வேலையில் பயனுள்ள கூட்டங்களை எவ்வாறு நடத்துவது - அருங்காட்சியகம்

இங்கே ஒரு சோகமான உண்மை: மேலாளர்கள் தங்கள் நேரத்தின் 35% முதல் 50% வரை எங்கும் கூட்டங்களில் செலவிடுகிறார்கள், ஆனால் நிர்வாகிகள் அந்தக் கூட்டங்களில் பாதிக்கும் மேலானவை தோல்விகள் என்று கருதுகின்றனர்.

இது அதிர்ச்சியூட்டும் விஷயம் அல்ல. எல்லாவற்றிற்கும் மேலாக, ஒரு மூளைச்சலவை செய்யும் அமர்வில் நாம் சற்று நீளமாக, அல்லது நீண்ட நேரம் போதுமானதாக இல்லை, அல்லது குழப்பமான அல்லது வெறுப்பாக அல்லது முற்றிலும் பயனற்றதாக இருக்கிறோம்.

நிச்சயமாக பல தீர்வுகள் உள்ளன. நாங்கள் ரத்து செய்யலாம். நாங்கள் மறுபரிசீலனை செய்யலாம். கூட்டத்தை ஒரு மின்னஞ்சல் சங்கிலியாக அல்லது ஸ்லாக் விவாதமாக மாற்றலாம்.

அவை அனைத்தும் சில சந்தர்ப்பங்களில் பொருத்தமான படிகள். ஆனால் சில நேரங்களில் எங்கள் கூட்டங்கள் எங்கு குறைகின்றன என்பதைப் புரிந்துகொள்வதற்கான முயற்சியை நாம் செய்ய வேண்டும், அவற்றை சரிசெய்ய தீவிரமாக செயல்பட வேண்டும். ஏனென்றால், மக்களுடன் சந்திப்பதை எங்களால் மறுக்க முடியாது - எதுவும் செய்யப்படாது.

நீங்கள் குற்றவாளியைத் தேடுகிறீர்களானால், இந்த கேள்விகளை நீங்களே கேட்டுக்கொள்ள முயற்சிக்கவும், மேலும் பயனுள்ள உதவிக்குறிப்புகளை வேலையில் நடத்த இந்த உதவிக்குறிப்புகளைப் பயன்படுத்தவும்:

கேள்விகள் 1-3 கூட்டத்திற்கு முன்

ஆம், உங்கள் சந்திப்பு தொடங்குவதற்கு முன்பே தோல்வியடையும். அந்த அழைப்பை அனுப்பியவுடன் நீங்கள் சிந்திக்க வேண்டியது இங்கே.

1. நீங்கள் தயாராக இருப்பதாக உணர்கிறீர்களா?

உங்கள் பொருட்கள் அனைத்தும் அமைக்கப்பட்டுள்ளதா? கூட்டம் எவ்வாறு செல்லும் என்பதற்கு ஒரு திட்டம் உள்ளதா? ஒரு மாநாட்டு அறை கிடைக்குமா மற்றும் முன்பதிவு செய்யப்பட்டுள்ளதா?

உங்கள் மிகப்பெரிய நண்பர் ஒரு நிகழ்ச்சி நிரலாக இருப்பார் one நீங்கள் இல்லாமல் ஒரு பெரிய சந்திப்பை நடத்த முடியாது.

நேரத்திற்கு முன்பே தயாரிக்க வேண்டிய மற்றொரு முக்கியமான விஷயம், கூட்டத்திற்கான உங்கள் குறிக்கோள். உங்களை நீங்களே கேட்டுக்கொள்ளுங்கள் (அதை எழுதிக் கொள்ளலாம்): “நான் என்ன செய்ய விரும்புகிறேன்?” இது உங்கள் அணியைப் புதுப்பிப்பது போன்ற சிறியதாகவோ அல்லது பயனர் ஈடுபாட்டை அதிகரிப்பதற்கான ஒரு மூலோபாயத்தைக் கொண்டு வருவது போன்ற பெரியதாகவோ இருக்கலாம். எல்லோரும் இந்த இலக்கில் இணைந்திருப்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள், எனவே நீங்கள் ஒரு குறுகிய அமர்வில் முரண்பட்ட கருத்துக்களை மறைக்க முயற்சிக்கவில்லை.

"நீங்கள் விரும்பிய முடிவில் ஒரு பகுதியை வைத்திருக்க வேண்டும், இது நிகழ்ச்சி நிரலை விட வேறுபட்டது" என்று தி மியூஸில் மத்திய சந்தை விற்பனை மேலாளர் தேவந்தே லூயிஸ்-ஜாக்சன் கூறுகிறார். "ஒரு நிகழ்ச்சி நிரல் கூட்டத்தின் போது என்ன நடக்கும் என்று விவாதிக்கிறது, ஆனால் விரும்பிய முடிவு கூட்டம் முடிவதற்கு முன்பு என்ன செய்ய வேண்டும் என்பது குறித்து ஒருமித்த கருத்தை உருவாக்குகிறது. நிகழ்ச்சி நிரல் தலைப்புகளில் உரையாடல் தடம் புரண்டால் இது உதவுகிறது. ”

2. மற்றவர்கள் தயாராக இருப்பதாக உணர்கிறார்களா?

நீங்கள் நடத்தும் அல்லது கலந்துகொள்ளும் ஒவ்வொரு கூட்டத்திற்கும் மக்கள் முன்பே மதிப்பாய்வு செய்யவோ, நிரப்பவோ அல்லது பொருட்களைப் பெறவோ தேவையில்லை. இருப்பினும், அவர்கள் அவ்வாறு செய்தால், அனைவருக்கும் சரியான நேரமும் வளமும் இருப்பதை உறுதிசெய்ய நான் மிகவும் பரிந்துரைக்கிறேன் (மீண்டும், அந்த நிகழ்ச்சி நிரலைப் பயன்படுத்துங்கள்!).

ஆனால் பெரும்பாலும் சூழல் மற்றும் வெளிப்படைத்தன்மையைக் கருத்தில் கொள்வதற்கு முன்பு நாங்கள் கூட்டங்களை உருவாக்குகிறோம். இதன் விளைவாக, தவறான ஹெட்ஸ்பேஸில் மக்கள் உரையாடலுக்கு வருகிறார்கள். உங்கள் நிறுவனத்தின் வரலாற்றில் புதிய மற்றும் பூஜ்ஜிய பின்னணியைக் கொண்ட ஒருவரை உதாரணமாக எடுத்துக் கொள்ளுங்கள். அல்லது ஒரு ஸ்பிரிண்ட் கூட்டத்தில் கலந்துகொண்டு, இதற்கு முன்பு ஒரு பொறியியல் குழுவுடன் பணியாற்றாத ஒருவர். அவர்கள் கூட்டத்தில் இருந்து அதிகம் வெளியேறவோ அல்லது மதிப்புமிக்க நுண்ணறிவுகளை வழங்கவோ போவதில்லை, அல்லது அவர்கள் குறுக்கீடுகளுடன் கலந்துரையாடலை நிச்சயமாக எடுத்துக் கொள்ளலாம்.

எனவே, நடப்பதற்கு முன், பின்வருவனவற்றை நீங்களே கேட்டுக்கொள்ளுங்கள்:

• நாங்கள் ஏன் இந்த சந்திப்பை நடத்துகிறோம் என்பது அனைவருக்கும் தெரியுமா?
• இந்த கூட்டத்திற்கு அவர்கள் ஏன் குறிப்பாக அழைக்கப்பட்டனர் என்பது அனைவருக்கும் தெரியுமா?
• இந்த கூட்டத்தில் நாங்கள் என்ன விவாதிக்கப் போகிறோம் என்பது அனைவருக்கும் புதுப்பித்ததா?
• இந்த கூட்டத்தில் மற்ற அனைவருக்கும் அனைவருக்கும் தெரியுமா? இல்லையென்றால், அவர்கள் என்ன தெரிந்து கொள்ள வேண்டும்?
• இந்த கூட்டத்தில் முன்னேற்றத்திற்கு இடையூறு விளைவிக்கும் நபர்களிடையே ஏதேனும் பதற்றம் உள்ளதா?

பதில் இல்லை என்றால், நீங்கள் அந்த நபரை (அல்லது நபர்களை) ஒதுக்கி இழுக்கலாம் அல்லது அவர்களுக்கு சில பின்னணியைக் கொடுக்க விரைவான மின்னஞ்சலை சுடலாம்.

3. மக்கள் உற்சாகமாக இருக்கிறார்களா?

வெளிப்படையாக, உங்கள் சந்திப்பின் சிந்தனையில் யாரும் மேலேயும் கீழேயும் குதிக்கப் போவதில்லை, நீங்கள் ஒரு நாய்க்குட்டியைப் பிடித்துக் கொள்ளாவிட்டால் (என் அழைப்பை எங்கே தொலைத்துவிட்டது என்று நான் கேட்க வேண்டும்).

ஆனால் உங்கள் குழு அதைப் பற்றி ஒருவித வழியை உணர வேண்டும், மேலும் உணர்ச்சிகளின் நேர்மறையான முடிவை நோக்கி வட்டம் அதிகம். காலாண்டு வருவாயை அரட்டையடிக்க அவர்கள் ஆர்வத்துடன் இருக்கக்கூடாது, ஆனால் இறுதியாக முக்கியமான தகவல்களுக்கு சில வெளிப்பாடுகளைப் பெறுவதற்கோ அல்லது அவர்களின் எரியும் கேள்விகளைக் கேட்க ஒரு இடத்தைப் பெறுவதற்கோ அவர்கள் நிம்மதியடையக்கூடும்.

அவர்கள் கூக்குரலிடுகிறார்களானால், அவர்களின் கூக்குரல்கள் வெறுக்கத்தக்க கூட்டங்களுக்கும் இந்த குறிப்பிட்ட வகையான சந்திப்புடன் செய்ய வேண்டியதற்கும் ஒன்றும் இல்லை-கொஞ்சம் ஆழமாக தோண்டவும். இது முந்தைய உரையாடலின் மறுபடியும் மறுபடியும் நேரத்தை வீணடிக்கக்கூடும், அல்லது சில உறுப்பினர்கள் தயாராக இல்லை என்று நினைக்கிறார்கள், அல்லது யாரோ ஒருவர் விலக்கப்படுகிறார்கள், எல்லோரும் அதைப் பற்றி வருத்தப்படுகிறார்கள். இது உங்கள் அணியின் சதுப்பு நிலத்தில் கூட சாத்தியம் மற்றும் ஒரு மணிநேர விளக்கக்காட்சியின் மூலம் உட்கார அலைவரிசை மற்றும் ஆற்றல் இல்லை. எதிர்மறை ஆற்றல் எங்கிருந்து வருகிறது என்பதைப் பொருட்படுத்தாமல், அறைக்குள் நுழைவதற்கு முன்பு அதை நீங்கள் உரையாற்ற வேண்டும்.

கேள்விகள் 4-7 கூட்டத்தின் போது

நீங்கள் ஒழுங்காகத் தயாரித்ததால் நீங்கள் தெளிவாக இருக்கிறீர்கள் என்று அர்த்தமல்ல. எல்லாமே சீராக நடைபெறுவதை உறுதிசெய்ய நீங்கள் இந்த நேரத்தில் எச்சரிக்கையாக இருக்க வேண்டிய பல விஷயங்கள் உள்ளன.

4. நீங்கள் மிக முக்கியமான எல்லா புள்ளிகளையும் தாக்குகிறீர்களா?

நீங்கள் ஒரு வேலையைச் செய்தீர்கள் a ஒரு கேள்விக்கு பதிலளிக்கவும், ஒரு யோசனையை மூளைச்சலவை செய்யவும், ஒரு புதிய செயல்முறையை கோடிட்டுக் காட்டவும். ஒரு நல்ல சந்திப்பின் அடையாளம் உங்கள் நேர வரம்பின் வரம்பில் இதை அடைகிறது.

இதைச் செய்வது மிகவும் நேரடியானது. உங்கள் நிகழ்ச்சி நிரலை ஒரு டி (அல்லது குறைந்தபட்சம் முடிந்தவரை நெருக்கமாக) பின்பற்றவும். ஒவ்வொரு 10-15 நிமிடங்களுக்கும், நீங்கள் இன்னும் தலைப்பில் இருக்கிறீர்களா என்பதை நீங்களே சரிபார்க்கவும். இல்லையென்றால், உரையாடலைத் திருப்பி, பின்னர் நீங்கள் எந்த தொடுதலுக்கும் ஒரு முள் வைக்க ஒப்புக்கொள்கிறீர்கள். ஆஃப்லைனில் அல்லது வேறொரு கூட்டத்தில் நீங்கள் தவறவிட்ட எதையும் மறுபரிசீலனை செய்ய ஒப்புக்கொள்கிறீர்கள் (மேலும் அந்த பணியை அறையில் உள்ள ஒருவருக்கு ஒப்படைக்கவும்). எல்லோரும் நீண்ட நேரம் சந்திக்க ஒப்புக் கொள்ளாவிட்டால் ஓடாதீர்கள். அதிகமான நேரத்தை எடுத்துக்கொள்வதன் மூலம், நீங்கள் அவர்களுக்காக நீங்கள் நிர்ணயித்திருக்கக்கூடிய பிற முக்கியமான காலக்கெடுவை சந்திப்பதை அவர்களுக்கு கடினமாக்குகிறீர்கள்.

"ஒரு கூட்டத்தின் முழுப் புள்ளியும் எதையாவது பற்றி முடிவெடுப்பது, என்ன / யார் / எப்படி நடவடிக்கை செயல்படுத்தப்படுகிறது" என்று தி மியூஸில் அலுவலக செயல்பாட்டு மேலாளர் ஹீதர்லின் நெல்சன் கூறுகிறார். "எளிமையாகச் சொல்வதானால், நீங்கள் நடவடிக்கை எடுக்கக்கூடிய உருப்படிகள் அல்லது முடிவுகளை எடுக்க முடியாவிட்டால், ஒரு கூட்டத்தை நடத்த வேண்டாம்."

5. எல்லோரும் (அல்லது அனைவருக்கும் குறைந்தது) கவனம் செலுத்துகிறார்களா?

100% பார்வையாளர்களை உங்கள் இருக்கைகள், தொலைபேசிகள், அவர்களின் இருக்கைகளின் விளிம்பில் வைத்திருப்பது அநேகமாக ஒரு நீட்டிப்பாகும் (எல்லாவற்றிற்கும் மேலாக நாங்கள் மனிதர்களை எளிதில் திசைதிருப்பலாம்), ஆனால் கிட்டத்தட்ட எல்லோரும் உங்களிடம் கேட்க வேண்டும் நேரம்.

மக்களைக் கேட்கச் செய்ய உங்கள் பங்கில் ஒரு சிறிய முயற்சி தேவை. விஷயங்களை சுருக்கமாகவும் இனிமையாகவும் வைத்திருங்கள். தெளிவான அடுத்த படிகளை கோடிட்டுக் காட்டுங்கள். எளிதாக படிக்க மற்றும் புரிந்துகொள்ளக்கூடிய காட்சிகளைப் பயன்படுத்தவும். மடிக்கணினிகளைத் தடைசெய்க (உங்களால் முடிந்தால்).

உங்கள் கூட்டங்களில் யாரும் ஏன் கேட்கவில்லை என்பதையும், அதை எவ்வாறு சரிசெய்வது என்பதையும் இது ஒரு சிறந்த வாசிப்பாகும்.

6. மக்கள் கேள்விகள் கேட்கிறார்களா, அவர்கள் பதில் பெறுகிறார்களா?

யாரும் ஒரு கேள்வியைக் கேட்காத ஒரு கூட்டம் நடப்பது அரிது என்று நான் கூறுவேன். அப்படியானால், மக்கள் அநேகமாக கவனம் செலுத்தவில்லை, கூட்டம் முடிந்தபின்னர் அவர்கள் உங்களிடம் ஒரு டன் கேள்விகளைக் கேட்பார்கள் (நீங்கள் # 5 ஐப் படிக்க வேண்டும்).

ஆனால் ஈடுபாட்டுடன் கூடிய பார்வையாளர்களைக் கொண்டிருப்பது எவ்வளவு முக்கியம் என்பது அவர்களின் கவலைகளை நிவர்த்தி செய்வதும் முக்கியம். "நான் பின்னர் அந்த இடத்திற்கு வருகிறேன்" அல்லது "இறுதியில் நான் பதிலளிப்பேன் என்று உறுதியளிக்கிறேன்" என்று நாங்கள் அடிக்கடி சொல்கிறோம், அதற்கு ஒருபோதும் வரமாட்டோம். ஆகவே, உங்கள் எல்லா தளங்களையும் நீங்கள் மறைக்கிறீர்கள் என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள், அதாவது அவர்களின் கேள்வியை எழுதுவது அல்லது விளக்கக்காட்சியின் முடிவில் அதை மீண்டும் செய்யச் சொல்வது.

மக்கள் கேள்விகளைக் கேட்காததற்கு வேறு காரணங்கள் இருக்கலாம் என்பதை நினைவில் கொள்ளுங்கள். ஒருவேளை நீங்கள் ஒரு சூழலை உருவாக்கியிருக்கலாம், ஒருவேளை தற்செயலாக, அவர்கள் அவ்வாறு செய்ய வசதியாக இல்லை. அல்லது, கேள்விகளைக் கேட்பதில் கூட எங்கு தொடங்குவது என்று அவர்களுக்குத் தெரியாத அளவுக்கு மக்கள் விவாதத்தால் தூக்கி எறியப்பட்டிருக்கலாம், இந்த விஷயத்தில் நீங்கள் அவர்களுக்கு சூழலைக் கொடுப்பதில் மந்தமாக இருக்கலாம் (அது குறித்த ஆலோசனைக்கு # 2 ஐப் பார்க்கவும்).

7. சில மக்கள் பேசும் (அல்லது பேசாத) ஒரு குறிப்பிடத்தக்க முறை இருக்கிறதா?

ஒரு திட்டத்தில் அவர்களின் கருத்தை அல்லது உள்ளீட்டை நீங்கள் விரும்பியதால் நீங்கள் அனைவரையும் அறைக்கு அழைத்திருக்கலாம் - இறுதியில் உங்கள் சந்திப்பிலிருந்து வெளிவரும் யோசனைகள் மற்றும் செயல்கள் எல்லோரும் சிப்ஸ் செய்தால் வலுவாகவும் சீராகவும் இருக்கும். எனவே எல்லோரும் பங்களிப்பதை உறுதி செய்ய வேண்டும் உங்கள் நேரத்தின் ஒரு முறையாவது ஒன்றாக.

இது கோட்பாட்டில் மிகச் சிறந்ததாகத் தெரிகிறது, ஆனால் எப்போதும் உண்மை அல்ல. சிலர் மற்றவர்களை விட சத்தமாகவும் நம்பிக்கையுடனும் இருக்கிறார்கள், சிலர் மற்றவர்களை விட உயர்ந்த பதவிகளில் இருக்கிறார்கள், மேலும் சிலர் அறையில் மற்றவர்களைப் போல சேர்க்கப்பட்டதாகவோ மதிக்கப்படுவதாகவோ உணரவில்லை. வழக்கு: ஆண்களை விட பெண்கள் உரையாடல்களில் குறுக்கிட வாய்ப்புள்ளது என்று ஆராய்ச்சி காட்டுகிறது.

சரியான வகையான விவாதத் தலைவராக இருக்க முயற்சி செய்யுங்கள். சக ஊழியர்களை மூடு. குறுக்கிட வேண்டாம். குறுக்கிட்ட நபர்களுக்காக ஒட்டிக்கொள்க. அதிகம் சொல்லாத அல்லது கூச்சமாக இருக்கும் நபர்களை அழைக்கவும். இது குறிப்பாக அறையில் உடல் ரீதியாக இல்லாத தொலைதூர எல்லோருக்கும் செல்கிறது.

மேலும், கூட்டத்தின் அமைப்பாளராக இருந்தபோதும், நீங்கள் இந்த வகைக்குள் வருவதை நினைவில் கொள்க! சில சந்தர்ப்பங்களில் அதிகம் பேசும் நபராக இருப்பது அர்த்தமுள்ளதாக இருக்கிறது, ஆனால் அப்போதும் கூட அறையில் உள்ள அனைத்து குரல்களும் கேட்கப்படுவதையும் பெருக்கப்படுவதையும் உறுதி செய்ய வேண்டும். (உங்களைப் பேசுவதைத் தடுக்க சில ஆலோசனைகள் இங்கே உள்ளன, மேலும் நீங்கள் அதிகம் பேசும்போது அடையாளம் காணவும்.)

கேள்விகள் 8-10 கூட்டத்திற்குப் பிறகு

ஏறக்குறைய அங்குதான்! உங்கள் கூட்டங்கள் ஒவ்வொரு முறையும் ஒரு வீட்டுக்காரராக இருக்க விரும்பினால், கீழே உள்ளவற்றைக் கவனியுங்கள்.

8. எல்லோரும் சரியான அடுத்த படிகளை எடுக்கிறார்களா?

எல்லோரும் அறையை விட்டு வெளியேறி, அதைச் செய்ய நீங்கள் விரும்பாததைச் சரியாகச் செய்யும்போது ஒரு கூட்டம் மோசமாகச் சென்றபோது நீங்கள் சொல்லலாம் .

அடுத்த படிகளைப் பற்றி நேரடியாகவும் தெளிவாகவும் இருப்பதன் மூலம் இதைத் தவிர்க்கவும். முறிப்பதற்கு முன், பின்வருவனவற்றைக் கவனியுங்கள்:

• என்ன செய்ய வேண்டும்?
• அதை எவ்வாறு செய்ய வேண்டும்?
• அதை எப்போது செய்ய வேண்டும்?
• அதைச் செய்வதற்கு யார் பொறுப்பேற்கப் போகிறார்கள்?
• அதன் வெற்றியை யார் கண்காணிக்க / கண்காணிக்கப் போகிறார்கள்?

9. கூட்டத்தின் பெரிய நோக்கம் அடையப்பட்டதா?

பின்னர் விஷயங்களைச் செய்ய மக்கள் அதிக உந்துதலாகத் தெரிகிறார்களா? அவர்கள் இன்னும் திறம்பட செயல்படுவதாகத் தெரிகிறது? குறைவான குழப்பம் அல்லது குறைவான கேள்விகள் கேட்கப்படுகிறதா? உங்கள் அசல் இலக்கை அடைந்தீர்களா? பதில் ஆம் என்றால் நீங்கள் சரியாகச் செய்திருக்கலாம் (மற்றும் பதில் இல்லை என்றால், நீங்கள் எங்கு தவறு செய்தீர்கள் என்பதைக் கண்டுபிடிக்க மேலே உள்ள பகுதிகளைப் படியுங்கள்).

10. கூட்டமும் பலனளிப்பதாக மற்றவர்களும் உணர்ந்தார்களா?

இந்த கேள்வியை நான் மேலே இருந்து பிரிக்கிறேன், ஏனென்றால் கூட்டத்தை பற்றி மக்கள் எப்படி உணர்ந்தார்கள் என்று நீங்கள் கேட்க வேண்டும்.

நேரடி கருத்துக்களைப் பெறுவது (குறிப்பாக மேலாளராக) முக்கியம். சந்திப்பு எந்தவித இடையூறும் இல்லாமல் நடந்ததாக நீங்கள் உணர்ந்திருக்கலாம், ஆனால் எல்லோரும் இதை ஏற்கவில்லை - இது ஏன் வெற்றிகரமாக இல்லை என்பதையும் அடுத்த முறை நீங்கள் எவ்வாறு சிறப்பாகச் செய்ய முடியும் என்பதையும் நிவர்த்தி செய்ய உதவும். நிச்சயமாக, நீங்கள் எப்படிச் சென்றீர்கள் என்று ஒவ்வொரு முறையும் நீங்கள் எல்லோரிடமும் கேட்க முடியாது, ஆனால் ஒவ்வொரு முறையும் அவ்வாறு செய்வது நீங்கள் சரியான பாதையில் செல்வதை உறுதி செய்யும்.

யாரும் கூட்டங்களை விரும்புவதில்லை, எனவே அவற்றை ஏன் துர்நாற்றம் வீசச் செய்ய வேண்டும்? இந்த கேள்விகளைத் தலைகீழாக உரையாற்றுங்கள், மேலும் உங்கள் கூட்டங்கள் தோல்வியடையும் வாய்ப்பு குறைவு.