னஞ்சல் வழங்குநர்கள் உங்களுக்காக நடவடிக்கை எடுக்கும் இன்பாக்ஸ் விதிகள் அல்லது வடிப்பான்களை அமைக்க உங்களை அனுமதிக்கின்றனர், மேலும் எந்தவொரு மூளை சக்தியையும் குறைக்காமல் மின்னஞ்சல்களை விரைவாக வகைப்படுத்த உங்களுக்கு உதவலாம்.
ஒவ்வொரு நாளும் 150 மின்னஞ்சல்களின் நீரோட்டத்தின் மேல் இருக்க, கேர்ரெக்ஸ் கன்சல்டிங் குழுமத்தின் தலைமை நிர்வாக அதிகாரி ரேச்சல் நீல், அவுட்லுக்கின் விதிகள் செயல்பாடுகளை சாதகமாக பயன்படுத்துகிறார். "மின்னஞ்சல்களை வெவ்வேறு கோப்புறைகள், வண்ணக் குறியீடு மற்றும் அனுப்பியவரின் அடிப்படையில் முன்னுரிமை அளிக்கும் விதிகளை நான் அமைத்துள்ளேன், " என்று அவர் கூறுகிறார். பின்னர், நாள் முடிவில், அவள் தவறவிட்ட எதையும் விரைவாக ஸ்கேன் செய்வாள். "நான் தொடர்ந்து பின்பற்றுகிறேன் மற்றும் சத்தத்தைத் தடுக்கிறேன் என்பதை உறுதிப்படுத்த விதிகள் உதவுகின்றன. இது ஒழுங்கீனத்தை குறைந்தபட்சமாக வைத்திருக்க எனக்கு உதவுகிறது. ”
5. பின்தொடர் தேவைப்படும் மின்னஞ்சல்களைக் கண்காணிக்க உங்கள் காலெண்டரைப் பயன்படுத்தவும்
சில மின்னஞ்சல்களுக்கு எளிய பதிலை விட அதிகமாக தேவைப்படலாம் என்பதால், அவற்றை காலெண்டரில் சேர்க்க நியூமன் பரிந்துரைக்கிறார். "உடனடி பதில் மட்டுமல்லாமல் ஒருவித பின்தொடர்தல் நடவடிக்கையும் தேவைப்படும் மின்னஞ்சலை நான் பெற்றால், நான் மின்னஞ்சலை ஒரு நியமிக்கப்பட்ட துணை கோப்புறைக்கு நகர்த்தி, எனது காலெண்டரில் ஒரு நினைவூட்டலை வைக்கிறேன், அதில் கோப்புறை இருப்பிடம் மற்றும் பின்தொடரும் தேதி ஆகியவை அடங்கும் தேவை, ”என்று அவர் கூறுகிறார்.
அவர் மைக்ரோசாப்ட் அவுட்லுக்கைப் பயன்படுத்துகிறார், இது அவுட்லுக்கின் காலெண்டரை அணுக அனுமதிக்கிறது, ஆனால் நீங்கள் இதை ஜிமெயிலிலும் செய்யலாம். கருவிப்பட்டியில் உள்ள “மேலும்” பொத்தானைக் கிளிக் செய்து “நிகழ்வை உருவாக்கு” என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
6. உங்கள் இன்பாக்ஸில் குப்பை அஞ்சல் மொழியை அனுமதிக்க வேண்டாம்
விளம்பர மின்னஞ்சல்களுடன் நீங்கள் வேக்-ஏ-மோல் விளையாடுவதைப் போல உணர்கிறீர்களா? குழுவிலக பொத்தானைக் கொண்டு விரைவாக இருங்கள். அச்சுப்பொறியின் தலைமை நிர்வாக அதிகாரியும், நிறுவனருமான டேவிஸ் சிக்ஸ்னன்ஸ், விளம்பர மின்னஞ்சல்கள் மற்றும் செய்திமடல்களுக்கு மூன்று வேலைநிறுத்த விதியைப் பயன்படுத்துகிறார். மூன்றாவது முறையாக ஒரு குறிப்பிட்ட அனுப்புநரிடமிருந்து செய்திமடல் அல்லது விளம்பர மின்னஞ்சலை நீக்கும்போது, அவர் பட்டியலிலிருந்து குழுவிலகிறார்.
7. உங்கள் செல்ல வேண்டிய பதில்களுக்கான வார்ப்புருக்களை உருவாக்கவும்
ஒவ்வொரு மின்னஞ்சலுக்கும் வித்தியாசமான பதிலைத் தருவது ஒரு பெரிய நேரத்தை உறிஞ்சும். ஒரே மாதிரியான மின்னஞ்சலை மீண்டும் மீண்டும் அனுப்புவதை நீங்கள் கண்டால், நீங்கள் எளிதாக மீண்டும் பயன்படுத்தக்கூடிய சில பங்கு பதில்களை உங்கள் வரைவுகளில் வைத்திருப்பதன் மூலம் நீங்கள் பயனடையலாம்.
தொழில்முறை ஒழுங்கமைக்கும் நிறுவனமான க்ளட்டர்பஸ்டர்களின் தலைவரான பெட்ஸி ஃபெயின், பூட்டப்பட்ட மற்றும் ஏற்றப்பட்ட பதில்களுடன் அடிக்கடி கேட்கக்கூடிய கேள்விகளைக் கேட்டுள்ளார். "முன்பே எழுதப்பட்ட மின்னஞ்சல்கள் என்னிடம் உள்ளன, அவை 'உங்கள் சேவைகளைப் பற்றி என்னிடம் சொல்லுங்கள்' அல்லது 'நான் ஒரு சந்திப்பை எவ்வாறு அமைப்பது?'
இதை நீங்கள் கையால் செய்ய விரும்பவில்லை என்றால், மிக்மேக்ஸ் ஜிமெயில் சொருகி முயற்சிக்கவும், அல்லது உங்கள் அமைப்புகளுக்குச் சென்று பதிவு செய்யப்பட்ட பதில்களை இயக்கவும். (உங்கள் இன்பாக்ஸின் மேல் வலதுபுறத்தில் உள்ள கியரைக் கிளிக் செய்து, கீழ்தோன்றலில் இருந்து “அமைப்புகள்” என்பதைத் தேர்ந்தெடுத்து, “மேம்பட்ட” தாவலைத் தேர்ந்தெடுத்து, “பதிவு செய்யப்பட்ட பதில்களுக்கு” அடுத்து “இயக்கு” என்பதை அழுத்தவும்.) இது உங்களைச் சேமிக்க அனுமதிக்கும் தற்காலிக பதில்கள்.
8. மின்னஞ்சலைச் சரிபார்க்க நேரத் தொகுதிகளை ஒதுக்கி அமைத்து, அவற்றுடன் ஒட்டவும்
கடிகாரத்தைச் சுற்றியுள்ள குறிப்பிடப்படாத நேரங்கள் மற்றும் நீளங்களின் கூட்டங்களுக்கு உங்கள் அட்டவணையைத் திறந்து விடமாட்டீர்கள், எனவே உங்கள் நாளில் ஊடுருவுவதற்கு மின்னஞ்சல் இலவச கட்டுப்பாட்டை ஏன் கொடுக்க வேண்டும்?
“நான் எனது மின்னஞ்சலை நாள் முழுவதும் திறந்து விடவில்லை; ஒவ்வொரு மின்னஞ்சலிலும் செல்லவும், சிந்தனையுடன் பதிலளிக்கவும், காப்பகப்படுத்தவும் அல்லது பின்னர் சேமிக்கவும் பகலில் குறிப்பிட்ட நேரங்களை அமைத்துள்ளேன். இந்த வழியில் நான் பல்பணி செய்யவில்லை, மேலும் எனது எல்லா மின்னஞ்சல்களையும் விரைவாகப் பெற முடியும், ஏனென்றால் நான் உண்மையில் கையில் இருக்கும் பணியில் கவனம் செலுத்துகிறேன், ”என்கிறார் வணிக ஆலோசகர் டேவிட் மிட்ராஃப். "மக்கள் ஒரு நாளைக்கு மூன்று வெவ்வேறு அரை மணி நேரத் தொகுதிகளைத் தொடங்கவும், அவர்களின் மின்னஞ்சல்களுக்குப் பதிலளிக்கவும், அவர்களின் இன்பாக்ஸை நாள் முழுவதும் மூடி வைத்திருக்கவும், அங்கிருந்து தேவையானதை சரிசெய்யவும் நான் பரிந்துரைக்கிறேன்."
தினசரி மின்னஞ்சல்களின் மேல் இருக்க நேர-தடுப்பைப் பயன்படுத்துவதோடு மட்டுமல்லாமல், இன்பாக்ஸ் பராமரிப்பிற்காக வாரத்திற்கு ஒரு முறை நேரத்தை ஒதுக்குவதை பீன்வெரிஃபைட்டின் தலைமை தகவல் தொடர்பு அதிகாரி ஜஸ்டின் லாவெல் பரிந்துரைக்கிறார். “உங்கள் இன்பாக்ஸை பராமரிக்க ஒவ்வொரு வாரமும் ஒரு நேரத்தைத் தேர்வுசெய்க. வேறு எந்த முக்கியமான சந்திப்பையும் போலவே நேரத்தையும் பாதுகாத்து ஒழுங்கமைக்கவும், ”என்று அவர் அறிவுறுத்துகிறார். "பொருத்தமற்றவற்றைத் துடைத்து, முழுமையான காப்பகத்தை செய்து, செய்ய வேண்டிய பட்டியலுக்கு முன்னுரிமை கொடுங்கள்."
9. மின்னஞ்சல் அறிவிப்புகளை முடக்கு
முன்பே நிர்ணயிக்கப்பட்ட தொகுதிகளில் மின்னஞ்சல்களை மட்டுமே சரிபார்க்க நீங்கள் ராஜினாமா செய்திருந்தாலும், உங்கள் இன்பாக்ஸ் அறிவிப்பின் சைரன் பாடல் எதிர்ப்பதற்கான ஒரு சோதனையாக இருக்கலாம். அப்படியானால், தீர்வு எளிதானது: உங்கள் அறிவிப்புகளை முடக்கு. "நீங்கள் நேரத் தொகுதிகளில் பணிபுரிந்தால், உங்கள் மின்னஞ்சல்களைப் பார்க்காமல் நீங்கள் ஒருபோதும் இரண்டு மணி நேரத்திற்கு மேல் செல்ல மாட்டீர்கள்" என்று மில்லர் கூறுகிறார். "அறிவிப்புகளை முடக்குங்கள், ஏனெனில் நீங்கள் தற்போது உங்கள் மேசையில் என்ன செய்கிறீர்கள் என்பதை அவை திசைதிருப்பிவிடும்."
பூமரங்கின் இன்பாக்ஸ் இடைநிறுத்த செயல்பாட்டைப் பயன்படுத்துவதன் மூலம் நீங்கள் உங்களைப் பொறுப்பேற்க முடியும். சிக்ஸ்னான்ஸ் குறிப்பிட்ட நேரத்தில் ஒரு நாளைக்கு இரண்டு முறை மின்னஞ்சலை வர அனுமதிக்கிறார், அவர் தனது கவனத்தை அவர்களிடம் அர்ப்பணிக்க முடியும்.
10. வேலையில்லா நேரத்தில் மனம் இல்லாத மின்னஞ்சல் பணிகளில் கசக்கி விடுங்கள்
மின்னஞ்சல் கணக்குகள் உங்கள் தொலைபேசியுடன் திறம்பட ஒத்திசைக்கப்படுவதை உறுதிசெய்து, விரைவான இன்பாக்ஸ் சுத்தம் செய்ய செயலற்ற தருணங்களைப் பயன்படுத்தவும். “நான் பெறும் ஏராளமான செய்திகளுக்கு நேரடி நடவடிக்கை தேவையில்லை” என்று ஹோம்வொர்க்கிங் கிளப்.காமின் நிறுவனர் பென் டெய்லர் கூறுகிறார். "ஸ்பேம் நீக்கப்படலாம், பிற விஷயங்களை தாக்கல் செய்யலாம், மேலும் நீங்கள் இரண்டு நிமிட சூப்பர்மார்க்கெட் வரிசையில் இருக்கும்போது இவற்றில் ஏராளமானவற்றை நீங்கள் சமாளிக்க முடியும்."
