மின்னஞ்சல்களின் உலகில், மிகச்சிறிய மாற்றம் கூட உங்கள் சரி செய்தியை அருமையான ஒன்றாக மாற்றும். உங்கள் எழுத்தை ஒரு சிறியதாக மாற்றுவது குப்பை ஐகானை அழுத்துவதற்கு அல்லது உண்மையில் “பதில்” என்பதைக் கிளிக் செய்வதற்கு இடையிலான முக்கியமான இணைப்பாக இருக்கும்.
120 க்கும் மேற்பட்ட ஊழியர்களைக் கொண்ட ஒரு முழு மெய்நிகர் அமைப்பை நடத்துபவர் என்ற முறையில், எனது அற்புதமான மின்னஞ்சல்களின் நியாயமான பங்கை விடவும், முற்றிலும் துணைப் பகுதிகளை விடவும் அதிகமாக நான் பார்த்திருக்கிறேன், மேலும் ஒரு செய்தியின் தொழில்முறை (அல்லது பற்றாக்குறை) அதன்) அனுப்பியவருக்கு உதவலாமா வேண்டாமா என்பதை நான் தீர்மானிக்க வைக்கிறது.
எனவே, உங்கள் மின்னஞ்சல்களை மிகவும் தொழில்முறை ரீதியாக மாற்றக்கூடிய இந்த சிறிய மாற்றங்கள் யாவை (எனவே நீங்கள் விரும்புவதைப் பெறுவதற்கான வாய்ப்பு அதிகம்)? நினைவில் கொள்ள வேண்டிய ஒன்பது முக்கிய விஷயங்கள் இங்கே.
1. ஒரு நோக்கமான பொருள் வரி வேண்டும்
நீங்கள் யாருக்கு மின்னஞ்சல் அனுப்புகிறீர்கள் என்பது முக்கியமல்ல, உங்கள் பொருள் வரியை ஒருபோதும் காலியாகவோ அல்லது தெளிவற்றதாகவோ விடாதீர்கள் (நான் உன்னைப் பார்க்கிறேன், “கேள்வி” அல்லது “முக்கியமான செய்தி”). தந்திரம் என்பது முடிந்தவரை குறிப்பிட்டதாக இருக்க வேண்டும், ஆனால் உங்கள் வரியை நான்கு முதல் ஒன்பது சொற்களைச் சுற்றி வைக்கவும். குறைவானது அதிகம், ஆனால் தொடங்குவதற்கு ஏதேனும் ஒன்று இருப்பது மிக முக்கியமானது - இது உங்கள் மின்னஞ்சலைக் கிளிக் செய்ய வாசகரைத் தூண்டுகிறது, பின்னர் உங்கள் இன்பாக்ஸில் அதைக் கண்டுபிடிக்க உங்கள் இருவருக்கும் உதவும்.
அடுத்த படிகள் என்ன என்பதை தெளிவுபடுத்த உங்கள் பொருள் வரியும் சிறந்த இடமாக இருக்கலாம். காலக்கெடு இருந்தால் (செவ்வாய்க்கிழமை தேவை) சேர்க்க முயற்சிக்கவும், (அவசரமற்றது) நேர உணர்திறன் இல்லாவிட்டால், அல்லது (பதில் தேவையில்லை) இது உங்களுக்கு ஒரு பதில் தேவையில்லை என்று ஒரு FYI மின்னஞ்சல் என்றால்.
2. உங்கள் மின்னஞ்சலை பின்னோக்கி எழுதுங்கள்
ஒவ்வொரு மின்னஞ்சலுக்கும் ஒரு அழைப்பு நடவடிக்கை இருக்க வேண்டும் என்பது உங்களுக்குத் தெரியும். இது ஒரு குறிப்பிட்ட நேரத்திற்குள் உங்களுக்கு மின்னஞ்சல் அனுப்புகிறதா அல்லது ஒரு கூட்டத்தை ஏற்பாடு செய்தாலும், உங்கள் வாசகருக்கு அவர் அல்லது அவள் அடுத்து என்ன செய்ய வேண்டும் என்பதை அறிந்து கொள்வதை எளிதாக்க விரும்புகிறீர்கள்.
ஆனால் செய்தியின் கடைசி வாக்கியத்தில் பலர் இதை ஒட்டிக்கொள்கிறார்கள். அதற்கு பதிலாக, உங்கள் மின்னஞ்சல்களை ஜீரணிக்க எளிதாக்க, உங்கள் குறிப்பிட்ட கேள்வியை முதல் வாக்கியத்தில் வைக்கவும், பின்னர் பின்வரும் பத்திகளில் அதை காப்புப் பிரதி எடுக்க உங்களுக்கு தேவையான எந்த தகவலையும் சேர்க்கவும்.
3. சூழல் கொடுங்கள்
உங்கள் அழைப்பைச் செயல்படுத்தும்போது, மின்னஞ்சலின் சூழலை அமைக்கும் ஒருவித வாக்கியத்தைச் சேர்க்க மறக்காதீர்கள் (“இதுதான் நாங்கள் கடந்த சந்திப்பைப் பற்றி விவாதித்த அறிக்கை” அல்லது “இது கடந்த திங்கட்கிழமை எங்கள் நிகழ்விலிருந்து பின்தொடர்கிறது”).
4. இடைவெளியைப் பயன்படுத்துங்கள்
இது நிச்சயமாக ஒரு மூளை இல்லை என்று தோன்றுகிறது, ஆனால் வெவ்வேறு பத்திகள் அல்லது புதிய எண்ணங்களுக்கு இடையில் இடைவெளி இல்லாமல் மின்னஞ்சல்களைப் பெறுவது உண்மையில் அசாதாரணமானது அல்ல. வாக்கியத்தை சிறிய, நிர்வகிக்கக்கூடிய பத்திகளாக உடைக்க எழுத்தாளர் கூட கவலைப்படாத உரையின் சுவர் போல தோற்றமளிக்கும் மின்னஞ்சலைப் பெறுவதை விட வேறு எதுவும் அருவருப்பானது அல்ல. வாசகருக்கு எளிதாக்குங்கள்: உங்கள் மின்னஞ்சலுக்கு ஒரு தொடக்கத்தையும், குறுகிய (நடுத்தர) மற்றும் முடிவையும் கொடுங்கள்.
5. ஒற்றை எழுத்துருவுடன் ஒட்டவும்
ஒரு மின்னஞ்சலில் நியான் காமிக் சான்ஸைப் பயன்படுத்துவது உங்களை மறக்கமுடியாது, அது உங்களை வித்தியாசமாக மாற்றிவிடும். வேறு வார்த்தைகளில் கூறுவதானால், இயல்புநிலை மின்னஞ்சல் எழுத்துரு மற்றும் வண்ணத்தை எப்போதும் வைத்திருங்கள். மேலும், உங்கள் மின்னஞ்சலில் பல எழுத்துருக்களைப் பயன்படுத்த வேண்டாம். ஜிமெயில் போன்ற மின்னஞ்சல் கிளையண்டுகள் வடிவமைப்பை அகற்றாததால், பிற தளங்களிலிருந்து தகவல்களை நகலெடுத்து ஒட்டும்போது இது பெரும்பாலும் தற்செயலாக நிகழ்கிறது. இதைத் தவிர்க்க, “கட்டளை + வி” க்கு பதிலாக “ஷிப்ட் + கட்டளை + வி” ஐ அழுத்தவும், இது உரையை மின்னஞ்சலில் உள்ள வடிவமைப்போடு பொருந்தச் செய்யும்.
6. தைரியமான அல்லது அடிக்கோடிட்டு - ஆனால் உண்மையில் தேவைப்படும்போது மட்டுமே
உங்கள் மின்னஞ்சலில் ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட முக்கியமான விடயங்கள் அல்லது கேள்விகள் இருந்தால், உங்கள் செய்தியின் அந்த பகுதிகள் தனித்து நிற்க தைரியமாக அல்லது அடிக்கோடிட்டுப் பயன்படுத்தவும். எழுத்துரு வடிவமைப்போடு கப்பலில் செல்வதைப் பற்றி எச்சரிக்கையாக இருங்கள் all எல்லாவற்றிற்கும் மேலாக சாய்வு, தைரியமான மற்றும் அடிக்கோடிட்டுக் காட்டப்பட்ட மின்னஞ்சலை நீங்கள் விரும்பவில்லை.
7. எல்லாவற்றையும் சரிபார்த்தல்
மின்னஞ்சல்களில் எழுத்துப்பிழை மற்றும் இலக்கண தவறுகளை சரிபார்க்க அனைவருக்கும் தெரியும், ஆனால் தேதிகள், நிகழ்வு தலைப்புகள், காலக்கெடுக்கள் மற்றும் பெயர்கள் சரியாக உச்சரிக்கப்பட்டுள்ளதா என்பதை உறுதிப்படுத்த நீங்கள் சோதித்தீர்களா? என் விஷயத்தில், மக்கள் அந்த கூடுதல் “எல்” ஐ “லில்லி” யில் “லில்லி” ஆக மாற்றும்போது நான் எப்போதும் சற்று எரிச்சலடைகிறேன்.
8. உங்கள் கையொப்பத்தை எளிமையாக வைத்திருங்கள்
உங்கள் பெயரை விட அதிகமான கையொப்பம் வைத்திருப்பது மகிழ்ச்சி அளிக்கிறது, ஆனால் அது மின்னஞ்சலில் பாதியை எடுக்கக்கூடாது. எந்தவொரு நீண்ட மேற்கோள்களையும், உங்கள் வாழ்க்கைக் கதையுடன் பத்திகள், துணுக்குகளை மீண்டும் தொடங்குங்கள், உங்களுக்கு யோசனை கிடைக்கும். உங்கள் பெயர், உங்கள் தற்போதைய நிலை மற்றும் உங்களைத் தொடர்புகொள்வதற்கான ஒன்று அல்லது இரண்டு வழிகள் (மின்னஞ்சல் முகவரி மற்றும் ஹைப்பர்லிங்க்களுடன் ட்விட்டர் கைப்பிடி போன்றவை) ஏராளம்.
மற்றொரு பக்க குறிப்பு: ஆச்சரியமான எண்ணிக்கையிலான தொழில் வல்லுநர்கள் தங்கள் மின்னஞ்சல் கையொப்பங்களின் முடிவில் மத மேற்கோள்களை வைத்திருப்பதை நான் கண்டிருக்கிறேன், இது நிச்சயமாக கவனமாக சிந்திக்க வேண்டிய ஒன்று. நினைவில் வைத்து கொள்ளுங்கள், நீங்கள் மின்னஞ்சல் அனுப்பும் பெரும்பான்மையான மக்களின் நம்பிக்கை அமைப்புகள் உங்களுக்குத் தெரியாது, உங்கள் கட்டுப்பாட்டிற்குள் ஏதேனும் இருப்பதால் யாராவது தள்ளி வைக்க விரும்பவில்லை.
9. தேவையான போது பி.சி.சி.
உரையாடலின் ஒரு பகுதியாக இல்லாத ஒருவரை ஒரு நூலில் வைப்பதற்கு பதிலாக, அந்த நபரை பி.சி.சி.க்கு நகர்த்தவும் (மேலும் நீங்கள் அதைச் செய்யும்போது அவருக்கு அல்லது அவளுக்குத் தெரியப்படுத்துங்கள் என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள்!). மின்னஞ்சலின் தொடக்கத்தில் ஒரு எளிய “பி.சி.சிக்கு நகரும்” எல்லோரும் ஒரே பக்கத்தில் இருப்பதை உறுதிப்படுத்த போதுமானதாக இருக்க வேண்டும்.
சிறந்த மின்னஞ்சல்களை அனுப்புவது என்பது உங்கள் வாசகர் கவனிக்காத சிறிய நுணுக்கங்களை மாஸ்டரிங் செய்வதுதான், ஆனால் ஆழ்மனதில் பாராட்டும். இந்த பட்டியலில் ஆயுதம் ஏந்திய நீங்கள் இன்பாக்ஸின் மாஸ்டர் ஆக ஒரு படி நெருக்கமாக இருக்கிறீர்கள்.
